Привлечение работников к материальной ответственности практикуется весьма широко. Между тем соответствующие нормы трудового законодательства соблюдаются не всегда. Вместе с тем, как и любое другое нарушение законодательства, отступление от норм при привлечении работников организации к материальной ответственности может повлечь за собой судебное разбирательство.
Правила применения материальной ответственности к сторонам трудового договора (как к работнику, так и к работодателю) установлены нормами разд. XI ТК РФ.
В соответствии со ст. 232 ТК РФ сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.
Трудовым договором или заключаемыми в письменной форме соглашениями, прилагаемыми к нему, может конкретизироваться материальная ответственность сторон этого договора. При этом договорная ответственность работодателя перед работником не может быть ниже, а работника перед работодателем — выше, чем это предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.
При практическом применении требований упомянутого раздела ТК РФ следует руководствоваться также положениями отраслевых и ведомственных нормативных актов и судебной практикой по подобным делам. Подробные рекомендации судебным органам по вопросам материальной ответственности работников приведены в Постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» (далее — Постановление № 52).
Данное Постановление принято после внесения масштабных изменений в ТК РФ, произведенных Федеральным законом от 30.06.2006 № 90-ФЗ, и, следовательно, может применяться в полном объеме.
Роль бухгалтерских работников, и прежде всего главного бухгалтера, в работе по реализации норм трудового законодательства о материальной ответственности является одной из определяющих. Во-первых, от состояния бухгалтерского учета и квалификации бухгалтера зависит правильность определения сумм материального ущерба и границ материальной ответственности работника. Во-вторых, подобные приказы, как правило, визируются не только юристом организации (если он есть в штате), но и главным бухгалтером. Это значит, что при определенных условиях бухгалтер может быть сам привлечен к материальной ответственности за ущерб, причиненный по небрежности, — фактически сумма ущерба, причиненного другим работником, может быть обращена ко взысканию на бухгалтера-специалиста или главного бухгалтера (действующий ТК РФ допускает и такую возможность). Наконец,
в-третьих, существенное значение имеет правильная организация удержаний в возмещение материального ущерба с сумм начисленной оплаты труда.
Виды материальной
ответственности
Трудовое законодательство предусматривает два вида материальной ответственности: ограниченную и полную.
При ограниченной материальной ответственности работник возмещает ущерб в заранее установленных пределах. Таким пределом, как правило, является средний месячный заработок (при условии, что сумма ущерба превышает его). Разумеется, если сумма ущерба не более этого предела, взысканию подлежит лишь сумма ущерба. То есть общее правило таково: удержанию подлежит меньшая из двух сумм — размер среднего заработка работника, нанесшего ущерб, или фактическая сумма нанесенного ущерба. Средний заработок определяется в порядке, предусмотренном для исчисления сумм выплат при уходе работника в отпуск или увольнении.
СПРАВКА
Особенности порядка исчисления средней заработной платы (среднего заработка) для всех случаев определения ее размера, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, установлены Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
При полной материальной ответственности ущерб подлежит возмещению в полном объеме без каких-либо ограничений.
Статья 241 ТК РФ не содержит перечня случаев причинения ущерба, за которые наступает материальная ответственность в пределах среднего месячного заработка работника. В данном случае следует действовать методом исключения: материальная ответственность возлагается тогда, когда ущерб причинен организации при наличии всех условий, при которых допускается привлечение работника к возмещению ущерба, а основания для возложения материальной ответственности в полном размере отсутствуют.
В соответствии со ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:
l когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
l недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
l умышленного причинения ущерба;
l причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
l причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
l причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
l разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
l причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.
Общие условия привлечения
работника к материальной
ответственности
Материальная ответственность возлагается на работника только при одновременном наличии следующих условий:
l прямого (действительного) ущерба;
l противоправности поведения работника, причинившего ущерб;
l вины работника в причинении ущерба;
l наличии причинной связи между действием (бездействием) работника и ущербом.
Под прямым действительным ущербом понимается:
l реальное уменьшение наличного имущества работодателя;
l ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества);
l необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.
Таким образом, ущербом могут быть как недостача, порча материальных ценностей, расходы на ремонт, штрафные санкции за неисполнение обязательств, так и суммы уплаченных штрафов, оплаты вынужденного прогула или задержки выдачи трудовой книжки и другие выплаты.
