Реальные документы в виртуальном пространстве

С принятием Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 1-ФЗ) у органов Федерального казначейства появилась возможность существенно оптимизировать документооборот с участниками бюджетного процесса.

 

Несмотря на то что Закон № 1-ФЗ действует уже пять с лишним лет, «виртуальные» документы, заверенные электронной цифровой подписью (далее — ЭЦП), — явление пока еще довольно редкое как для бизнес-структур, так и для государственных органов. Объясняется это отсутствием:

·        функциональных автоматизированных рабочих мест у контрагентов;

·        специального оборудования для использования ЭЦП (ввиду большой стоимости данное оборудование доступно не всем бюджетным учреждениям);

·        специальных защищенных каналов связи;

·        порядка ведения делопроизводства электронных документов (их регистрация, учет и хранение, архивное делопроизводство).

Тем не менее преимущества документооборота по безбумажной технологии давно оценили в органах Федерального казначейства. В этом плане интересен опыт Управления Федерального казначейства по Хабаровскому краю (далее — УФК), которое перешло на безбумажный обмен документами с учреждениями Центробанка еще в 1996 г.

Первоначально казначейство передавало в электронном виде платежные поручения на списание средств со счетов и получало в электронном виде выписки по счетам с отражением всех операций. Это позволило автоматизировать процесс обработки большого объема платежных операций. Электронный документооборот был установлен и с краевой администрацией, налоговыми органами, отделениями Пенсионного и Медицинского фондов, а также с Фондом социального страхования.

Для организации электронного документооборота с применением электронно-цифровой подписи с распорядителями и получателями средств федерального бюджета было установлено специальное программное обеспечение и оборудованы автоматизированные рабочие места распорядителей. Это позволило полностью автоматизировать процесс распределения объемов финансирования расходов и лимитов бюджетных обязательств, доводимых расходными расписаниями.

В 2004 — начале 2005 г. суть электронного документооборота заключалась в том, что клиенты УФК присылали в казначейство структурированные файлы с теми или иными документами, подписанными ЭЦП клиента. Обмен велся теми документами, которые не требовали представления в органы Федерального казначейства подтверждающих документов.

А два года назад органы Федерального казначейства на местах стали пользоваться системой электронного документооборота (далее — СЭД), состоящей из нескольких контуров.

Контур № 1 предназначен для обмена информацией между Центральным аппаратом Федерального казначейства и УФК по субъектам РФ.

Контур № 2 используется органом Федерального казначейства и бюджетным учреждением, финансируемым из федерального бюджета.

В Контуре № 3 работают орган Федерального казначейства и финансовые органы субъектов РФ и местного бюджета.

Внедрение СЭД в Хабаровском крае началось с августа 2005 г., когда краевое УФК стало обмениваться электронными документами с Центральным аппаратом Федерального казначейства и территориальными УФК. Первоначально происходил обмен расходными расписаниями, извещениями о принятии на учет (аннулировании) расходных расписаний, квитанциями о загрузке файлов с расходными расписаниями, то есть документами, предусмотренными Приказом Минфина России от 10.06.2003 № 50н. Уже в результате внедрения 1-го Контура СЭД удалось обеспечить гарантированную доставку документов получателю.

Но основным объектом внедрения стал 3-й Контур, так как от него зависит работа по кассовому обслуживанию исполнения бюджета субъекта РФ и бюджетов муниципальных образований.
С 1 января 2006 г. в этом плане нагрузка на органы Федерального казначейства существенно увеличилась в связи с реализацией положений Бюджетного кодекса РФ и Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» при сохранении той же численности работников.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота остается приоритетной задачей органов Федерального казначейства, так как объем их работы возрос настолько, что надлежащее исполнение бюджетов стало невозможно без сведения к минимуму ручной обработки информации.

 

Преимущества перехода органов казначейства на электронный документооборот:

·        оперативность обмена информацией между всеми участниками бюджетного процесса;

·        увеличение скорости обработки документов;

·        сокращение неоднократной ручной обработки документов, что исключает возможные ошибки (так называемый человеческий фактор);

·        сокращение транспортных расходов бюджетных учреждений;

·        возможность автоматической обработки документов распорядителей средств;

·        возможность формирования резерва рабочего времени и соответственно оптимизация численности специалистов как бюджетного учреждения, так и органов Федерального казначейства.