Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж трудовой деятельности. Погрешности в ее оформлении нередко становятся причиной проблем при оформлении пенсии. На что следует обратить внимание работодателям, а также самим владельцам трудовых книжек, чтобы избежать впоследствии затягивания процесса оформления пенсионного статуса, – читайте в этой статье.
Трудовая книжка согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма трудовой книжки, вкладыша в трудовую книжку и порядок их ведения и хранения утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Этим же Постановлением на Министерство труда и социального развития РФ возложена обязанность по разработке Инструкции по заполнению трудовых книжек. Такая Инструкция утверждена Постановлением Минтрудсоцразвития РФ от 10.10.2003 № 69.
Перечисленные нормативные правовые акты являются основными документами, на которые следует полагаться в вопросе оформления трудового стажа работника.
Общее правило оформления и ведения трудовых книжек
Записи в трудовую книжку вносятся работодателем – организацией и работодателем – индивидуальным предпринимателем. Такого права лишены физические лица, не зарегистрированные в установленном порядке в качестве предпринимателя. Трудовая книжка заводится на лицо, работающее свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. При этом в трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:
-
фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
-
образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в соответствующем разделе свой порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
При прекращении трудового договора по общим основаниям (за исключением расторжения по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон) в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статьи Трудового кодекса в точном соответствии с их формулировкой.
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
На что же нужно обратить особое внимание в трудовой книжке, чтобы при назначении пенсии не ждать долговременных ответов с предприятий и из организаций, архивов на запросы о подтверждении трудовой деятельности на соответствующей должности по соответствующей специальности, на какие неточности и ошибки, которые требуют подтверждения и исправления?
Наиболее распространенные ошибки
-
Печать, удостоверяющая подписи ответственного лица, не соответствует наименованию организации, от имени которой делают подписи.
-
Наименование организации и печать не соответствуют наименованию организации и печати при поступлении на работу и увольнении с нее работника.
-
Отсутствует информация об изменении наименования организации, структурного подразделения или должности. Если же за период работы произошла реорганизация предприятия и изменились его наименование и печать, то это должно быть отражено в трудовой книжке или подтверждено справкой за подписью руководителя предприятия, заверенной печатью.
-
Не всегда хорошо читаются печати, заверяющие подписи ответственных за ведение трудовых книжек лиц. Поэтому возникают сомнения в соответствии этой печати данной организации.
-
Вкладыш в трудовую книжку (титульный лист) не заверен печатью и подписью руководителя.
-
Лицо, обратившееся за назначением пенсии, продолжает работать, а в копии трудовой книжки отсутствует запись об этом. Такая запись должна быть включена в трудовую книжку за подписью ответственного лица по этому месту работы с приложением печати этой организации.
-
В записях о приеме на работу и/или при увольнении не указан номер приказа, дата его подписания.
-
Не соблюдается хронология внесения записей в трудовую книжку.
-
Наименование профессий, указанных в трудовой книжке, не соответствует спискам № 1 и 2 (для льготников) (списки утверждены Постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.91 № 10).
-
Несоответствие данных в трудовой книжке и вкладыше паспортным данным работника.
-
Имя и отчество работника указаны в сокращенном виде или заменены инициалами.
-
Дата рождения записана так: «4 августа 1952 года» вместо использования восьми арабских цифр – «04.08.1952».
-
В разделе «Сведения о работе» не указано полное наименование организации.
-
Неправильно производится исправление ошибочных записей. Например, зачеркивается запись и/или используется недопустимая пометка «Исправленному верить».
Изменение записей следует производить путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Исправление неправильной или неточной записи в трудовой книжке производится по месту работы, где была внесена эта запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующих документов.
Фактов нарушения записей в трудовой книжке значительно больше перечисленных. Поэтому самую подробную информацию о нарушениях, допущенных при ведении трудовых книжек, и методике их исправления можно получить в районных управлениях ПФР по месту жительства, в отделах организации назначения и перерасчета пенсий.
Во избежание проблем в будущем рекомендуем ознакомиться с действующими правилами, которые значительно упростят жизнь в будущем.