Кто был в командировке, тот знает, что расходы на проезд не ограничиваются покупкой билетов на самолёт или поезд. Порой до нужной организации добираешься на нескольких видах городского транспорта, а то и на такси. Подлежат ли такие затраты возмещению? Давайте разберемся.
Ситуация. Предприятие возмещает командированным в другие города работникам расходы на проезд в транспорте общего пользования (автобус, трамвай, троллейбус) от вокзала, расположенного в черте населенного пункта, до организации, в которую они командируются. В связи с отсутствием общественного транспорта по определенным маршрутам и по иным причинам иногда возникает необходимость воспользоваться услугами такси.
1.Как учитывать в налоговом учете при исчислении НДФЛ и налога на прибыль суммы возмещения работникам их расходов на городской транспорт в «чужом» городе?
2.Можно ли учитывать расходы командированных работников на такси?
3.Какими документами подтверждаются такие расходы?
4.Есть ли связь между суточными и расходами на внутригородской транспорт?
1 Существует мнение, что командированным работникам следует возмещать их расходы на общественный транспорт только в том случае, если пункт прибытия (аэропорт, вокзал, пристань) расположен вне населенного пункта, являющегося местом командировки. Такая позиция основывается на содержании п. 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 (далее — Инструкция), согласно которому командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
Однако необходимо учитывать, что Инструкция продолжает действовать только в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, ст. 168 которого устанавливает, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
· расходы по проезду;
· расходы по найму жилого помещения;
· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
· иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Как видим, из приведенной статьи вовсе не следует, что расходы на проезд от пункта назначения, расположенного в пределах города или иного населенного пункта, до организации, куда должен прибыть командированный работник, не подлежат возмещению. При этом необходимо учитывать, что обычно командирование осуществляется именно в конкретную организацию.
Пункт 3 ст. 217 НК РФ, в частности, устанавливает, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок.
Из приведенного положения следует, что суммы возмещения расходов работника по оплате проезда в аэропорт или на вокзал в местах назначения не облагаются НДФЛ. При этом законодатель не оговаривает, что аэропорт или вокзал должны находиться вне населенного пункта.
Обсуждаемые затраты организации учитываются и в целях налогообложения прибыли. Это следует из подп. 12 п. 1 ст. 264 ГК РФ. Согласно данной норме к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, куда включаются и расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. В данном случае затраты организации вообще не детализируются, как это делается в п. 3 ст. 217 НК РФ.
2 До нынешнего года Минфин РФ считал, что расходы командированных работников на такси не подлежат возмещению. В противном случае суммы возмещения подлежат обложению НДФЛ и не должны включаться в состав расходов при исчислении налога на прибыль. В настоящее время позиция данного ведомства изменилась.
Так, в Письме Минфина РФ от 22.05.2007 № 03-03-06/2/82 разъясняется, что расходы на проезд работника на такси в аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), при условии подтверждения их экономической целесообразности (п. 1 ст. 252 НК РФ).
По нашему мнению, с учетом вышеприведенных аргументов данные разъяснения можно распространить на поездки как в аэропорт или на вокзал, так и обратно, независимо от того, расположены ли они внутри населенного пункта или нет. Для обоснования экономической целесообразности работник в отчете о командировочных расходах может указать причину использования именно этого вида транспорта.
Из Письма УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271 следует, что сумма компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в такси в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок не является доходом командированного работника, облагаемым НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Данные разъяснения можно распространить также на случаи, при которых аэропорт или вокзал находятся в пределах населенного пункта.
Следует отметить, что арбитражные суды и ранее признавали правомерность налогового учета сумм возмещения командированным работникам их расходов на такси.
АРБИТРАЖНАЯ ПРАКТИКА
ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 02.02.2005 № А56-17467/04, принимая решение в пользу налогоплательщика, указал, в частности, следующее.
