Принимать обоснованные и эффективные управленческие решения в быстро меняющейся бизнес-среде становится все сложнее. Опыт работы с предприятиями различных отраслей промышленности показывает, что успешное решение проблем зависит от двух составляющих: ситуационного анализа сложившегося положения дел и моделирования вариантов, сценариев развития бизнеса.
Если качество продукции определяется строгим соблюдением технологии его изготовления, то результат управления предприятием не в меньшей степени зависит от соблюдения правильной технологии управления. По сути, это технологии создания определенного порядка и правил принятии эффективных решений. Они помогут настроить механизм работы компании, раскрыть ее внутренние возможности действия и решения проблем по-новому. Такой подход направлен на осуществление прогрессивных изменений в компании как организации.
Сегодня нужна тонкая настройка такого сложного организма, как предприятие, глубокая аналитика и диагноз сложившегося положения дел, выявление реальных проблем и действительных причин. Важно понять, что в прежней системе неэффективно и что изменить. Для этого нужен подход комплексный, системный, охватывающий все предприятие и его взаимосвязи как единый организм и разнообразный инструментарий с умением и навыками работы с ним. Отдельные показатели тут не помогут. Необходимо серьезное изучение не только финансов и экономики конкретной компании, но и технологии изготовления продукции (оказания услуг).
Прежде всего речь идет о двух основных направлениях подготовки аналитической информации для управления и планирования прибыли и финансами компании в условиях динамичной внешней среды.
Ситуационный анализ
Аналитическая составляющая включает пять модулей, каждый из которых позволяет исследовать ситуацию на предприятии с различных точек зрения, а в совокупности они дают комплексное представление о сложившемся положении дел.
Начинать можно с изучения «Карты проблем компании», полученной в результате анкетирования ее специалистов. Она дает внутренний срез проблем на базе субъективной оценки ситуации. С помощью балльной оценки опрос позволяет выявить основные проблемные области – производство, оборудование, технологии, маркетинг-сбыт, сырье и материалы, оборотные средства – и упорядочить их по степени важности.
Оценка ситуации глазами специалистов имеет существенное значение для диагностики сложившейся ситуации. Результаты опроса показывают, что многие проблемы лежат на поверхности. Специалисты воспринимают их на уровне опыта своей деятельности. Но поскольку эти проблемы не обсуждаются в компании открыто, потенциал специалистов для изменения ситуации остается невостребованным. А это важная особенность технологии управления.
Финансовый анализ предприятия
Технология финансового анализа раскрывает негативные тенденции в прибыли, механизм движения финансовых средств внутри компании и с ее внешней средой и помогает понять, какие проблемы требуют незамедлительного разрешения. Он отвечает на вопрос, что происходит с финансами, как они движутся, где заморожены. Это позволяет определить проблемные области в работе компании и увидеть слабое звено в цепочке сбыт – снабжение – производство.
Провести диагностику финансового положения, понять, зарабатывает ли компания собственные средства для финансирования текущей деятельности, в чем заключается потенциал будущей доходности и каковы возможности финансирования ее роста.
Такой подход отличается от традиционного тем, что вскрывает главную причину, порождающую финансовые проблемы, финансовые диспропорции и структурный дисбаланс, а не описывает отдельные показатели (симптомы болезни).
Разбалансировка механизма работы предприятия происходит очень медленно, годами. Диспропорции приводят к ограничению подвижности и гибкости реагирования на изменение ситуаций. Предприятие не может приспособиться к изменениям во внешней среде и в результате работает неэффективно. Со временем наступает критическая ситуация, когда развившийся дисбаланс дает о себе знать. Тогда наступает момент, когда нужно что-то делать и вносить изменения в систему работы, а это затрагивает всю компанию, не только ее финансы.
Финансы лишь отражают проблемы в экономике и реальной сфере производства, снабжении и сбыте. За финансовыми трудностями скрываются снижение доходов и рост затрат. Для их диагностики служит другой инструментарий, матричный метод анализа и ряд других, высвечивающие экономику предприятия и степень эффективности управления ресурсами и результатами не с привычной традиционной точки зрения.
Анализ и оценка производственно-хозяйственной деятельности
Матричная модель компании позволяет комплексно и быстро провести анализ и получить оценку эффективности работы компании, разложив экономическую цепочку создания стоимости. Дает качественную характеристику результатов деятельности и помогает понять, какой ценой достигаются результаты, то есть насколько «здорова» компания с экономической точки зрения, сбалансирован ли ее рост и наступили ли его границы.
Такой анализ отражает качество и методы работы, в том числе в отдельных службах предприятия, и позволяет оценить результаты принимаемых решений и действий руководителей различных уровней, меру контроля и управления ресурсами и процессами и помогает выявлять первые признаки неэффективной работы предприятия при кажущемся благополучии отдельных показателей.
Кроме того, сравнивать эффективность работы предприятий или различных направлений деятельности в холдинге и ОАО в разные периоды времени и при различных внешних условиях.
