Построение системы интегрированного планирования

К построению интегрированной системы планирования на каждом предприятии нужно подходить индивидуально. Важно при этом учитывать специфику не только производства, а сбыта и снабжения. Принятые решения при этом должны быть результатом коллективного разума и принятых на себя обязательств специалистов и руководителей основных служб предприятия. Выстроенная таким образом система планирования будет интегрированной и станет инструментом управления.

 

После моделирования и выбора оптимальной производственной программы (см. предыдущую статью о системе взаимосвязанного планирования на предприятии в «ЭЖ» № 26) возникает вопрос: как эффективно реализовать ее на практике, чтобы она не осталась только в виде расчетов в компьютере и на бумаге?

Для этого необходимы конкретные ресурсы, средства и инструменты, плановые финансово-экономические расчеты, принятие определенных решений и ответственности за их реализацию, или система оперативного планирования.

Интегрированное, взаимосвязанное планирование осуществимо на практике при условии работы с каждым отдельным продуктом или его моделями. Только при таком дифференцированном подходе можно точно рассчитать необходимые материальные, финансовые и человеческие ресурсы, программу закупки сырья и материалов. Определение потребности в сырье и времени на производство конкретных продуктов и объемов их выпуска неизбежно приводит к постепенному налаживанию прямых и обратных связей со службами снабжения и производства.

Оптимальная производственная программа — предпосылка и ядро системы планирования. Из внутренних взаимосвязей между объемами продаж, издержками и прибылью постепенно развиваются внешние взаимосвязи между отдельными планами предприятия: сбыта, снабжения, производства, персонала, экономики и финансов.

В интегрированной системе планирования каждый план есть следствие предыдущего и в свою очередь влияет на формирование последующего. Эта взаимосвязь особенно четко проявляется между планированием снабжения и финансовым планированием.

С одной стороны, складирование запасов требует дополнительного финансирования (связывания финансовых средств). С другой — дефицит финансовых средств ограничивает и сдерживает объемы складских запасов и вынуждает к более тесной взаимосвязи между планами сбыта и производства, а значит, к сотрудничеству этих служб между собой и взаимному регулированию.

Противоречивые взаимосвязи между прибылью и ликвидностью проявляются при формировании программы производства и сбыта. Расширение ассортимента продукции способствует увеличению прибыли через дополнительные продажи и доходы. Этот плюс часто «покупается» ценой большего минуса: замедлением оборачиваемости капитала. Балансирование между доходностью и платежеспособностью достигается с помощью финансового планирования.

Интеграции отдельных планов можно добиться путем согласования в процессе работы комиссий и проведения совещаний по планированию. Согласование между программами сбыта и производства способствует ускорению оборачиваемости средств.

Формированию этих внутренних взаимосвязей на практике препятствует главным образом то, что в силу сложившейся системы приоритетов и иерархического мышления внимание руководства предприятий отвлекается на внешние взаимосвязи с вышестоящими организациями.

Система интегрированного планирования включает 3 раздела:

1. Определение прибыли от продаж продукции при формировании производственной программы.

2. Текущее сравнение и анализ отклонений фактических значений показателей от запланированных реализует положение о том, что планирование — это система обучения.

3. Применение инструментов перехода от прибыли, полученной от реализации продукции, к балансовой прибыли всего предприятия.

Технология налаживания системы планирования на предприятии может быть следующей:

·      создание рабочей (аналитической) группы из специалистов предприятия для подготовки системы анализа и планирования (сбыт, снабжение, производство, экономика, финансы) с назначением ответственных исполнителей в аналитических группах. Цель — четкость и конкретность в планировании, в противном случае важные решения не будут приняты;

·      разработка и утверждение базовой модели системы анализа и планирования в форме экономической модели предприятия с помощью электронных таблиц Excel;

·      подготовка базовых форматов для сбора информации, необходимой для анализа и планирования, с рекомендациями по их заполнению;

·      проведение семинара-совещания или конференции по планированию с присутствием представителей (ответственных исполнителей аналитической группы) по вопросам реализации системы анализа и планирования на практике;

·      создание системы интегрированного планирования (месяц, квартал, год);

·      налаживание  механизма реализации системы планирования.

Рассмотрим систему взаимосвязанных планов на примере одного из предприятий нефтехимической отрасли промышленности, производящего автомобильные шины. Поскольку рамки газетной статьи не позволяют раскрыть все взаимосвязи интегрированной системы планирования, остановимся на основных: взаимосвязях между планами сбыта, производства, снабжения и экономики при формировании себестоимости производственной программы.