Расходы, связанные с командировками, учитываются в целях обложения налогом на прибыль при наличии подтверждения о производственном характере поездки (командировки). Судебные инстанции, оценив представленные организацией доказательства, в том числе счета с указанием в них уплаченных за проезд сумм, пунктов назначения и времени оказания услуг такси, признали, что спорные расходы могут быть отнесены к командировочным расходам. Налоговый орган не оспаривает, что данные расходы связаны с производственной деятельностью налогоплательщика. Выводы судов первой и апелляционной инстанций являются правильными.
Обратим внимание на то, что суд даже не счел необходимым рассматривать вопрос о целесообразности поездок именно на такси, а не на другом виде транспорта. Он лишь ограничился констатацией производственного характера поездок. Действительно, если организация имеет финансовые возможности оплачивать поездки командированных работников в такси, то почему ее надо в этом ограничивать, если речь идет о коммерческой организации.
3 Для подтверждения своих расходов на поездки в транспорте общего пользования и в такси командированные работники должны представить документы, подтверждающие их затраты. Какими они должны быть?
Минфин РФ в Письме от 29.12.2006 № 03-01-15/12-383 ответил на вопрос о применении бланков строгой отчетности при реализации населению проездных билетов и талонов для проезда в наземном городском общественном транспорте. Из данного Письма, в частности, следует, что до утверждения новых форм билетов и талонов транспортные организации могут применять при расчетах с пассажирами ранее утвержденные формы проездных документов. Следовательно, такими документами могут подтверждаться расходы работников на проезд в транспорте общего пользования.
Что касается документов, подтверждающих расходы на такси, то из Письма УФНС по г. Москве от 10.05.2006 № 22-12/38377 следует, что до настоящего времени Минфином РФ не утверждались какие-либо квитанции по приему наличных денег от населения (пассажиров) за услуги по перевозке в этом виде транспорта. Поэтому хозяйствующие субъекты, оказывающие такие услуги, при наличных денежных расчетах обязаны применять ККТ и выдавать в момент оплаты кассовые чеки. В данном Письме также указывается на возможность применения модели кассового аппарата «ЭЛВЕС МИКРО-К» версии 01. (Видимо, имеется в виду, что эта модель своими размерами не обременяет водителя.) Следовательно, расходы работников на такси должны подтверждаться выданными им при расчете кассовыми чеками.
А как быть, если водитель такси заранее предупреждает, что в подтверждение оплаты проезда может выдать иной документ? Из Письма Минфина РФ от 27.12.2005 № 03-01-20/6-247 следует, что на практике применяется квитанция, утвержденная Письмом данного ведомства от 16.06.94 № 16-30-64. Использование этого документа при расчетах за услуги такси Минфин РФ не одобряет, указывая, что данная квитанция предназначена для оформления доставки товаров покупателям, разъясняя необходимость выдачи пассажирам кассовых чеков.
Что ж, в таких случаях «странствующим и путешествующим» остается сделать выбор — попробовать добраться до нужной организации на другом виде транспорта или согласиться принять от водителя такси обещанный документ. По нашему мнению, неприменение хозяйствующими субъектами ККТ не должно лишать командированных работников их права на возмещение предусмотренных законодательством расходов, а организации — отражения в налоговом учете своих затрат по возмещению. Однако выданный документ должен отвечать критериям, позволяющим относить его к документам, на основании которых организации могут учитывать свои расходы. При этом работник в своем отчете может сослаться на то, что в месте проведения командировки не практикуется выдача кассовых чеков в подтверждение оплаты проезда на такси, услугами которого он был вынужден воспользоваться в силу определенных обстоятельств. Правда, проверяющие могут не согласиться с такой точкой зрения.
4 Предназначение суточных — возместить работнику его дополнительные расходы на личные надобности (прежде всего на питание) в период командировки. Поэтому данный вид возмещения не имеет никакой связи с возмещением затрат на проезд, в том числе расходов на внутригородской транспорт.