Сегодня предприятия постепенно осознают потребность в системах электронного документооборота (СЭД). Пришло понимание того, что СЭД способствуют повышению эффективности бизнес-процессов и управления в целом, обеспечивают конкурентное преимущество. О методике внедрения системы электронного документооборота рассказывает руководитель проекта «Электронный документооборот» департамента информационных технологий крупной российской холдинговой компании Юлия ХИМИЧ.
Процесс внедрения СЭД на предприятии в соответствии с мировыми и отечественными практиками включает в себя несколько этапов работ (см. схему 1). В результате их выполнения разрабатываются соответствующие модели информационных систем.
Предпроектное обследование
На данном этапе определяются цели внедрения, ключевые требования к СЭД, границы проекта, общее состояние организации документооборота и делопроизводства, а также проводится оценка потребностей по миграции данных и интеграции с другим программным обеспечением (ПО). Кроме того, необходимо собрать общую информацию об объекте внедрения СЭД и сформировать рабочую группу. Исходя из полученной первичной информации назначается руководитель проекта (РП), который составляет базовый план работ, их иерархическую структуру (см. схему 2) и устав проекта. Также на этапе предпроектного обследования осуществляется выбор платформы для СЭД.
Информационное обследование
Это сбор информации и данных о проекте внедрения СЭД, их дальнейшая структуризация, исследование существующих правил и способов работы с документами.
В ходе этого этапа исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («как есть»).
В результате анализа собранных данных разрабатываются оптимизированные бизнес-процессы («как должно быть»), формулируются функциональные требования к СЭД, рекомендации по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства и т.д.
Результаты работы отражаются в документе «Функциональные требования» («Отчете» или «Техническом задании» в зависимости от сложности проекта).
Для получения необходимой информации проводятся анкетирование и интервьюирование основных пользователей (заказчика, руководителя проекта, руководителей подразделений, основных пользователей) аналогично предпроектному обследованию, но на более детальном уровне.
В результате проведенных работ по организации эффективного делопроизводства и документооборота и принятого решения о внедрении системы электронного документооборота проектная команда формулирует требования к автоматизированной системе, составляет перечень процессов, подлежащих автоматизации, определяет приоритеты и очередность их автоматизации.
Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому в каждом конкретном случае, используя готовые наработки, нужно проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.
Информационное обследование является важным этапом оптимизации документационного обеспечения управления и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и от того, как ее представить, зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработке требований к функционалу СЭД. В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования — получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.
Разработка и настройка СЭД
На данном этапе осуществляется реализация описанных в техническом задании требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций системы на выбранной платформе.
Целью физической реализации СЭД является разработка структуры ее базы данных, экранных форм, технической документации на систему, механизмов визирования (регистрации, исполнения и прочего).
При выборе СЭД большое значение имеют следующие параметры:
-
наличие необходимых функций в системе (процедуры согласования, регистрации, исполнения, контроля исполнения, предоставления доступа и другое);
-
наличие необходимых карточек документов;
-
сложность и стоимость доработки системы;
-
максимальное количество одновременно работающих пользователей, при котором система работает стабильно и скорость обработки запросов является удовлетворительной;
-
максимальное количество подключенных к системе пользователей;
-
стоимость лицензий (на сервер, на 1 автоматизированное рабочее место);
-
сложность и стоимость администрирования системы, технической поддержки;
-
возможность, сложность и стоимость обновления версий;
-
возможность удаленного доступа (при необходимости);
-
стоимость и качество консалтинговых услуг;
-
надежность поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и другое).
Для обеспечения качества разработки особенно важен процесс тестирования. В его подготовку должны быть максимально вовлечены конечные пользователи, а само оно обязательно должно проводиться заказчиком, эффективное взаимодействие с которым является ключевым фактором для успешного завершения разработки и приемки системы.
Опытно-промышленная эксплуатация
Данный этап наиболее сложен для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). Происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Самое трудное — преодоление психологического барьера пользователями, так как они вынуждены изменить привычные способы работы. В связи с этим важно проводить обучение и консультирование. Это поможет пользователям адаптироваться к новым условиям.
В процессе эксплуатации СЭД могут продолжаться работы в рамках проекта по ее внедрению.
А именно:
-
консультирование и обучение пользователей;
-
администрирование справочников (организационной структуры, пользователей, маршрутов согласования, списков рассылки и др.);
-
администрирование сервера и ПО;
-
осуществление резервного копирования.
На данном этапе можно также инициировать развитие СЭД: добавление новых функций, расширение границ проекта внедрения (добавление новых категорий, видов документов, расширение числа пользователей и др.).
С целью сокращения времени на внедрение СЭД работы перечисленных этапов могут реализовываться параллельно в зависимости от уровня сложности задач автоматизации, используемого программного обеспечения и др.
Кроме того, в ходе внедрения СЭД должны проводиться работы по управлению проектом. Для этого можно использовать американский стандарт ANSI/PMI 99-001-2004.
К СВЕДЕНИЮ
С целью получения необходимой информации рекомендуется:
-
Составить список видов документов в организации и сделать анализ каждого из них (технология документирования, условия движения, способ регистрации).
-
Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто из какого подразделения и какие виды документов создает).
-
Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто какие виды документов визирует или подписывает; условия, при которых необходима виза или подпись).
-
Составить список регистраторов документов.
-
Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить контролеров, условия постановки и снятия с контроля).
-
Составить список ответственных за процесс обработки.
-
На основе перечисленных выше списков составить алгоритм (оперограмму).
-
Определить необходимые отчетные документы (условия создания отчетов и их формы).
-
На основе анализа составить инструкцию по документационному обеспечению управления (при необходимости).
-
Составить номенклатуру дел с указанием сроков хранения и принципов формирования дел (при необходимости).
-
Составить список документов с указанием условий предоставления доступа к ним (в зависимости от должности).
