Зачастую работник согласно графику уходит в отпуск после окончания периода, за который он предоставлен. Является ли это нарушением? Могут ли северяне реализовать при этом свое право на оплату проезда к месту отдыха?
Ситуация. Работник Крайнего Севера имеет право на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно за период с 16.06.2005 по 15.07.2007, а отпуск ему предоставляется по графику с 20.07.2007. Сохранится ли у него в этом случае право на льготу? Если такая льгота сохранится, то сможет ли организация учесть расходы по оплате стоимости проезда при расчете налога на прибыль?
Проанализируем основные положения ст. 122, 123 и 325 ТК РФ, касающиеся данного вопроса.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Отпуск за второй и последующие годы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленных в данной организации.
Очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с их графиком, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Этот график обязателен как для работодателя, так и для работника.
Лица, работающие в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Размер, условия и порядок компенсации таких расходов для лиц, работающих в других организациях, устанавливаются органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, коллективными договорами и локальными нормативными актами. Такие выплаты являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник не воспользовался правом на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно.
Как мы видим, законодатель использует такие понятия, как «календарный год» (с 1 января по 31 декабря), на период которого утверждается график отпусков, и «рабочий год», чаще всего не совпадающий с календарным и являющийся индивидуальным в отношении конкретного работника. При этом, на наш взгляд, законодатель не связывает жестко дату предоставления отпуска с временными границами рабочего года. Важно, чтобы он предоставлялся до окончания календарного года согласно утвержденному графику. Поэтому предоставление отпуска через несколько дней после окончания очередного рабочего года не является нарушением (если, конечно, работнику не должны были в обязательном порядке дать возможность отдохнуть ранее). Тем более это не лишает его права на предусмотренную законом оплату проезда к месту проведения отпуска и обратно.
Из содержания ст. 325 ТК РФ следует, что предусмотренное данной статьей право на оплату проезда остается нереализованным только в том случае, когда работник при предоставлении ему отпусков в течение двухгодичного периода не обращается к работодателю за соответствующей компенсацией. Тогда он не вправе требовать в течение очередного двухгодичного периода дважды оплатить ему проезд при предоставлении ежегодных отпусков.
Таким образом, в данной ситуации организация обязана оплатить работнику стоимость проезда к месту использования отпуска и обратно независимо от того, что дата его предоставления согласно графику отпусков вышла за пределы очередного рабочего года.
Согласно п. 7 ст. 255 НК РФ расходы работодателя на выплаты, предусмотренные ст. 325 ТК РФ, относятся к расходам на оплату труда. Поскольку такие выплаты будут осуществлены правомерно, то они могут быть учтены при исчислении налога на прибыль.