Оборудование, находящееся в эксплуатации, требует постоянного обслуживания и ремонта. Служба главного механика просит на эти цели обычно много денег. Экономисты и финансисты всегда противятся этому, ссылаясь на то, что себестоимость не выдерживает столь высоких затрат, а топ-менеджмент никогда не знает, сколько же и когда объективно нужно выделять средств на ремонт оборудования и запчасти к нему. Разработка и внедрение на предприятии системы технического обслуживания и ремонта оборудования (ТОРО) помогает всем сторонам достичь взаимопонимания и принимать адекватные управленческие решения. В этом убедились участники мастер-класса в рамках Логистического форума-2007, организованного Институтом исследования товародвижения и конъюнктуры оптового рынка.
Прибыльность компании существенно зависит от грамотного использования оборудования: его технического обслуживания, ремонтов, своевременной замены. Поэтому построение системы управления комплексом оборудования актуально для многих промышленных предприятий. Существенный вклад в оптимизацию затрат на материально-техническое снабжение и повышение эффективности производственной деятельности, как свидетельствует опыт Сибирской угольной энергетической компании (СУЭК), вносит разработка и внедрение системы ТОРО. Так, она позволяет:
· навести порядок в учете производственного оборудования (основных средств);
· обеспечить прозрачность информации о затратах на ремонты;
· контролировать ход поставок запасных частей под конкретные ремонты;
· оптимизировать коэффициент готовности оборудования;
· оценивать стоимость ремонтных работ на разных предприятиях для принятия решения об аутсорсинге;
· определять ключевые показатели эффективности деятельности.
Размеры закупок МТР Чтобы разобраться в том, сколько, чего и когда нужно, и тем самым упорядочить работу службы снабжения, все МТР и затраты на них распределяют на три блока. Первый из них — МТР на поддержание текущей деятельности (не на ремонт оборудования). Это закупка ГСМ, взрывчатых веществ и т.д. Необходимое количество такого рода материально-технических ресурсов (МТР) определяется нормами их расходования и напрямую зависит от объема производственной деятельности. Второй блок — пополнение неснижаемого запаса. От производственной деятельности он зависит косвенно. Чтобы его поддерживать, необходимо понимание, что он представляет собой, как его поддерживать и в каком объеме, то есть нужна утвержденная норма неснижаемого запаса МТР на всякий случай, если что-то вдруг произойдет. Для оптимизации затрат на обеспечение текущей деятельности и пополнение неснижаемого запаса в СУЭКе воспользовались системой кустовых складов. Это позволило держать МТР не на каждом предприятии, а аккумулировать их на одном из таких складов, обслуживающем несколько предприятий в пределах их географической досягаемости и допустимого времени простоя оборудования. При этом высвободились значительные финансовые средства, замороженные в МТР на складе каждого предприятия, и сократилось общее количество «аварийного» запаса. Третий блок затрат — закупка запчастей для проведения ремонтов. Ремонт оборудования Затраты собственно на ремонт оборудования представляют собой достаточно крупную статью: они занимают третью позицию после зарплаты и затрат на закупку МТР. Чтобы оптимизировать эти затраты, надо знать ответы на вопросы: в каком состоянии находятся производственные фонды, как их ремонтировать, сколько на это требуется денег, в какие сроки они нужны? Это еще одна из задач управления производственными фондами. Используя систему «Парус», в СУЭКе провели структуризацию информации, относящейся к ремонту оборудования (схема 1). Затраты на ремонт разложили на две составляющие — работы и необходимые для него запчасти. Работы включают в себя затраты на использование трудовых ресурсов, вспомогательное оборудование, используемое в процессе проведения ремонта конкретного основного средства, и вспомогательные материалы (масла, дизельное топливо и т.д.). Такая структуризация информации позволяет в плане снабжения увидеть, что необходимо для ремонта конкретной единицы оборудования, какие работы, запчасти и т.