Несмотря на многообразие типов предприятий автомобильного транспорта и соответствующих структурных подразделений нетранспортных компаний, общим первичным источником информации для системы управления у них служит путевой лист, на основании данных которого формируются различные показатели деятельности автотранспортного предприятия (АТП).
С путевого листа начинается и им же заканчивается транспортная работа. В зависимости от того, как заполняется форма путевого листа, так и организованы бизнес-процессы на АТП или в автотранспортном цехе.
Программа автоматизации должна удовлетворять любому варианту, идет ли речь о легковых, грузовых автомобилях, автобусах или о специальной и дорожно-строительной технике. Главное, программа должна обеспечивать документальность всех операций процессов, быстроту оформления всех документов и обработки информации, гибкость настройки с целью отражения специфики деятельности конкретного предприятия.
Во многом это достигается благодаря вводу информации с использованием различных механизмов (справочники, подстановка данных из предыдущих путевых листов, использование всевозможных фильтров) там, где информация рождается. Различные группы пользователей работают в едином информационном пространстве, что позволяет оперативно получать всевозможные отчеты, на основании которых принимаются решения.
Немаловажным фактором является то, что все параметры путевого листа — информация об автомобиле, водителе, показания спидометра и счетчика моточасов, движение горючего, задание водителю — одновременно визуально доступны диспетчеру. Ему нет необходимости открывать те или иные окна или вкладки. Вся информация по путевому листу всегда перед глазами.
Справочники, содержащие необходимую и достаточную информацию об автомобилях, водителях, пунктах загрузки и разгрузки, маршрутах, клиентах, грузах и т.п., облегчают ввод информации. Поэтому они реализованы во многих специализированных информационных системах. Разница только в полноте, детализации и структуре построения, что позволяет добраться до нужной строчки с минимальной скоростью.
Казалось бы, простая вещь — кликнуть пару лишних раз «мышкой» при заполнении путевого листа на справочник автомобилей, потом еще пару, внося остатки топлива, например, из предыдущего путевого листа. Но когда в день оформляются сотни путевых листов, трудозатраты велики.
Важным в системе является построение расчетных механизмов, в частности расчета норм топлива, когда таксировщик учитывает все поправочные коэффициенты к базовой норме, исходя из специфики транспортной работы.
Представляется оптимальным, если при выписке путевого листа диспетчер просто указывает в нем режим эксплуатации из справочника, а программа автоматически подставляет необходимую норму. При этом также учитываются вес перевозимого груза, количество рейсов и собственная масса полуприцепа, если он указан в путевом листе.
Это, в свою очередь, дает возможность АТП более точно рассчитывать свои затраты на транспортную работу.
Использование информационной системы, в которой реализованы такие принципы, позволило автохозяйству ОАО «Выксунский металлургический завод» получать четкую картину затрат на ГСМ, а также производить оперативный расчет отработанных часов техники по каждому заказчику для получения данных о доходах по транспортным услугам.