Анализ себестоимости выпускаемой продукции, оказываемых услуг
Многофакторная модель финансового результата позволяет измерить в денежном выражении влияние изменений внутренних (отдачи, производительности ресурсов) и внешних факторов (цен продуктов и ресурсов) на прибыль, установить причины падения доходов и роста затрат, а также проанализировать, как с помощью различных стратегий управления воздействовать на прибыльность компании. Она помогает глубоко вникнуть в процесс образования прибыли и увидеть системные причины падения доходов и роста затрат.
Основное внимание в модели уделяется анализу изменений ресурсоотдачи и издержек во времени и получению информации о причинах этих изменений. Такой информацией руководители обычно не располагают.
Оценка эффективности изготовления (технологии) отдельного продукта (услуги)
Модель финансового результата по продукту и по всей номенклатуре позволяет вникнуть в экономику производимого продукта, проанализировать процесс его производства не только с точки зрения стоимостной оценки, но и на основе данных о количественном использовании ресурсов, объема продуктов и времени (нормативов). При этом можно рассчитывать влияние различных факторов на прибыль, а именно: изменений цен ресурсов и продуктов; объемов производства в натуральном выражении; издержек; производительности.
Смысл этого аналитического инструментария состоит в оценке эффективности производства отдельного продукта для того, чтобы понять, что с ним делать дальше. Полученная информация даст ответ на вопросы: какой продукт и как мы производим? Приносит ли это доход? Стоит ли производить эти продукты дальше? Как, например, только разрезав и попробовав яблоко, вы видите, что у него внутри, и решаете: съесть его, отправить в компот либо выбросить. По сути, выявление факторов, повлиявших на эффективность производства продукта, и есть вкусовые ощущения, которые вы испытываете в случае с яблоком. Но это лишь начало главного процесса моделирования программы производства и сбыта, после которого и принимаются решения о производстве тех или иных продуктов.
Затем можно проанализировать и всю номенклатуру выпускаемой продукции, наглядно показать основные источники сверхнормативных потерь, сопоставить различные варианты технологического процесса, найти выгодные сочетания ассортимента продукта, которые лучше соответствуют платежеспособному спросу и обеспечивают максимальную прибыль в течение длительного периода времени.
Работать с приведенными моделями и расчетами необходимо, чтобы своевременно корректировать сложившиеся представления о действительности с реальным положением дел. Главное – работать с выверенной экономической информацией и грамотно интерпретировать результаты полученных расчетов.
Приведенная логически последовательная технология анализа от финансов и экономики предприятия к отдельному продукту позволяет увидеть экономический срез его жизнедеятельности. Чтобы понять, насколько эффективно производится продукция, где есть внутренние резервы снижения себестоимости, насколько сбалансирован рост предприятия и как «протекает кровь в жилах». Это позволит понять реальную ситуацию, увидеть за внешними проявлениями проблемы, дать им количественное изменение и правильную интерпретацию.
Анализ необходим, чтобы затем формировать правильные финансовые пропорции в работе предприятия для поддержания финансового равновесия. Результаты анализа представляют собой аналитическую записку для руководства с кратким комментарием существенного. Это требует большой кропотливой работы с информацией, умение ее систематизировать и готовить для руководителя. Для этого нужен опыт работы с аналитической финансово-экономической информацией. Потому что только с опытом приходят навык и способность за отдельными фактами, событиями, изменениями, симптомами, видеть и различать скрывающиеся долгосрочные негативные тенденции, которые со временем ведут к диспропорциям в развитии предприятия. Установить действительную причину происходящего, чтобы понимать, что нужно изменить. Попытка перепрыгнуть через аналитическую стадию, поскорее найти «рецепт» быстрого решения что делать дальше, будет постоянно отбрасывать назад.
Инвестиции нужны не только в расширение мощностей, обновление оборудования и технологии. Нужны инвестиции и инновации в обучение персонала, новые методы организации труда и производства. Их отсутствие ведет к снижению стандартов работы и качества продукции. Иногда нужно просто навести порядок, установить меру ответственности, знать технологию производства и технологию анализа. Прозрачность информации по всей цепочке позволит коллегиально принимать мудрые управленческие решения.
Моделирование вариантов, сценариев развития бизнеса
Анализ нужен не ради самого анализа, а для того, чтобы моделировать развитие бизнеса, конкретной ситуации на неделю, месяц, год. Чтобы понимать, на какой продукт изменять объемы выпуска, а какого снижать, какие продукты производить. Как мы позиционируем себя на рынке.
На следующем этапе важно выстроить реальную экономическую модель предприятия с правильными пропорциями, разрабатывать на ее основе различные сценарии развития и реализовать ее на практике.
Моделирование вариантов развития бизнеса — это действенный инструмент, помогающий сделать управление предприятием эффективным и результативным. Его применение на практике помогает специалистам изменить способ взаимодействия между службами, говорить на одном языке и вырабатывать совместное (не общее и не единое для всех) понимание и решение проблем.
Оптимизация программы производства и сбыта продукции на основе ее моделирования – это способ управления доходами и затратами предприятия.
