Управленческий учет в том или ином виде существует на любом предприятии и в любой фирме. Где-то его функции выполнены в мощной и дорогостоящей информационной системе, а где-то достаточно тетради в клеточку. Но каковы бы ни были размеры организации, систематизация и совершенствование управленческого учета способны стать одним из ее конкурентных преимуществ.
Управленческий учет – это процесс сбора, накопления, анализа и предоставления информации о финансово-хозяйственной или производственной деятельности предприятия. Пользователями такой информации являются руководители различных уровней управления, которые используют ее для принятия своевременных и эффективных решений. Главная цель управленческого учета – повысить качество управления.
В настоящее время к традиционным составляющим управленческого учета – управление затратами, управление по центрам финансовой ответственности, бюджетирование и управление инвестициями – добавляются новые: сбалансированная система показателей, система мотивации на основе ключевых показателей эффективности, внутренний и внешний бенчмаркинг, управление рисками и многие другие.
Управленческий учет через совокупность ключевых показателей, планов, бюджетов, методов учета, алгоритмов формирования отчетных данных, методов анализа и прогнозирования охватывает всю систему управления в целом – как на стратегическом, так и на операционном уровне.
Проектирование системы и ее модели
Так как управленческий учет в том или ином виде существует на любом предприятии, то, приступая к его систематизации, проектированию системы управленческого учета, важно помнить, что она должна быть адекватна масштабам и специфике бизнеса, производства. Затраты на внедрение и эксплуатацию любой системы должны приносить измеряемый экономический эффект.
Начать лучше с ответа на вопрос: какая информация, в какой срок и в каком объеме нужна руководителям на каждом уровне управления? То есть с определения перечня показателей управленческой отчетности. Исходя из этого нужно выбрать модель учетной системы, которая будет формировать управленческую отчетность.
Модели можно классифицировать по ряду базовых признаков:
-
по степени интегрированности с другими учетными системами: системы, созданные на единой базе данных для всех видов учета (бухгалтерского и налогового), или решения, выполненные в отдельной базе данных, предназначенной только для целей управленческого учета;
-
по способу проектирования – типовые (отраслевые) системы или индивидуально спроектированные;
-
по стандартам формирования и отражения информации (методам оценки активов и обязательств, классификации доходов и расходов, группировке затрат и т.д.), то есть ведение управленческого учета и формирование отчетности в соответствии с РСБУ, МСФО, US GAAP либо в смешанном варианте.
В целом система управленческого учета выбирается руководством компании исходя из особенностей бизнеса, стратегических приоритетов развития и ее финансовых возможностей.
Каждая из перечисленных моделей имеет свои преимущества и недостатки. Например, сейчас на рынке хорошо представлены модели управленческого учета, реализованные в отдельной базе данных. Их функциональность впечатляет: можно применять различные методики оценки активов и обязательств в зависимости от их вида, вести параллельный учет по МСФО, применять различные сроки для процедур закрытия периода в целях получения оперативной информации, не привязывать факт регистрации хозяйственной операции к первичному документу и т.д.
Однако внедрение такой системы – удовольствие дорогое (организация дополнительной базы данных, системы документооборота для управленческого учета, оплата трудозатрат по вводу данных в систему и т.д).
К тому же отчетность, сформированная в автономной базе данных системы, может быть несопоставима с бухгалтерской и налоговой отчетностью.
Показатели управленческого учета могут иметь существенные расхождения с данными бухгалтерии, и при отсутствии контроля ввода информации и обоснований по каждому расхождению достоверность отчетных данных может быть подвергнута сомнениям.
Для крупных предприятий с развитой инфраструктурой, сложными и разнообразными бизнес-процессами, а также для быстро растущих компаний лучшим вариантом станет индивидуально спроектированная система управленческого учета.
Она позволит максимально использовать имеющееся программное обеспечение, оптимизировать учетные процессы в соответствии с технологическими особенностями производства и организационной структурой компании, а также сможет учесть все требования к порядку сбора и принципам составления отчетности.
Правда, не стоит забывать, что разработка и внедрение такой системы – процесс длительный, он может занимать от 6 месяцев и более. Да и стоимость такого проекта тоже немалая.
Однако если компания рассчитывает на длительное конкурентное преимущество, развитие и завоевание новых позиций, эффект от внедрения системы управленческого учета с лихвой перекроет затраты на ее разработку.
Фактор экономии времени и средств часто заставляет компании прибегать к типовым или отраслевым решениям, которые дорабатываются либо не дорабатываются в процессе внедрения под нужды заказчика.
