«Круглый стол» в рамках 14-й конференции-выставки по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW-2008 выявил пессимистов, оптимистов и некий мифический объект — электронный документ, который будто бы существует, но доподлинно неизвестно, что это такое.
Эйфория оптимистов
Электронные документы существуют повсеместно, и их преимущества бесспорны. Обмен ими — это практически мгновенная доставка информации, решение проблем территориального распределения организационных структур, повышение эффективности работы предприятия, принятия решений и управления. Кроме того, это еще и малозатратные способы хранения документов.
Многие организации стараются осуществлять электронный документооборот. Активно этому способствует Гильдия управляющих документацией, которая разрабатывает специальные форматы, протоколы обмена в рамках систем электронного документооборота.
Вот, к примеру, в США бюджет 2007 г. впервые в истории не печатался на бумаге, а был изготовлен в электронном виде. При этом сэкономили 20 т бумаги и 480 деревьев.
У нас тоже «весомые» документы. Так, 1 т добытой нефти требует на своем пути до автозаправки не менее 1 т бумажных документов. С помощью невесомых электронных документов облегчается взаимодействие внутри одной организации и между компаниями. Правда, приходится бумажные документы переводить в электронные, а потом, наоборот, электронные в бумажные. Сегодня любой договор составляется и согласовывается в электронном виде, а затем бумажный чистовик подписывается и на него ставится печать.
Электронный документооборот реализован между организациями и государственными учреждениями. К примеру, налоговые инспекции требуют отчетность в электронном виде. Арбитражные суды принимают «электронку» в качестве доказательной базы.
Существующая законодательная база допускает обмен электронными документами, дает возможность заключить соглашение между организациями, для того чтобы обеспечить юридически значимый электронный документооборот, хотя и провоцирует сложности объединения их в доверенную среду. К тому же нигде не сказано, что документ должен быть обязательно бумажным.
Сдержанность пессимистов
Одно дело — технически организовать обмен электронными сообщениями между организациями и физическими лицами. Юридически это сделать сложнее. В ГК РФ есть статья, которая позволяет решить данные вопросы. Но конкретный механизм реализации нигде не прописан. Поэтому говорить о легитимности и юридической значимости электронного документа сложно. Сначала документ создается в электронном виде, а потом распечатывается и подписывается. Именно «подписывается» и является предметом юридической силы.
Государственный аппарат управления работает в соответствии с правилами и инструкциями по делопроизводству. В них в общей форме указано, что электронный документ имеет такие же полномочия, что и бумажный. Но больше ничего нет.
Не зря же в других государствах принимают специальные законы, электронному документу придают официальный статус. Мы же ориентируемся на централизацию, тоталитарные методы управления. Бюрократический аппарат обеспечивает прирост документов на 10—20% в год.
Без законодательного решения или правительственного постановления реализовать электронный документооборот нельзя. Но за решение этой проблемы никто не отвечает. Ни один федеральный орган не имеет среди своих функций организацию и контроль работы с электронными документами, кроме архивного ведомства, ответственного за хранение документов, в том числе и электронных.
Не спасает положение и электронная цифровая подпись (ЭЦП), которую разрешено использовать как аналог собственноручной подписи при осуществлении сделок гражданско-правового характер. Даже имеющаяся инфраструктура более 400 удостоверяющих ее центров не решает проблемы. Необходимо взаимное доверие.
Да и сам электронный документ — нечто мифическое. Что это такое, не вполне ясно, хотя ссылки в законодательстве на него имеются. Все в лучших традициях русских народных сказок: «Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что…».
Знать путь и пройти его — не одно и то же
Электронный документооборот как управленческий инструмент обусловлен внедрением новых технологий и разработкой соответствующей им нормативной правовой базы. Эти 2 процесса пока не обеспечивают его легитимной юридически значимой реализации в полной мере. Понятно, как это можно сделать, но не сделано. В этом процессе нужна воля государства. Многие страны перешли на электронные документы. У нас имеется прекрасный шанс воспользоваться их опытом.
А пока компании на запрос налоговой инспекции возят грузовики отчетов и расширяют площади, соизмеримые с размерами крупнейших супермаркетов, для хранения бумажных документов. В то же время акты гражданского состояния записываются в электронном виде, и регистры прав собственности, и земельные кадастры, и прочие виды информации.