Существенным условием является то, что взысканию подлежит лишь реальный ущерб. То есть с работника не могут быть взысканы суммы упущенной выгоды или неполученных доходов.
Из сказанного следует, что работодатель при привлечении работника к материальной ответственности обязан доказать:
l отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника;
l противоправность поведения (действия или бездействия) причинителя вреда;
l вину работника в причинении ущерба;
l причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом;
l наличие прямого действительного ущерба;
l размер причиненного ущерба;
l соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.
Противоправным признается такое поведение работника, при котором он не выполняет своих трудовых обязанностей или выполняет их ненадлежащим образом, и эти обязанности прямо или косвенно связаны с бережным отношением к материальным ценностям. Это значит, что при принятии решения о взыскании сумм нанесенного материального ущерба должно быть доказано нарушение работником конкретного пункта его трудовых обязанностей, оговоренных с ним при заключении трудового договора.
Материальный ущерб может быть нанесен и бездействием работника. Бездействие работника признается противоправным, если указанными выше актами на работника возложена обязанность совершения определенных действий, которую он не выполнил. В данной ситуации иногда возникает вопрос о привлечении к ответственности работников администрации (юристов, бухгалтеров) за невыполнение требований законодательных или нормативных документов, содержание которых им не было известно. Это обстоятельство не является освобождением работника от ответственности, так как квалификационные характеристики должностей административно-управленческого персонала, как правило, устанавливают обязанность таких работников самостоятельно изучать нормативную базу в части, регулирующей их деятельность.
Условие, в соответствии с которым материальная ответственность работника возможна только при наличии его вины, означает, что работник предвидел или должен был предвидеть вредные последствия своего деяния и хотел их наступления или относился к ним безразлично.
Наличие причинной связи между деянием работника и имущественным ущербом также является одним из необходимых условий материальной ответственности. Это означает, что ответственность наступает лишь в случае, если результат необходимо вытекает из этого деяния (действия или бездействия). Например, главный бухгалтер не может быть привлечен к ответственности за хищение на складе только по той причине, что складской учет не был организован соответствующим образом, что в определенной мере создало предпосылки для хищения, но не обусловило его.
Кроме того, следует учитывать, что к материальной ответственности в полном размере не может быть привлечен работник, не достигший восемнадцатилетнего возраста. Это правило не распространяется на случаи умышленного причинения ущерба либо причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения либо если ущерб причинен в результате совершения преступления или административного проступка.
Статьей 248 ТК РФ установлено, что взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее 1 месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.
Таким образом, при принятии решения об обращении взыскания сумм нанесенного материального ущерба следует иметь в виду дополнительные ограничения:
-
если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка, то решение (приказ руководителя организации о взыскании) должно быть принято не позднее 1 месяца со дня установления размера ущерба (но не со дня установления факта нанесения ущерба, как это было ранее);
-
если сумма ущерба превышает среднемесячный заработок, факт нанесения ущерба должен быть зафиксирован в соответствующем распорядительном документе. При этом, если работник выражает готовность добровольно возместить ущерб, этот факт должен быть зафиксирован в письменной форме. Желательно, чтобы приказ (или иной распорядительный документ), фиксирующий факт нанесения ущерба, содержал ссылку на соответствующее заявление работника;
-
по прошествии 1 месяца со дня установления ущерба он может быть взыскан только в судебном порядке. В принципе работник может дать свое согласие на добровольное возмещение и после указанного срока. Однако нарушение прямых норм трудового законодательства (в части соблюдения сроков принятия решения) здесь налицо и, следовательно, согласие работника не отменяет его права на обращение в суд.
Кроме того, ст. 392 ТК РФ установлено, что работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение 1 года со дня обнаружения причиненного ущерба (а не со дня установления его фактического размера). Пунктом 3 Постановления № 52 по этому поводу разъяснено, что, если работодатель пропустил срок для обращения в суд, судья вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске), если о пропуске срока до вынесения судом решения заявлено ответчиком и истцом не будут представлены доказательства уважительности причин пропуска срока, которые могут служить основанием для его восстановления. К уважительным причинам пропуска срока могут быть отнесены исключительные обстоятельства, не зависящие от воли работодателя, препятствовавшие подаче искового заявления.
В соответствии со ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.
Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.
