Предприятия автомобильного транспорта и соответствующие структурные подразделения нетранспортных компаний начинают активно использовать в своей деятельности информационные системы. Однако ни системы бухгалтерского или управленческого учета, ни комплексные корпоративные системы планирования ресурсов в полной мере не решают управленческие транспортные задачи. Тут велика роль специализированных систем. Представители предприятий делятся с читателями «ЭЖ» опытом их использования.
Автопарк предприятия насчитывает около 800 единиц техники, начиная от легковых машин и заканчивая карьерными самосвалами грузоподъемностью 45 т. Он расположен на 7 территориях: участок внутрикарьерного транспорта, грузовой, пассажирский и легковой гаражи, бульдозерный и крановый участки, участок ремонта технологического транспорта и участок дорожной техники.
Используемая информационная система управления автотранспортом «Автобаза», с одной стороны, имеет единую базу данных сотрудников, транспортных средств, путевых листов, а с другой — разграничение доступа, чтобы диспетчер каждого участка работал в системе только со своей информацией.
Этим достигается сразу 2 цели, диспетчер не путается с «чужими» сотрудниками и машинами, повышается скорость работы, так как система отфильтровывает информацию других участков.
Естественно, в программе есть пользователи, например начальник автохозяйства или его заместитель, которые могут видеть информацию по всем участкам. Система «Автобаза» позволяет оперативно и независимо решать локальные задачи различных служб и отделов предприятия и управлять автопарком на всех территориях.
Важным моментом для управления стала ее интеграция в информационное пространство всего предприятия, которое формируется на основе базы данных: учета кадров, отработанных часов по каждому заказчику автотранспорта и т.д.
Кроме того, на предприятии внедряется корпоративная информационная система западного производства. Однако заложенные в ней бизнес-процессы не вполне совпадают с нашими.
Так, в России учет ГСМ и нормы расхода топлива отличаются от принятых на Западе. В организации используются собственные алгоритмы и методы расчета доходов по клиентам в зависимости от режима работы автотранспорта, что сложно реализовать в корпоративной системе.
В автотранспортной программе имеются специальные шлюзы, через которые, в частности, импортируются данные по водителям из кадровой программы, а данные по отработанным часам и доходам по каждому заказчику экспортируются в корпоративную информационную систему для нужд бухгалтерии. Эти данные являются не «сырой» информацией, а уже итоговыми значениями, рассчитанными по специальным алгоритмам. Система позволяет эффективно решать комплексные задачи управления.
К примеру, в связи с производственной необходимостью существует около 50 различных графиков смен водителей. Чтобы выписать путевки на текущую дату, диспетчеру приходится предварительно формировать списки водителей, которые должны работать в этот день, потом каждому выписать путевой лист. Модуль формирования путевых листов по графикам смен водителей позволяет формировать шаблоны смен любой цикличности.
По шаблонам за любой период можно сформировать график смен работы водителей. А далее по нажатию одной кнопки происходит выписка путевых листов на указанный период. То есть решаются 2 задачи одновременно — автоматически формируются графики смен и на их основании выписываются путевые листы.
В ОАО «Апатит» постоянно происходит ротация подвижного состава: постановка на учет в ГИБДД, снятие с учета, замена номерных агрегатов, прохождение государственного технического осмотра, продажа и покупка автомобилей. Для этого каждый раз нужно заполнять специальное заявление, утвержденное ГИБДД, в котором указываются данные из паспорта транспортного средства (ПТС), подготовить приказ, доверенность, акт выполненных работ, акт технического состояния, договор купли-продажи и др.
Подготовить пакет необходимых документов для одного автомобиля — задача утомительная. А если в месяц оформляется несколько десятков? Однако в системе диспетчеру достаточно выбрать автомобиль из справочника, а все требующиеся данные из ПТС она внесет в бланки документов сама.
Основная цель работы системы управления автопарком — обработка и анализ данных для принятия управляющих решений. Источником данных являются путевые листы, заказ-наряды на ремонты и другие документы.
Обработка информации из этих документов позволяет рассчитать показатели эффективности работы автохозяйства: среднемесячный пробег, коэффициент технической готовности, коэффициент выпуска машин на линию, коэффициент использования грузоподъемности и пр. Графическое представление наглядно показывает динамику транспортной работы за любой выбранный период, сравнивает фактические показатели с плановыми. В данный момент рассматривается решение задачи планирования ремонтов и расхода запчастей.
Планирование, учет и контроль транспортных средств и их эксплуатации, а также обслуживающего персонала с помощью системы поднимает управление на более высокий качественный уровень.
Планирование, учет и контроль транспортных средств и их эксплуатации, а также обслуживающего персонала с помощью системы управления автотранспортом поднимает управление на более высокий качественный уровень.