С точки зрения общей системы производственного управления и согласно принципам системного анализа закупки являются одной из подсистем, которая выполняет хотя и важную, но лишь одну из многочисленных функций системы управления промышленного предприятия.
Основная цель системы управления закупками (СУЗ) состоит в том, чтобы представить предметы закупок (товары, работы и услуги) в соответствии с требованиями предприятия по качеству, количеству, ценам в нужное время и в нужное место.
В последнее десятилетие значение СУЗ для промышленных предприятий существенно возросло, что влечет за собой как рост полномочий и ответственности, так и рост статуса подразделений, осуществляющих на предприятии закупки.
Ряд крупных компаний отмечает, что для них наиболее важен контроллинг таких подразделений, как закупка, финансы, маркетинг, сбыт, логистика и некоторые другие.
На первое место вышел контроллинг финансов, а второе разделили сбыт и закупки. Их назвали 64% опрошенных предприятий.
Рост значимости СУЗ привел к развитию новых тенденций в управлении закупками.
Так, в последнее десятилетие решение в рамках «производить или покупать» принимается все чаще в пользу «покупать». Не представляя себе бизнес-процессы, выходящие за рамки подразделения закупок, невозможно адекватно оценить такой важный показатель, как суммарные издержки на закупку. Поэтому процессный подход к управлению все чаще затрагивает и СУЗ. Создаются цепочки связанных бизнес-процессов, выходящих за рамки одного предприятия, с соответствующими материальными и информационными потоками.
С точки зрения ответственности и возможности оказания влияния на СУЗ важным является обеспечение качества сырья, материалов, комплектующих, а также контроль упаковки и доставки этих товарно-материальных ценностей (ТМЦ).
Более заметно стремление к разработке эффективной системы управления рисками в целом для предприятия. Составной частью такой системы часто бывает подсистема управления рисками именно в закупочной деятельности.
Развитие информационных технологий и электронный бизнес рассматриваются как наиболее перспективное направление, оказывающее огромное влияние на управление закупками (см. «ЭЖ» № 48, стр. 35).
Однако на основе анализа деятельности таких предприятий, как ООО «МинералГруп», ОАО «АО «САМ», ОАО «Старорусприбор», ОАО «Северсталь-авто» и др., и принимая во внимание данные тенденции, можно сделать следующие выводы:
· При массовом типе производства чаще всего используется централизованная модель закупок, то есть все закупки осуществляются одним подразделением. При серийном производстве общие потребности удовлетворяет централизованное подразделение, и существуют отделы, выполняющие закупки для своих нужд.
· В основном на предприятиях составляются 2 вида бюджета закупок: по стоимости закупаемых ТМЦ и по НДС по приобретенным ТМЦ.
· Информация об эффективности работы подразделений, связанных с закупками, для вознаграждения сотрудников либо используется недостаточно, либо не используется вообще.
· Информация в области управления закупками разбросана по отдельным системам в связи с историческим развитием информационных технологий на предприятии, а информационная поддержка реализована на разных программных продуктах.
· Среди наиболее популярных способов закупки фигурируют: закупка у одного источника по отдельным ТМЦ, запрос предложений.
Все это свидетельствует о том, что необходимо использование концепций, позволяющих на практике решать задачи координационного характера. Такой системной концепцией может стать контроллинг. Он на практике позволяет связать решение задач из области планирования, контроля, учета и анализа между собой, скоординировать их и делает возможным интеграцию всех функций управления в единое целое, что на данном этапе развития системы управления закупками является действительно актуальным.