Во все времена человечество мечтало найти средство от всех недугов и болезней. До сих пор не нашло. Поэтому всякий раз перед тем, как назначить лечение, устанавливают диагноз. От того, насколько точно он поставлен и соответствует причине возникновения расстройства, зависит эффективность лечения. Понять состояние тела и души — провести диагностику важно также перед каким-либо начинанием, реализацией намерений. Так и в бизнесе.
Отправляясь в путь к намеченной цели, необходимо оценить свои силы и возможности, проверить снаряжение, запасы воды и пропитания, поймать попутный ветер.
В бизнесе это означает, что для осуществления хозяйственной деятельности каждая компания в каждый момент времени должна знать и понимать, соответствуют ли ее организация, персонал, используемые технологии, система управления поставленным целям, способна ли она их достичь и когда.
Все это требует всестороннего тщательного исследования и анализа, насколько бесперебойно и эффективно функционирует система в целом и все ее взаимосвязанные составные части. То есть для получения целостной картины состояния дел компании проводится диагностика системы управления. При этом необходимо:
· установить ее сильные и слабые стороны;
· найти те «точки», воздействуя на которые можно улучшить состояние дел;
· определить возможности и средства, которыми руководитель располагает для системного и целенаправленного воздействия на ход событий.
Диагностика системы управления позволяет выявить проблемы в деятельности компании и параметры, влияющие на ее результат, предотвратить повторение типичных ошибок, разработать план необходимых изменений для повышения управляемости и эффективности компании.
Диагностика обычно начинается с серии интервью, цель которых определить, как организована текущая работа по функциональным направлениям.
Собираются данные, мнения различных категорий сотрудников о состоянии дел в компании, их оценки. Дополнительно изучаются и анализируются различные документы. Далее определяются показатели, по которым оценивается работа конкретного функционального направления. При этом необходимо понять, насколько используемые показатели адекватны стратегическим целям.
Надо помнить, что диагностика и сбор данных — это не одно и то же. «Данные» означают упорядочивание фактов. «Диагностика» — придание им смысла и «веса», расстановка приоритетов и определение взаимоотношений между фактами, включая и те, которые вызваны самой диагностикой.
Собранные данные не должны иметь домыслов, предположений, сведений, не относящихся к анализируемой ситуации. Результатом диагностики являются не «данные», а информация как основа для принятия решений и побуждающая к действиям.
Александр Долгоруков, член Национальной гильдии профессиональных консультантов, руководитель группы «Социальный Дизайн», считает, что факты не упрямая вещь, они не говорят сами за себя. Ими оперируют люди, у которых могут быть различные ценности и различные представления о том, что считать существенным и несущественным. Необходимо терпеливо собирать и анализировать наборы фактов, которые составлены различными людьми в компании. За оценками сотрудников того, что происходит в компании, так или иначе скрываются их ценности — один из ресурсов, который определяет судьбу компании в целом. Это понимание ценностей людей — едва ли не самый главный результат диагностики.
Многие консультанты советуют первостепенное внимание уделять диагностике иерархической организационной структуры компании как одного из факторов, оказывающего воздействие на сотрудников, определяющего распределение и контроль ресурсов.
Люди в компании должны быть расставлены в соответствии со своим духовным опытом, профессиональными знаниями, когнитивными навыками, опытом работы, способностями к управленческой деятельности. Именно это и должно быть предметом диагностики организационной структуры системы управления.
По словам генерального директора Научно-внедренческой компании «Позиция» Валерия Желябина, то, что совсем недавно решалось интуитивно, сегодня можно выразить количественно:
· управленческие способности руководителей и специалистов;
· характер сложившихся управленческих связей;
· ключевые свойства системы управления: надежность, управляемость и адаптивность (гибкость).
Благодаря этому диагностика превращает искусство управления в технологию.
Существенное влияние на состояние дел в компании имеют корпоративная культура, социальные нормы и установки поведения, регламентирующие действия сотрудников, способность коллектива учиться новому, реальная система духовного и материального поощрения.
Диагностика используемых технологий направлена на выявление технологического застоя и уменьшение суммарных издержек.
Но самым важным объектом диагностики должны быть интересы владельцев бизнеса. Без этого невозможно ни разрабатывать стратегию развития, ни строить систему управления, ни формировать систему контроля, обеспечивающую регулярное поступление объективной и достоверной информации.
