Организация взяла в аренду офис на 11 месяцев. Поскольку офис расположен на первом этаже, принято решение заменить окна на современные с согласия арендодателя, но без возмещения им затрат. По окончании срока аренды договор будет пролонгирован.
В связи с этим возникли вопросы:
1.Как учесть расходы по замене окон в бухгалтерском и налоговом учете (ремонт основных средств)?
2.По какой форме должен быть составлен документ по установке окон (акт выполненных работ или КС-2)?
3.Можно ли продолжить начислять амортизацию после пролонгации договора?
1 Согласно п. 1 разд. IV Приложения 8 Положения о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений, утвержденного Постановлением Госстроя СССР от 29.12.73 № 279, полная смена ветхих оконных и дверных блоков относится к работам по капитальному ремонту зданий.
Следует отметить, что налоговые органы не всегда соглашаются с таким выводом. Однако арбитражная практика по аналогичному вопросу складывается в пользу налогоплательщиков. В частности, право налогоплательщика отнести к расходам на ремонт основных средств расходы, связанные с заменой окон, подтверждается Постановлением ФАС Северо-Западного округа от 20.11.2006 № А52-296/2005/2, постановлениями Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.11.2006, 20.11.2006 № 09АП-12845/2006-АК, от 06.10.2006, 13.10.2006 № 09АП-11056/2006-АК.
Согласно п. 1 ст. 260 НК РФ расходы на ремонт основных средств, произведенные налогоплательщиком, рассматриваются как прочие расходы и признаются для целей налогообложения в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены, в размере фактических затрат. Указанная норма применяется в отношении расходов арендатора амортизируемых основных средств, если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено (п. 2 ст. 260 НК РФ).
Следует отметить, что в силу п. 1 ст. 616 ГК РФ арендодатель обязан производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды. Следовательно, для признания расходов по замене окон экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ) необходимо, чтобы договором аренды была закреплена обязанность арендатора проводить капитальный ремонт арендуемого помещения.
Таким образом, в налоговом учете расходы, связанные с заменой окон, относятся к расходам текущего налогового периода (если организацией не предусмотрено создание резерва на ремонт основных средств). Данный вывод подтверждается также п. 5 ст. 272 НК РФ, в соответствии с которым расходы на ремонт основных средств признаются в качестве расхода в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены, вне зависимости от их оплаты с учетом особенностей, предусмотренных ст. 260 НК РФ.
Порядок признания расходов в бухгалтерском учете определен ПБУ 10/99 «Расходы организации». Согласно п. 6 указанного ПБУ расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:
· расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
· сумма расхода может быть определена;
· есть уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.
Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.
Расходы подлежат признанию в бухгалтерском учете независимо от намерения получить выручку, прочие или иные доходы и от формы осуществления расхода (денежной, натуральной и иной) (п. 17 ПБУ 10/99).
Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 17 ПБУ 10/99).
На основании указанных норм можно сделать вывод, что в бухгалтерском учете рассматриваемые расходы должны быть признаны единовременно в момент их осуществления (по дате акта).
2 Акт о приемке выполненных работ (унифицированная форма № КС-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 11.11.99 № 100) применяется для приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений.
Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции, услуг (ОК 004-93), утвержденным Постановлением Госстандарта РФ от 06.08.93 № 17, в группу «Услуги по проведению общих строительных работ по возведению зданий и сооружений» (код 4520000) включены работы по монтажу оконных блоков, витражей, перегородок (из алюминиевых сплавов, стальных и прочих) (код 4520111), устройство перегородок и заполнение оконных проемов стеклоблоками (код 4520311).
C другой стороны, ремонт и замена оконных коробок (код 9314109) включены в группу «Услуги по ремонту жилищ (квартир, домов) и строительству индивидуального жилья» (код 9314000).
Таким образом, монтаж окон может производиться как в рамках строительства, так и в рамках ремонтных работ, не относящихся к строительно-монтажным.
Исходя из сказанного считаем, что замена окон может быть оформлена как актом по форме № КС-2, так и актом на выполнение работ, составленным в свободной форме. То есть документальное оформление работ по замене окон актом в свободной форме не может быть признано ненадлежащим оформлением.
3 Так как работы по замене окон являются ремонтными работами, затраты по их замене включаются в состав текущих расходов. Амортизация на стоимость таких работ не начисляется.