Повышение эффективности использования рабочего времени, снижение текущих затрат и, как следствие, себестоимости продукции требуют от руководителя не только экономического мышления, но и выдержки, настойчивости в достижении цели.
Картина маслом
Множество современных офисов достойны внимания Мастера, чтобы на века запечатлеть картины их жизни на монументальных живописных полотнах или в шедеврах литературы и кинематографа. Перипетии «Служебного романа» меркнут.
Утренний кофе, перекур, попудрить носик, обсудить вчерашний выпуск новостей, проверить электронную переписку с виртуальными друзьями, высказать на форуме ряд своих суждений по поводу глобального потепления, разложить от скуки пасьянс, встреча опоздавших сотрудников, разговор, снова кофе, снова перекур… Клиенты подождут, да и у них в офисе примерно такая же картина. А если кто и пришел, то тоже подождет, должен же он понимать…
Говорят, что руководитель одной компании провел чемпионат, кто быстрее на компьютере разложит пасьянс «косынку». Сотрудников, занявших первые три места, уволил, остальные на время «остепенились». На время!
Руководитель другой компании радовался новому менеджеру. С каждым сотрудником тот поговорит, выдаст задание, потом другое, отменив или уточнив предыдущее, согласует его, снова всех соберет. Лишь к вечеру сотрудники приступали к выполнению заданий, претендуя подчас на премиальные за «переработку».
Система регистрации
Если на производстве добиться планомерной загрузки работника, исключающей непроизводительное использование его рабочего времени, можно, установив жесткие нормы выработки конкретной продукции, то в офисе, на административных должностях это сделать сложно. Убеждения и уговоры, периодические проверки присутствия сотрудников или количества чаепитий и даже штрафы желаемых результатов не приносят.
Далеко не всегда оправдывают ожидания руководства и различные дорогостоящие системы регистрации прихода сотрудников на работу и времени перерывов.
Работник, вовремя прибежавший запыхавшись в офис, полдня будет приходить в себя, а не трудиться.
Руководитель одной московской фирмы периодически встречает своих сотрудников в течение 15 минут после начала рабочего дня, приветливо здороваясь с ними. Оказалось, что это весьма действенная мера в борьбе с опозданиями.
Тем не менее во многих компаниях количество работников, праздно шатающихся по коридорам или занимающихся «мыслительным процессом», может поразить любое воображение.
И это все тогда, когда рабочая сила, свойства и способности человека выступают в роли товара, имеют «потребительскую» стоимость. Уволить нерадивых можно, но без наведения порядка нет гарантии, что новые работники будут вести себя как надо.
Все взять на карандаш
Один из инструментов рационального повышения использования рабочего времени — регламентации деятельности. В некоторых компаниях для этого дополнительно нанимаются сотрудники или создается специальный отдел. Но в любом случае составление регламентов требует от руководителя выдержки, терпения, настойчивости.
Внедряются в практику подобного рода документы всегда постепенно и последовательно. «Резкие движения» могут вызвать отрицательные эмоции коллектива и увеличить текучку кадров, что приведет к обратному результату.
Регламентация работы офиса должна быть тесно связана с системой оплаты труда. Для большинства офисных работников, административно-управленческого персонала используется почасовая система оплаты труда на основе фактически отработанного времени. Отработанного, а не проведенного в стенах офиса. При этом многие специалисты по организации эффективного труда и эксперты считают, что система «оплаты» эффективнее системы штрафов, хотя работник в абсолютном исчислении может получить одну и ту же сумму.
Приходя на работу, каждый работник должен точно знать, что он должен делать в каких ситуациях, кроме выполнения своих прямых функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией.
Если человек опоздал, должен ли он об этом кому-то доложить? Устно или письменно? Кому, когда? Что делать после этого?
На каждый вопрос должен быть однозначный ответ, доступный любому сотруднику в любое время в течение рабочего дня. Это может быть как корпоративная база знаний, которую необходимо постоянно актуализировать, рассылая соответствующие сообщения всем сотрудникам, так и некий бумажный Журнал регламентов, за которым также необходимо постоянно следить, правильно хранить, организовать несложную систему нумерации документов и их поиска.
Должен быть и ответ на вопрос, как поступать сотруднику, если он по каким-либо причинам не выполнил своего ежедневного задания. При этом таковое должно быть, и работнику надлежит знать (то есть это должно быть записано в регламенте), что, например, «ответственность за выполнение заданий полностью в течение рабочего дня лежит на нем самом. Невыполнение текущих заданий дня в срок не является основанием для оплачиваемой переработки, а сама переработка допускается только с разрешения вышестоящего руководителя».
Структура регламента
Достоинство регламента в однозначном понимании его текста. С одной стороны, это простой документ, а с другой – очень подробный.
Обычно регламент содержит общие положения, перечень того, что можно, чего нельзя, какие санкции за нарушение.
Вводя те или иные санкции за нарушение регламентов, компания должна побеспокоиться о сотрудниках. К примеру, запрет принимать на рабочем месте пищу влечет необходимость оборудовать для этих целей специальную комнату или организовать питание в столовой.