Тиражируемые типовые решения представляют, по сути, набор инструментов, который нуждается в умелой настройке и адаптации к условиям конкретной компании. Кроме того, если ресурсы предприятия ограничены, то для целей управленческого учета можно использовать систему учета финансового. Ведь трудно представить генерального директора, который ни разу не заглянул в финансовую отчетность своей компании.
Поэтому если требования к формированию показателей управленческой отчетности принципиально не противоречат РСБУ, а нуждаются лишь в соответствующей детализации и перегруппировке данных, то с помощью доработки плана счетов, структуры аналитики и разработки алгоритмов формирования отчетности при должном программном обеспечении можно добиться желаемого результата, не прибегая к созданию автономной системы управленческого учета.
Функциональным заказчиком, формулирующим требования к системе управленческого учета, как правило, является финансовый директор либо заместитель генерального директора по экономике. Он же обычно является лицом, ответственным за реализацию проекта. Заказчиком же «идеологическим» должно стать лицо, заинтересованное в эффективности работы организации в целом, – собственник либо генеральный директор.
Шаг за шагом
Безусловным приоритетом внедрения системы управленческого учета является такой вариант, когда система планов и бюджетов, система управленческой отчетности (то есть система плановой и фактической информации, обеспечивающей принятие управленческих решений) диктует требования к системе учета.
Планировать какой-либо показатель имеет смысл лишь в том случае, если можно обеспечить контроль его исполнения. Вариант внедрения, например, системы бюджетирования на основании имеющейся учетной системы является заранее обреченным на узкие рамки ее возможностей по обеспечению факта исполнения бюджетов.
Укрупненно последовательность этапов внедрения выглядит так.
1. Разработка (описание) финансовой структуры компании. На этом этапе происходит выделение центров ответственности (центры затрат, доходов, прибыли, инвестиций), определение их полномочий в части управления материальными и финансовыми ресурсами, установка ответственности их руководителей за достижение поставленных задач.
2. Разработка системы ключевых показателей, характеризующих эффективность работы центров ответственности.
3. Методологическая работа, обеспечивающая функциональность системы управленческого учета. На этом этапе разрабатывается система бюджетного управления – альбом бюджетных форм, методики формирования и контроля исполнения бюджетных показателей, их консолидации, анализа, регламентов бюджетного процесса и т. д.
4. Разработка учетной политики и стандартов учета, основанных на требованиях управленческого учета к структуре аналитики и регламенту документооборота.
Дополнить данный перечень в зависимости от поставленных перед системой управленческого учета задач можно сбалансированной системой показателей. Она позволяет доводить стратегические цели компании до структурных подразделений в качестве измеряемых тактических целей на плановый период, а также системой мотивации, основанной на ключевых показателях, и другими перечисленными выше элементами.
Работа над ошибками
Типичные ошибки при внедрении системы управленческого учета – отсутствие на старте проекта концептуального видения конечного состояния системы, сопротивление персонала новым принципам работы, передача функций постановки задач подразделению информационных технологий, выбор программного продукта перед началом проекта.
Чтобы их избежать, необходимо соблюдать методологическую последовательность реализации проекта, тщательно его документировать и старательно согласовывать каждый шаг. Процесс согласования вообще крайне важен, так как позволяет не только снизить сопротивление персонала, но и довести до менеджмента, первоначально не заинтересованного в проекте, идеологию управленческого учета.
-
То есть начинать проект нужно с создания концепции разработки и внедрения системы управленческого учета. Лучше ее сформулировать по итогам диагностики и анализа существующей в компании практики планирования, учетных процедур, документооборота. В концепции найдут отражение требования менеджмента к управленческой информации, основные принципы построения системы и набор методологических решений, обеспечивающих целостность системы.
-
Затем необходимо разработать методологическое обеспечение системы управленческого учета. Это, по сути, набор взаимоувязанных и взаимодополняющих документов – положений, методик, регламентов, стандартов и т. д.
Часто «встроенные» в типовые и, как правило, автоматизированные решения вызывают желание сэкономить на методологическом этапе проекта. В большинстве случаев это ведет к ошибкам системы, которые проявляются уже после ее внедрения и автоматизации. А затраты на качественную проработку методологии системы несоизмеримы с возможными потерями при реализации информационно-технологических решений.
-
Еще один момент, предупреждающий возможные ошибки, – выбор программного продукта для реализации управленческой учетной системы должен быть сделан после утверждения методологических документов, формулирующих функциональные требования к автоматизированной системе, и на их основе.
-
И, наконец, самое важное: когда управленческая учетная система находится на стадии опытной эксплуатации, необходимо уделить повышенное внимание обучению персонала, включая разработку тренажеров для самостоятельного формирования навыков работы, максимально обеспечить информационную поддержку в части методологической документации, «горячей линии», внутреннего сайта проекта и т. д.