Большинство руководителей мечтают о планомерной загрузке подчиненного, исключающей непродуктивное использование его рабочего времени. Если в производстве этого можно достичь, установив жесткие нормы выработки конкретной продукции, то на административных должностях добиться этого не легко.
Основным продуктом административной деятельности являются различного рода записи на бумаге и в компьютере, управленческие решения и телефонные переговоры, встречи с партнерами, клиентами, совещания с сотрудниками. Нормировать такую деятельность бессмысленно. Убеждения и уговоры, периодические проверки присутствия сотрудников на рабочем месте и т.д. не дают желаемых результатов.
В некоторых компаниях каждый сотрудник регистрируется в корпоративной системе, приходя на работу и уходя с нее, во время технических перерывов и перерывов на обед. При этом используется почасовая система оплаты труда для большинства административных и офисных работников. Задача не в том, чтобы «привязать» их к рабочему месту, а в том, чтобы стимулировать к плодотворной работе на основе исполнения ими положений соответствующего регламентирующего документа.
Между тем регламентация деятельности требует постепенного внедрения такого рода документов, чтобы не вызвать отрицательные эмоции в коллективе. Чаще всего сотрудники воспринимают любой регламент, корпоративный стандарт как инструмент ужесточения дисциплины и ограничения их личной свободы.
Задача руководства организации — не только повысить коэффициент полезного действия подобных организационных мер, но и сформировать в коллективе уверенность в том, что оно не собирается постоянно контролировать исполнение регламента. Это дело каждого сотрудника, его, если хотите, совести. Ведь халатное отношение к работе в конце концов скажется на конкретных результатах.
Надо признать, что сомнения в необходимости драконовских мер по укреплению дисциплины остаются. Руководству компании придется идти на радикальные непопулярные изменения, связанные с оплатой труда в зависимости от отработанного времени и качества работы. Чуть-чуть «пережмешь», и сотрудник сменит место работы. Тем не менее исполнение регламента способствует снижению затрат, что весьма заметно сказывается на финансово-экономических результатах компании.
ПРИМЕР РЕГЛАМЕНТА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
· Относитесь к клиентам и коллегам по работе так, как вы хотите, чтобы относились к вам.
· Создавайте положительную атмосферу вокруг себя, постоянно используя слова «пожалуйста» и «спасибо».
· Исключите из обращения комментарии, унижающие достоинство человека даже при его отсутствии.
· Ведите себя во время рабочего дня профессионально.
· Исповедуйте политику «открытых дверей», то есть в кабинет можно войти, только если дверь открыта. Закрытая дверь означает проведение встречи или совещания, которые нельзя прерывать.
· Не прерывайте телефонные разговоры своих коллег.
· Личные проблемы оставляйте за воротами компании.
· Обращайтесь за помощью к своему непосредственному руководителю и сохраняйте субординацию.