Полиграфические услуги имеют множество специфических параметров, и оформить заказ на них без личной встречи практически невозможно. Если по телефону можно узнать только базовые расценки, то интернет-технологии помогают оперативно получить полную информацию о стоимости, материалах, сроках выполнения и качестве предполагаемого заказа и обеспечивают его документальное оформление.
Рынок полиграфических услуг до сих пор является одним из самых информационно закрытых. Интернет практически не рассматривался полиграфистами как инструмент организации коммерческой деятельности. Это связано с тем, что при оформлении заказа потребитель сталкивается с вопросами, требующими личного присутствия. Но с увеличением количества полиграфических организаций и ростом конкуренции совершенствуется и сервис. На немногочисленных сайтах типографий появилась новая услуга — оформление электронного заказа.
Выполнению каждой полиграфической работы предшествует долгая бумажная волокита: переговоры, выбор типа бумаги, решение дизайнерских вопросов, что существенно увеличивает время и транзакционные издержки получения конечного результата.
Электронный заказ позволяет оперативно рассчитать стоимость и доставить необходимую информацию и заказчику, и исполнителю. Срок изготовления продукции значительно уменьшается.
Кроме того, система оформления электронного заказа позволяет потенциальному заказчику получить документ, который содержит все параметры, по которым рассчитан заказ, с обозначением прав и обязанностей обеих сторон. То есть фактически договор, только без подписи и печати.
Обычно на сайте представлено несколько видов интерактивных форм в зависимости от продукции. Ведь упаковка, книга или брошюра имеют свои специфические параметры. После выбора необходимого вида продукции пользователь попадает на страницу, на которой обозначены параметры для расчета стоимости конкретного заказа. Рядом с каждым полем для ввода информации приведено подробное разъяснение.
Отдельные полиграфические заказы могут иметь свои особенности, отклонения или нестандартные параметры, но в общем случае система дает почувствовать разницу в стоимости типографских работ и материалов.
После объявления стоимости заказчик либо продолжает оформление заказа, нажав кнопку «согласен», либо отказывается, нажав кнопку «не согласен». В первом случае он предоставляет исполнителю свои реквизиты для дальнейшего контакта, вводя их в поля следующей формы. Система автоматически доставляет на электронные почты обеих сторон сформированные бланки предварительных заказов, содержащие все необходимые параметры для выполнения полиграфического заказа, его стоимость и реквизиты обеих сторон. Для оформления юридического договора на них надо будет поставить подписи и печати заказчика и исполнителя.
Кроме того, система оформления электронного заказа играет роль рекламного клиентоориентированного стимулятора. Оценив свой заказ на сайтах различных типографий, заказчик выберет наиболее удобный.