Технология моделирования программы производства и сбыта включает следующие этапы.
Первый состоит в анализе сложившейся продуктово-ассортиментной программы в разрезе продуктовых групп по методу сумм покрытия и построении экономической модели предприятия в виде структуры доходов и затрат по каждому продукту или группам продуктов.
Второй – в согласовании и принятии экономических и финансовых критериев доходности отдельных продуктов с точки зрения предприятия и их продаваемости на рынках. Определение на их базе выгодного для предприятия ассортимента и разработке мероприятия по выводу убыточных продуктов из программы.
На третьем этапе проверяют потенциальные возможности и ограничения производственных мощностей для выпуска больших объемов самой доходной продукции и их реализации на рынках.
На четвертом – рассчитывают количественные параметры (объем выпуска и цены) выбранного ассортимента (оптимальную программу производства и быта). Составляют бюджеты общепроизводственных и общехозяйственных расходов, занимаются их оптимизацией.
На пятом – расписывают план производства по рынкам сбыта с учетом производственных мощностей.
Чтобы действительно управлять программой производства и связанными с ней издержками, нужно дифференцированно подходить к результатам деятельности всего предприятия, то есть по отдельным продуктам, группам продуктов, клиентам, рынкам и рыночным сегментам и т.д. Здесь возникает проблема определения стратегии продаж: продавать и планировать к выпуску больше того продукта, который прибыльнее.
После тщательного изучения ситуации с каждым продуктом и его положения на рынке можно подумать и о возможностях оптимизации доходов и затрат на производство. Для этого нужно заглянуть немного вперед и поставить практическую задачу: как сделать продукты более доходными? Как сделать убыточный продукт доходным?
Решить эти вопросы можно с помощью методов финансово-экономических расчетов, которые позволяют учесть разнообразные взаимосвязи между доходами и затратами и проследить влияние принятых решений об изменении объемов, цены и переменных издержек на доходность продуктов и всего предприятия.
Смысл моделирования сводится к поиску таких решений об изменении объемов выпуска и цены продукта, а также возможностей снижения цен и тарифов на электроэнергию (или при условии роста цен на сырье и тарифов на энергоресурсы), которые позволят увеличить доходность каждого продукта.
Расчеты по моделированию производственной программы предприятия помогут установить важные финансово-экономические зависимости и использовать их при принятии управленческих решений; построить экономическую модель компании и на ее основе разрабатывать различные варианты.
Проводя такие расчеты, руководитель сможет не только постоянно получать информацию о доходности продуктов и пороге прибыли для всего предприятия, но и в реальном режиме времени узнавать, будет ли в краткосрочном периоде достигнут этот рубеж. Ежемесячное наблюдение за «поведением» запланированных и фактических издержек и выручки, а также сравнение запланированной и фактической величин прибыли позволят определить, покроет ли накопленная выручка от оборота накопленные издержки в краткосрочном периоде. С другой стороны, такой анализ дает возможность предварительно узнавать о сокращении сбыта, рассчитывать его влияние на доходы предприятия и своевременно принимать соответствующие меры (до наступления потерь).
Совместное обсуждение результатов моделирования поможет сформировать политику сбыта: выявлять допустимые пределы загрузки мощностей, чтобы приспосабливаться к конъюнктурным и сезонным колебаниям спроса и находить дополнительные возможности для предприятия.
Особенность подхода
Логическая последовательность шагов позволяет установить реальное положение дел и понять главную причину выявленной проблемы. Кроме того, такой подход проводится с точки зрения эффективности отдельных управленческих решений, принятых в снабжении, производстве, сбыте, и их влияния на конечные результаты деятельности компании (доходность и ликвидность), а также политику финансирования. В конечном итоге это помогает оценить эффективность работы команды менеджеров предприятия.
Другая особенность – обсуждение полученной информации в команде специалистов компании, руководителями основных служб (сбыт, снабжение и производство), использование ее как языка общения, что способствует обучению и позволяет использовать потенциал специалистов для разрешения проблем. Работа с аналитической финансово-экономической информацией предполагает умение увидеть за цифрами и показателями реальные процессы и складывающиеся в реальной жизни тенденции.
Две составляющие технологии управления взаимосвязаны, они высвечивают разные грани работы компании и дополняют друг друга. Для каждого модуля разработаны отдельные программы, которые помогают отрабатывать отдельные блоки. Их синтез проявляется в подготовке на их основе системы отчетов для руководства (ежемесячный, ежеквартальный, годовой, а при необходимости и недельный) и позволяет наладить и упорядочить аналитическую работу. Со временем их можно автоматизировать при правильной постановке задачи самими специалистами предприятий. Предлагаемые технологии управления предприятием – один из элементов эффективной работы руководителя.
Но самое главное – важно настроить механизм работы предприятия на саморегулирование. Иначе говоря, в первую очередь необходимы дисциплина финансов, оптимизация финансовых схем и потоков, реальное моделирование денежных потоков и, наконец, система сквозного финансового планирования.