д. Зная сроки проведения ремонтов, отделы снабжения могут оптимизировать свою деятельность и сократить издержки на необоснованные закупки МТР. При этом топ-менеджмент получает объективную информацию, чего, в каком количестве и когда требуется. Подобным образом структурируется информация и о закупках услуг производственного характера. При наличии перечня (справочника информационной системы) ремонтных работ и их стоимостной оценки по каждой единице оборудования появляется возможность выбора оптимального поставщика данных услуг. На основе такой информации можно принять и решение, что делать со своими ремонтно-механическими предприятиями (цехами): оставить их, сформировать дочерние компании и вывести ремонт на инсорсинг или нанять внешнюю компанию — передать на аутсорсинг. Один из критериев адекватности принимаемого управленческого решения — его экономическая целесообразность и обоснованность, оценить которые также помогает система ТОРО. Справочник основных средств Стержень системы — систематизированная полная информация об основных средствах в компании. Поэтому, чтобы система ТОРО заработала и приносила пользу, необходимо составить справочник всего имеющегося оборудования. При его формировании встает вопрос о классификации производственного оборудования. Это огромная и кропотливая работа, которая проводится исходя из управленческих задач, связанных с производством. Главное — не ошибиться в самом начале. Классификатор должен быть достаточно подробным, содержать разные уровни аналитики, которые могут понадобиться позже. Известны случаи, когда в некоторых компаниях приходилось всю эту работу переделывать по нескольку раз. При этом, по утверждению Сергея Стодольникова, руководителя аналитического департамента Центра корпоративных решений «Парус», следует различать номенклатурный справочник МТР, используемый в бухгалтерии, и справочник основных средств (производственного оборудования). К примеру, имеются два одинаковых двигателя с точки зрения начальной их стоимости, остаточной стоимости, амортизационной группы. Только один из них стоит в цеху, а другой на открытой площадке. Поэтому у них совершенно разные регламенты ремонта, несмотря на то что в бухгалтерском учете они считаются одинаковыми. В СУЭКе все производственное оборудование классифицировали с точки зрения выполняемых работ и сумели сформировать справочник с первого раза. Существуют и другие способы классификации, например по амортизационным группам, направлениям инвестиций в оборудование и др. В базу данных заносятся различные характеристики (схема 2) — дата выпуска, срок ввода, все произведенные ремонты и затраты на них. Когда вся необходимая информация есть в наличии, легко разрешить спор между службой главного механика и планово-экономическим подразделением, топ-менеджмент получает объективную информацию, есть ли смысл вкладывать дополнительные средства в ремонт или выгоднее купить новое оборудование, систематизируется работа службы материально-технического снабжения. Повышается качество принятия решений по расстановке оборудования, его выводу на ремонт, контролю гарантийных обязательств. В итоге затраты снижаются, эффективность деятельности повышается. МНЕНИЕ СПЕЦИАЛИСТА ЕЛЕНА БОРОДАЕНКО, ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА ПО ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ ОПЕРАЦИЯМ СУЭК, РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА ПО СОЗДАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМИ ФОНДАМИ: — Внедрение системы ТОРО позволяет решить целый комплекс задач производственной компании. Все затраты на техническое обслуживание и ремонты привязываются к конкретным единицам оборудования в разбивке по трудовым, материально-техническим ресурсам и ресурсам оборудования. Сотрудники дирекции по снабжению получают возможность вести контрактацию по ним и берут на себя обязательства по поставкам необходимых запчастей точно к запланированным ремонтам. Следующий этап развития ТОРО — решение оптимизационных и прогнозных задач по замене оборудования. Но при всей важности и полезности системы ТОРО она не может дать ни прямой экономии затрат на ремонты, ни обеспечить своевременную поставку запасных частей. Система может только предоставить прозрачную информацию, но не заменит необходимость принятия управленческих решений. Этот инструмент нужно использовать в совокупности с большим профессиональным опытом специалистов техническим служб.