Оформление решения о привлечении к ответственности
С учетом сказанного выше решение о привлечении работника к материальной ответственности целесообразно оформить приказом руководителя организации, в констатирующей части которого должны быть отражены следующие элементы:
-
подробное описание факта нанесения ущерба;
-
обоснование противоправности поведения (действия или бездействие) работника — причинителя вреда. Противоправность может быть обоснована ссылками на нормы законодательства, пункты трудового договора, должностной инструкции, правил техники безопасности, правил внутреннего распорядка, пункты договора о полной материальной ответственности и т.п.;
-
вина работника в причинении ущерба и причинная связь между поведением работника и наступившим ущербом. Нарушение требований законодательных и нормативных актов (включая локальные нормативные акты, принятые и действующие в данной организации) не всегда влечет за собой нанесение материального ущерба. Следовательно, в констатирующей части приказа о привлечении работника к ответственности следует детально прописать, как именно конкретное нарушение повлияло на возникновение обстоятельств, обусловивших нанесение ущерба;
-
наличие прямого действительного ущерба и его размер. Эти элементы приказа могут быть обоснованы ссылками на данные бухгалтерского учета – например, о стоимости утраченного имущества, о размере выплат третьим лицам, о размере дополнительных расходов по устранению брака или иного ущерба и т.п. Собственно размер ущерба может быть оформлен посредством составления бухгалтерской справки, прилагаемой к приказу (о взыскании). Следует обратить внимание, что и в подобной справке, и в самом приказе должна быть указана дата ее составления (так как именно с этого момента исчисляется месячный срок для привлечения работника к ответственности). Здесь же имеет смысл указать размер среднего заработка работника — для подтверждения правомерности принятия решения о взыскании руководителем организации (а не судом).
Кроме того, целесообразно указать на отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника, к числу которых Постановление № 52 относит следующие:
-
обстоятельства непреодолимой силы;
-
нормальный хозяйственный риск. К нормальному хозяйственному риску могут быть отнесены действия работника, соответствующие современным знаниям и опыту, когда поставленная цель не могла быть достигнута иначе, работник надлежащим образом выполнил возложенные на него должностные обязанности, проявил определенную степень заботливости и осмотрительности, принял меры для предотвращения ущерба и объектом риска являлись материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей;
-
крайняя необходимость или необходимая оборона. Данные обстоятельства определяются в соответствии с требованиями уголовного и уголовно-процессуального законодательства;
-
неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику. Постановлением № 52 специально оговорено, что данное обстоятельство может служить основанием для отказа в удовлетворении требований работодателя, если это явилось причиной возникновения ущерба.
Напомним, что ст. 240 ТК РФ работодателю предоставлено право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от возмещения ущерба виновным работником. Однако собственник имущества организации может ограничить право работодателя на отказ от возмещения ущерба (полностью или частично) виновным работником в случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации.
Порядок ограничения указанного права работодателя, а также последствия ограничения трудовым законодательством не установлены и не детализированы (в частности, неясны последствия отмены приказа о привлечении работника к ограниченной материальной ответственности и принятие решения о полной ответственности после истечения месячного срока со дня установления размера ущерба).
Поэтому в тех случаях, когда принимается решение о взыскании сумм, меньших, нежели размер действительного материального ущерба, целесообразно действия администрации организации (наемного менеджмента) согласовывать с собственником имущества, а в констатирующей части приказа отражать результаты этого согласования.
В резолютивной части приказа следует определить:
-
перечень ответственных лиц, привлекаемых к материальной ответственности;
-
размер ущерба и порядок его взыскания;
в случае если размер взыскания превышает средний заработок, но работник согласился возместить ущерб добровольно, отразить данный факт со ссылкой на заявление работника.
При производстве удержаний следует учитывать ограничения размера удержаний из заработной платы, установленные ст. 138 ТК РФ:
-
при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, — 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику;
-
при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50% заработка.
Данные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%. Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.
Бухгалтерский учет расчетов по возмещению ущерба
Расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Стоимость действительного материального ущерба формируется на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В дебет счета 73 суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.
По кредиту счета 73 записи производятся в корреспонденции со счетами:
учета денежных средств (50 «Касса» или 51 «Расчетные счета») — на суммы внесенных платежей;
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на суммы удержаний из сумм по оплате труда;
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.
Таким образом, схема бухгалтерских проводок по удержанию с виновных лиц сумм нанесенного материального ущерба будет следующей:
Дебет 94 Кредит 10 (50, 41 и т.д.)