Однако диагностировать недуг и даже излечить его мало. Следить за состоянием здоровья необходимо постоянно. Поэтому и предприятие должно регулярно сдавать «анализы», контролировать основные показатели своей деятельности на соответствие поставленным целям.
МНЕНИЕ
ТАТЬЯНА РУМЯНЦЕВА, ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР КОМПАНИИ ENERGY CONSULTING/BUSINESS SERVICE:
—Чтобы определить, как должно быть, нужно понять, а как есть сейчас, то есть провести диагностику. А это означает описать шаг за шагом, например, бизнес-процесс составления бухгалтерской отчетности. Сюда входит проведение интервью с сотрудниками и руководителями компании, изучение внутрифирменных документов, тестирование установленных процедур, экспертные оценки.
Описывается не только, что делается и в какой последовательности, но и в какие сроки, какими подразделениями.
На основе такого описания и его изучения делается заключение о том, насколько эффективен или нет существующий процесс, определяются возможности и способы повышения его эффективности.
Результат диагностики — описание, как должно быть, и пути его достижения, то есть способы «лечения».
«Смешно оснастился ты для этого мира...»
ИТ-АУДИТ ПРЕДПРИЯТИЯ
ИРИНА ПАНАСЕНКОВА,
КОМПАНИЯ «ПЛАНЕТА ИВ»
Значение слова «аудит» происходит от латинского auditus — слух. В современной трактовке «аудит» — это проверка какой-либо деятельности на соответствие стандартам и правилам в области этой деятельности. Однако не стоит забывать «об истоках», так как очень важно в процессе проведения аудита выслушать руководителя каждого подразделения и ключевых участников производственного процесса, чтобы получить модель ИТ-инфраструктуры, адекватную особенностям бизнес-процессов данного предприятия.
Необходимость проведения ИT-аудита и его эффективность не всегда очевидны для руководителей компании, однако следует учитывать, что для развивающегося бизнеса важен грамотный план внедрения эффективной автоматизации, хотя некоторые предпочитают «лоскутное одеяло».
Процесс исследования ИТ-инфраструктуры предприятия можно описать следующим образом.
Цель:
· Эффективное использование аппаратных и программных ресурсов во всех структурах предприятия и производственных процессах.
· Построение гибкой масштабируемой автоматизированной системы управления и контроля бизнеса.
· Задачи:
· Рациональное использование информационного пространства и информационных ресурсов.
· Оптимизация хранения и поиска информации.
· Обеспечение безопасности, надежности и целостности хранящейся информации; минимизация затрат на выполнение производственных операций.
Что входит в аудит:
· Диагностика состояния ИТ-среды, то есть оценка используемого компьютерного оборудования, программного обеспечения, коммуникаций, уровня квалификации ИТ-специалистов.
· Сбор информации об оперативной деятельности подразделений.
· Сбор требований к документообороту и обмену данными между подразделениями.
· Как делают:
· ИТ-аудиторы ходят, смотрят и беседуют с руководителями подразделений и отдельными участниками производственных процессов согласно предварительному плану-графику работ, содержащему в себе согласованный список ответственных лиц (от заказчика и исполнителя).
· Выясняют техническое состояние аппаратных устройств, проводят инвентаризацию всех единиц компьютерной техники. Сроки проведения подобных операций зависят от количества рабочих мест (6—8 недель на 200—300 рабочих мест).
Что получают ИТ-аудиторы:
· Картину состояния технического парка, кабельных систем, серверного хозяйства.
· Состояние программного обеспечения.
· Оценку квалификации сотрудников ИТ-подразделения и качества их работы, а также оценку уровня компьютерной грамотности пользователей.
· Субъективную оценку собственных бизнес-процессов со стороны лиц заказчика.
Что предлагается заказчику:
Итоговый отчет о выполненных работах, который содержит:
· Анализ имеющейся ИТ-инфраструктуры и рекомендации по ее изменению.
· Оценку работ по интеграции различных автоматизированных систем в существующую ИТ-инфраструктуру.
· Описание пожеланий заказчика, которые не могут быть реализованы в существующей инфраструктуре и потребуют доработки, оценку времени и стоимости этой доработки.
· План построения устойчивой к отказам и сбоям аппаратной инфраструктуры.
· Описание всевозможных рисков хранения и использования данных и способы снижения каждого из них.
· Оценку качества работы существующей ИT-службы и рекомендации по изменению ее структуры и методов работы.
Итоговый отчет позволит компании (совсем как у Франца Кафки) понять, смешно ли она оснастилась для этого мира.