Внедрение информационно-технологических систем предполагает пересмотр и реорганизацию бизнес-процессов. Без этого автоматизация сама по себе не способствует совершенствованию и развитию систем управления предприятием, поскольку только создает удобства для выполнения процедур, которые, возможно, не соответствуют происходящим изменениям внутри предприятия и вне его.
В быстро меняющейся среде необходимо не только отслеживать любые изменения, но и корректировать стратегические цели, способы и программы их достижения, технологические процессы, информационные потоки, взаимодействия между подразделениями и с контрагентами, клиентами и потребителями производимой продукции. Поэтому реорганизация бизнес-процессов – задача непростая и очень ответственная. Необходимо точное представление, к чему стремиться и чего можно достичь в процессе реорганизации, как оценить ее результаты и чем их измерить.
Существующие различные методические, алгоритмические и программные средства, позволяющие получить оптимальное решение, требуют знаний и умений их применения, методов проведения системного анализа. Собственных ресурсов у предприятия бывает недостаточно для решения такого рода задач.
Поэтому реорганизация затевается на предприятиях обычно сверху, интуитивно, при отсутствии ее формализации.
Однако, как подчеркнул в своем докладе на 10-й Российской научно-практической конференции по реинжинирингу бизнес-процессов Борис Железко, к.т.н., доцент БГЭУ, именно применение при проведении реорганизации методических и инструментальных средств на основе информационных технологий позволяет достичь значительных результатов (см. табл.).
Под реорганизацией бизнес-процессов понимают совокупность мероприятий по комплексному совершенствованию системы управления, технологий деятельности и внутренних и внешних взаимодействий, ориентированных на стратегию развития предприятия.
По словам Георгия Калянова, д.т.н., профессора ИПУ РАН, проведение реорганизации редко инициируется внутренними проблемами предприятий. Значительно чаще оно является реакцией на внешнее давление, которое заставляет вводить новые виды деятельности, товаров и услуг, требует приобретения новых навыков, введения изменений в организационную структуру.
Реорганизация бизнес-процессов предполагает создание двух моделей. Одна из них – модель «как есть». Она представляет «текущее» состояние: организационную структуру, взаимодействие подразделений, принятые технологии, выполняемые процедуры и функции, имеющиеся средства автоматизации. Она позволяет понять, что делает и как функционирует предприятие с позиции системного анализа, а также с применением специальных средств выявить имеющиеся ошибки и узкие места, сформулировать предложения по улучшению ситуации.
Другая модель — «как должно быть» — интегрирует систематизированные перспективные предложения руководства и сотрудников предприятий, экспертов и системных аналитиков. Она позволяет сформировать видение рациональных технологий работы предприятия.
Каждая из моделей должна включать в себя глубокую проработку функций каждого должностного лица вплоть
до должностной инструкции, описание структуры и содержания информационных потоков. При необходимости — и описание событий. По результатам моделирования и анализа дается оценка эффективности деятельности структурных подразделений предприятия, формируются предложения по совершенствованию его структуры, технологий работы и системы управления в целом.