— на сумму недостачи или иного ущерба, причиненного организации неправомерными действиями работника
Дебет 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94
— на сумму ущерба, подлежащего взысканию с работника, — в размере суммы фактически нанесенного ущерба
Дебет 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 98 субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
— на сумму, подлежащую взысканию с работника сверх сумм фактически нанесенного ущерба (в тех случаях, когда рыночная стоимость утраченного или поврежденного имущества превышает его балансовую стоимость)
Дебет 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 28
— на сумму производственного брака, отнесенного на счет виновных лиц
Дебет 50 Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— на сумму задолженности, погашенной работником посредством внесения наличных денег в кассу организации по приходному кассовому ордеру
Дебет 51 Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— на сумму задолженности, погашенной работником посредством зачисления денежных средств на расчетный счет организации в банке (как правило, почтовым переводом).
Этот порядок также можно рекомендовать, когда ущерб должны возмещать работники структурных подразделений (филиалов или представительств), которые расположены в других населенных пунктах. Суммы в возмещение ущерба, поступившие на расчетный счет от уволенных работников, должны отражаться по дебету счета 76, так как такая задолженность на счете 73 числиться не может:
Дебет 70 Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— на сумму задолженности, удержанную с сумм начисленной оплаты труда работника
Дебет 94 Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— на сумму задолженности (всей или части), во взыскании которой с работника отказано судом. Эта ситуация может возникнуть тогда, когда решение о взыскании было принято руководителем организации, а впоследствии выяснилось, что при этом он превысил свои полномочия или соответствующие документы были оформлены с нарушениями, что дало работнику основание обратиться в суд, который принял решение в его пользу. Впоследствии данные суммы могут быть отнесены на счет других работников организации (по вине которых произошел отказ во взыскании ущерба с его непосредственного виновника), на счет учета расчетов по претензиям (если будет установлено, что ущерб явился следствием противоправных действий сторонних организаций) либо списаны в состав прочих расходов — в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы».
Если размер взыскания превышает балансовую стоимость утраченного имущества, одновременно с проводками, отражающими погашение задолженности, оформляется проводка по списанию части сумм доходов будущих периодов в состав прочих доходов организации (в части разницы между размером ущерба и балансовой стоимостью утраченных активов):
Дебет 98 Кредит 91 субсчет 2 «Прочие расходы».
Разумеется, если работник увольняется до момента полного погашения задолженности по суммам нанесенного материального ущерба, на него оформляется исполнительная надпись, а сумма задолженности переводится на счет 76:
Дебет 76 Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
ПРИМЕР
В результате инвентаризации на складе материалов выявлена недостача запасных частей, приобретенных в 2000 г. Фактическая себестоимость приобретения — 1000 руб. Рыночная стоимость запасных частей на момент выявления недостачи составила 2500 руб. Таким образом, всего ко взысканию подлежит сумма 2500 руб. Ежемесячно с работника с учетом других удержаний может быть взыскано (удержано) с сумм начисленной оплаты труда 250 руб.
Если по данным материалам НДС, уплаченный при приобретении, был предъявлен к зачету (вычету), он должен быть восстановлен в учете (Письмо Минфина России от 01.11.2007 № 03-07-15/175). Для условий примера предположим, что уплаченный НДС в размере 200 руб. был предъявлен к вычету после оприходования запасных частей.
Взыскание ущерба в бухгалтерском учете оформляется проводками:
Дебет 94 Кредит 10
— 1000 руб. — на сумму фактического ущерба без учета НДС
Дебет 68 Кредит 19
— (сторно) 200 руб. — на сумму НДС, ранее предъявленного к вычету
Дебет 94 Кредит 19
— 200 руб. — на сумму восстановленного НДС
Дебет 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94
— 1200 руб. — на сумму ущерба, подлежащего взысканию с работника
Дебет 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 98 субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»
— 1300 руб. (2500 руб. – 1200 руб.) — на сумму, превышающую размер фактического ущерба, но также подлежащую взысканию с работника
Дебет 70 Кредит 73 субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— 250 руб. — на сумму, удержанную с начисленной заработной платы (проводка оформляется ежемесячно до полного взыскания задолженности)
Дебет 98 субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» Кредит 91 субсчет 1 «Прочие доходы»
— 130 руб. — на сумму превышения сумм, взыскиваемых с работника, над размером фактического ущерба (250 руб. : 2500 руб. х 1300 руб.). Проводка делается одновременно с предыдущей и в течение того же периода времени.