 

План сбыта

Система и процесс планирования начинаются с плана сбыта. Его составляют и рассчитывают не только в денежном измерении, но и в объеме выпуска всего ассортимента выпускаемой и продаваемой продукции (табл. 1).

В данной таблице речь идет о рассчитанной предварительно оптимальной программе производства и сбыта. Изменения на рынке и потребностей покупателей дают основной импульс постоянным изменениям и инновациям. Главным ограничителем при составлении такого плана выступают рынок и конкуренция, поэтому план сбыта чаще всего является узким местом в системе планирования.

В качестве интервала планирования в данном примере и далее для удобства принят месяц. На практике для прогнозируемых цен на продукцию, объема производства и реализации, выручки от продаж формируются отдельные таблицы, связанные между собой финансово-экономическими расчетами. Это позволяет отслеживать динамику изменения цен, объемов выпуска во времени и использовать ее для планирования на месяц, квартал, год.

Дополнительно в плане сбыта по каждому виду продукции расписываются планируемая отгрузка по направлениям (каналам сбыта), областям сбыта, система скидок и др. Представленная информация является предметом обсуждения и согласования на рабочем совещании по планированию руководителей основных служб предприятия.

 

План снабжения

На основании программы производства и сбыта и с учетом сложившейся нормативной базы расходования сырьевых ресурсов и технологических карт производства рассчитывается потребность в определенных видах основного сырья и материалов для изготовления продукции в натуральном измерении (табл. 2).

Для каждого типа продукции (в нашем примере класса шин) рассчитывается расход всех видов используемого в производстве основного сырья и материалов в натуральном выражении. Затем эти данные сводятся в одну таблицу, чтобы определить суммарную потребность в сырье для всей программы производства и сбыта по предприятию. Данная информация используется в дальнейшем при планировании деятельности службы снабжения.

С учетом прогнозируемых цен на каждый из видов используемого в производстве сырья и материалов и их потребности в натуральном выражении определяют затраты на сырье и материалы по типам продукции и в целом на запланированный выпуск продукции в денежном измерении (табл. 3).

В верхней части таблицы 3 для сравнения приведен расчет расхода основного сырья в натуральном и стоимостном измерении для программы выпуска всех типов легковых шин. В нижней части таблицы все затраты сырья и материалов распределены по классам производимых шин.

Приведенные данные позволяют сделать вывод о структуре и составе основного сырья при сложившемся уровне цен. Поскольку доля основного сырья в производственной себестоимости выпускаемой продукции составляет 72%, планированию его расходов и затрат следует уделять особое внимание. От отдельных компонентов сырьевой составляющей зависят качество и конкурентоспособность выпускаемых шин и всего предприятия и уровень затрат на производство.

При составлении плана снабжения расходы и затраты на сырье и материалы необходимо скорректировать на изменение их остатков на складе. Сезонность производства и продаж данной продукции влияет на формирование складов готовой продукции и сырья и материалов, диктует необходимость планирования запасов на складе и контроля их оборачиваемости.

Неизбежность снижения издержек ориентирует на поиск определенных ограничений в работе службы снабжения. Речь идет о ценах на основное сырье и материалы и условиях их поставки (транспортно-заготовительные расходы). Одним из ограничителей могут служить устанавливаемые на предприятии индикативные цены на закупаемые сырье и материалы.

Запланированные затраты на сырье и материалы связаны с последующим определением затрат энергетических и других ресурсов, используемых в производстве готового продукта.

 

Планирование затрат на энергетические и другие ресурсы

Потребность во вспомогательных материалах для каждого класса шин планируется в виде норматива (в %) от стоимости основного сырья.

Затраты энергетических ресурсов на весь объем выпуска распределены по классам шин с учетом норм их расхода на производство единицы продукции.

Другие элементы затрат, а именно заработная плата, амортизация и прочие расходы распределены по классам шин на основании трудоемкости изготовления и доли времени производства каждого класса шин в общем фонде рабочего времени. Расчет распределения норм времени на производство по отдельным классам шин приведен в таблице  4.

Расход рабочего времени на изготовление каждого класса шин определен исходя из объема их выпуска в натуральном измерении.

Доля рабочего времени на производство каждого вида продукции использована в качестве базы для распределения прочих и внереализационных расходов по классам шин. Свод всех затрат на производство каждого класса шин образует полную себестоимость их выпуска. В качестве примера приведем себестоимость изготовления шин для легковых автомобилей (табл. 5).

Приведенная структура полной себестоимости может служить в качестве нормативных  данных для последующих периодов планирования при условии сохранения сложившейся структуры затрат.

