Бюджетная организация подлежит ликвидации. Имеет ли данная организация право произвести уничтожение бухгалтерских документов до истечения срока хранения? Если имеет, то когда?
Отряд пожарной охраны, Питкяранта, Республика Карелия
Отношения в сфере организации хранения архивных документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В ст. 23 этого Закона есть положение о том, что при ликвидации государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (п. 8).
Сроки хранения документов организации должны быть определены в учетной политике организации, а именно в правилах документооборота. О необходимости наличия такого документа говорится в п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В ст. 17 этого же Закона определено, что организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
Сроки хранения управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, приведены в Перечне таких документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000.
Правила документооборота определены в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.83 № 105). Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями и учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете. Напомним, что в части, не противоречащей действующему законодательству, нормативные документы СССР сохраняют свою силу. Пунктом 6.1 Положения первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Таким образом, несмотря на то что учреждение ликвидируется, документы с неистекшим сроком хранения должны быть переданы в архив.
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлена ответственность ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Согласно этой статье данное нарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., а на должностных лиц — от 300 до 500 руб. Составить протокол об административном правонарушении могут должностные лица органов, уполномоченных в области управления архивным фондом. Кроме того, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов могут наказать по ст. 15.11 КоАП РФ. Этой статьей предусмотрена ответственность в виде административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. Этот штраф может наложить только суд.