Иногда компания оставляет за собой право прослушивать телефонные разговоры сотрудников с целью оценки качества обслуживания клиентов (уважение, профессионализм поведения, эффективность продаж продуктов и услуг, знание работы) и разработки программ обучения, повышения квалификации и т.д.
Но об этом тоже должно быть записано в регламенте, как и о допустимой или нежелательной форме одежды.
Всего один раз
Разработка регламентов деятельности офисных работников – работа нудная, кропотливая, ответственная. Она вызывает у ряда руководителей и сотрудников сомнение в необходимости введения таких мер. С одной стороны, они часто сопряжены с отрицательными эмоциями работников, а с другой – принуждают руководителей использовать непопулярные методы оплаты труда в соответствии с отработанным временем и качеством работы.
Тем не менее это один из способов контроля затрат, в том числе и фонда заработной платы. Тщательно прописанные регламенты, процедуры, технологические инструкции снижают зависимость руководства компаний от специалистов и «перегретого» рынка труда. Дробление различного рода операций и их документирование позволяют исполнять их менее квалифицированному персоналу. Следование документированным регламентам ограничивает инициативу работников по «оптимизации» стандартов офисной деятельности, но при этом значительно снижает ее риски.
Разработку регламентов деятельности можно выполнить один раз, а потом постоянно пополнять и обновлять накопленные документы. Интересно, что в советское время вузы готовили специалистов по научной организации труда, готовых аналитиков. А сегодня многие руководители отечественных компаний все больше смотрят на своих зарубежных коллег, пытаясь перенять лучший опыт.
ПРИМЕР ТЕКСТА РЕГЛАМЕНТА
Компания ожидает от работников фирмы прихода на работу вовремя. Однако руководство компании понимает, что могут случиться непредвиденные обстоятельства, что повлечет за собой опоздание или отсутствие на рабочем месте в течение целого рабочего дня. В случае возникновения подобных обстоятельств работник обязан лично известить непосредственного руководителя (или отдел кадров) по телефону в течение одного часа с начала рабочего дня и сообщить причину отсутствия. Если это отсутствие по болезни, то после получения листа нетрудоспособности работник обязан подтвердить получение бюллетеня своему непосредственному руководителю. Компания классифицирует отсутствие на работе следующим образом:
1) необоснованное отсутствие работника на рабочем месте и его неспособность появиться на работе вовремя рассматривается как отсутствие на работе;
2) к обоснованному отсутствию относятся различные виды отпусков, предусмотренные законодательством, выходные и праздничные дни, разрешенное отсутствие без сохранения содержания, отсутствие по болезни, подтвержденное документами, смерть членов семьи, исполнение государственных обязанностей.
В случае отсутствия на работе в форме опоздания к работнику применяется следующая схема дисциплинарных взысканий:
· первое опоздание – устное предупреждение;
· второе опоздание – письменное предупреждение;
· третье опоздание – отстранение от работы на 3 рабочих дня без сохранения содержания;
· четвертое опоздание – отстранение от работы на 5 рабочих дней без сохранения содержания;
· пятое опоздание – увольнение.
Запись о факте опоздания считается действительной в течение 6 месяцев и только после этого может быть удалена из файла сотрудника.
Аналогичная схема взыскания применяется к случаям «неинформирования руководителя или отдела кадров об опоздании или отсутствии на работе», а также в случае наличия замечаний о частых отлучках с рабочего места в течение дня.
РАБОТНИК ОБЯЗАН:
<… >
и) следить за своим внешним видом, чистотой обуви и прически; соблюдать нормы внешнего вида и личной гигиены.
Все сотрудники должны поддерживать самые высокие стандарты, касающиеся личной гигиены, включая регулярное принятие ванны, использование дезодорантов, иметь чистые руки и ногти и умеренно применять косметику.
На станциях картофеля и всех станциях кухни не разрешается ношение украшений, за исключением обручальных колец без камней. На остальных позициях ресторана девушкам разрешается носить обручальные кольца и небольшие серьги без камней. Для мужчин разрешено ношение только обручального кольца без камней.
Волосы должны быть постоянно чистыми, аккуратно причесанными (не касаться воротничка у мужчин).
Мужчины, работающие в ресторане, должны быть чисто выбриты. Разрешаются усы, если они аккуратные, чистые и по длине не заходят за уголки рта и не залезают за верхнюю губу.
Во время работы работники должны носить чистую, опрятную, выглаженную форму, принятую в «Макдоналдс».
Необходима соответствующая обувь: кожаные туфли на низком каблуке с нескользкой подошвой. Их следует чистить перед каждой сменой. Обувь должна быть темного цвета. Босоножки, спортивная обувь не разрешаются. <… >
ИСТОЧНИК: ВЫДЕРЖКА ИЗ «ПРАВИЛ ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА ДЛЯ РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ БЫСТРОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ «МАКДОНАЛДС»