Сформированную таким образом себестоимость каждого типа производимой продукции сводят вместе для определения полной себестоимости запланированной программы производства и сбыта всего предприятия по элементам затрат и по затратам на производство отдельных видов продукции (табл. 6).

Результаты работы предприятия за месяц с учетом запланированного объема выпуска и прогнозируемых цен на производимую продукцию — план доходов и расходов, а также рентабельность продаж всего объема выпуска и по классам шин — приведены в таблице 7.

Представленная система взаимосвязанных таблиц отражает технологию планирования, а также логику сбора всех затрат и их распределения по классам шин. Она построена по сквозному вертикальному принципу. Расчетные данные каждой последующей таблицы берутся из данных предыдущей таблицы. Из последовательности взаимосвязанных таблиц следует, что процесс планирования представляет собой интеграцию отдельных планов: сбыта, производства, всех затрат, снабжения, прибыли. Их необходимо дополнить финансовым планом или потребностью в финансовых средствах (собственных и/или заемных) для его реализации. В такой системе взаимосвязанных планов часть из них может оказаться узким местом. С ними в первую очередь увязывают все остальные планы и по мере необходимости вносят в них изменения.

 

Механизм реализации системы планирования на практике

Последовательность таблиц не означает, что на практике планирование идет в такой же последовательности. Сложность планирования состоит в учете внутренних скрытых непростых взаимосвязей. Это процесс одновременного составления различных планов и подготовки информации всеми отделами предприятия. Это говорит о важности организации совместной работы отделов по подготовке планов. Работа по планированию требует командной работы специалистов предприятия, и главной задачей является согласование отдельных планов между собой.

Поэтому планирование включает не только финансово-экономические расчеты, но и выработку стратегии, постановку цели и пути ее достижения. Так, служба сбыта и маркетинга и его руководитель должны принять на себя ответственность за достижение цели по продажам, которую определили совместно в процессе согласования планов. Эта цель конкретизируется для руководителей продаж отдельных продуктов или их групп и для менеджеров по продажам.

За согласование планов несет ответственность планово-экономическая служба, которая организует работу по планированию. Она не составляет планы за службы сбыта, производства и снабжения, но отвечает за то, что каждая из них представляет свои планы на согласование и координацию. А каждый руководитель отдела понимает и знает меру своей ответственности и свои цели. Потому система планирования при составлении планов предполагает совместную работу всех специалистов, а не только планово-экономической службы.

Реалистичность планов осуществляется через механизм их реализации. Он включает управление процессом достижения плановых величин и контроль за сроками выполнения намеченных мероприятий. Это текущий еженедельный, а в критической ситуации ежедневный контроль над поступлением денежных средств за отгруженную продукцию, за соблюдением сроков производства, курирование строительного объекта в соответствии с определенными сроками его реализации. Инструментом управления и контроля служит анализ отклонений фактически достигнутого от запланированного.

Приведенная последовательность и формы заполнения таблиц по планированию удобны для использования специалистами предприятия. Она позволяет увидеть все взаимосвязи, а также вклад каждой службы (сбыта, производства, снабжения, экономических и финансовых служб и т.д.) в общий результат работы предприятия (прибыль/убытки). А это, как показывает практика, повышает их ответственность за составляемые планы и ориентирует на конечный результат (прибыль), потому что появляется реальная возможность влиять на ситуацию и достигать желаемого. Иными словами, в приведенном подходе к построению интегрированной системы планирования заложены большие возможности с точки зрения обеспечения процесса принятия решений.

 

Таблица 1

ПЛАНИРУЕМАЯ ВЫРУЧКА ОТ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ

 

Таблица 2

РАСЧЕТ ПОТРЕБНОСТИ В СЫРЬЕВЫХ РЕСУРСАХ В НАТУРАЛЬНОМ ВЫРАЖЕНИИ

 

Таблица 3

РАСЧЕТ ЗАТРАТ НА ОСНОВНЫЕ ВИДЫ СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ

 

 

Таблица 4

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ НОРМ ВРЕМЕНИ НА ПРОИЗВОДСТВО ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ПРОДУКЦИИ

 

Таблица 5

СТРУКТУРА ПОЛНОЙ СЕБЕСТОИМОСТИ ПРОИЗВОДСТВА ЛЕГКОВЫХ ШИН

 

Таблица 6

СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ ПО ЭЛЕМЕНТАМ ЗАТРАТ И ВИДАМ ПРОДУКЦИИ

 

Таблица 7

ПЛАН ДОХОДОВ И РАСХОДОВ