СПРАВКА
Участники «круглого стола» по легитимному электронному документообороту в рамках DOCFLOW-2008:
-
Павел Черкашин, глава представительства компании Adobe;
-
Дмитрий Старков, руководитель направления СЭД компании «Финэкс Качества»;
-
Василий Бабинцев, директор по маркетингу компании Documentum;
-
Владимир Габриэль, руководитель группы экспертов российского представительства корпорации Microsoft;
-
Владимир Баласанян, директор компании «Электронные офисные системы»;
-
Андрей Шаров, директор по безопасности компании «Электронные офисные системы»;
-
Михаил Ларин, директор Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
-
Сергей Афанасьев, исполнительный директор Гильдии управляющих документацией.
КОММЕНТАРИИ СПЕЦИАЛИСТОВ
НАТАЛЬЯ ХРАМЦОВСКАЯ, ЧЛЕН ГИЛЬДИИ УПРАВЛЯЮЩИХ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ:
— Можно выделить 3 уровня юридической значимости электронного документа. Первый на уровне взаимодействия двух юрлиц. По взаимной договоренности они обменялись электронными документами, осуществили поставки продукции и платежи, остались друг другом довольны и мирно расстались.
Второй уровень — это когда проявляет интерес третья сторона, например Налоговая служба. Ее никакие договоренности не волнуют. Она озабочена тем, как они соотносятся с законодательной базой. Законодательство же у нас построено «квадратно-гнездовым» способом. Есть в нем жесткие требования, в частности, относительно счетов-фактур, которые должны быть пронумерованы, прошиты, и поставлена личная подпись руководителя организации. Исполнить в электронном виде это требование невозможно — закон жестко ограничивает, даже если все готовы к этому.
Государство должно привести нормативную правовую базу в такой вид, чтобы использование электронных документов не противоречило ей. Более того, должны быть установлены правила, регламентирующие, как и в каком виде надо обмениваться документами, чтобы не возникало никаких проблем.
Существует и третий уровень юридической значимости электронного документа. Это когда электронными документами обменялись, а потом кто-то решил, что его «караул, ограбили!», и обратился в суд. От того, будет ли суд рассматривать электронные документы в виде доказательства, зависит их юридическая значимость. Так, в США 94% документов представляются в суды в электронном виде, из них 72% — по электронной почте и без ЭЦП.
Мы можем гордиться нашим судом. Он идет впереди федеральных органов исполнительной власти и принимает в качестве доказательства сообщения электронной почты, базы данных и выписки из них, документы с ЭЦП, страницы веб-сайтов.
МИХАИЛ ЛАРИН, ДИРЕКТОР ВСЕРОССИЙСКОГО НИИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА (ВНИИДАД):
— Каждый из нас посылал письмо по электронной почте и получал ответ. Но в Законе об информации есть фраза, смысл которой в том, что если электронное сообщение подписано ЭЦП, то оно может быть приравнено к электронному документу. Однако его определения в Законе нет. То есть что-то подписываешь и к чему приравниваешь, не знаешь. Имеется одно определение в Законе об ЭЦП, подвергаемое жесткой критике. Поэтому термин «юридически значимый электронный документооборот» каждый понимает по-своему.
Электронный документооборот юридически значим тогда, когда он основан на законе, прописан в нем. Когда в Налоговом, Таможенном и других кодексах имеется соответствующая информация. Когда органы, осуществляющие надзор за соблюдением закона, прокуратура, суд признают электронный документ. А у нас — договорились, обменялись электронными сообщениями и получили электронный документооборот.
Мы до сих пор ориентируемся на сильное бюрократическое делопроизводство, которое не менялось с Петровских времен с Генерального регламента. Как там было записано про письма, записи, регистрацию, экзекуторов, контроль, про то, что надо кнутом пороть тех, кто не исполняет царевы указы, так и сегодня пытаются такие же правила придумывать. А ведь электронный документооборот — это современное благо, которое надо использовать для развития новых принципов и методов управления. И не всегда следует привязывать к электронному документу ЭЦП для придания ему юридической значимости. ЭЦП и собственноручная подпись — не одно и то же.
Кроме того, современный бланк документа содержит около 30 реквизитов. Все они электронному документу не нужны, его надо использовать для упрощения системы управления и делопроизводства, повышения их оперативности.
Сейчас у нас подавляющее большинство документов со сроками хранения от 3 до 5 лет. Если мы переведем их только в электронный вид, то по истечении срока из человеческой памяти может исчезнуть какая-то платежка или пропуск на территорию предприятия. Такую утрату человечество переживет. Это не повесть о Мамаевом побоище и не библиотека Ивана Грозного. Но при этом сбережет бумагу и освободит огромные площади, занятые под хранение таких документов.