Одной из многочисленных обязанностей, которые законодательство возлагает на организации и индивидуальных предпринимателей, является ведение кадровой документации.
Не стоит забывать, что ее нарушение грозит обернуться для самого работодателя или его должностного лица материальными, административными или даже уголовными санкциями. Попытаемся обобщить случаи, когда такое может произойти.
Итак, работодатель несет юридическую ответственность, если он…
…небрежно обращался с персональными данными
Согласно статье 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Кодексом и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.
Так как персональные данные — это один из видов конфиденциальной информации (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»), охрана их предусмотрена и ст. 13.14 КоАП РФ. В соответствии с ней в ситуации, когда должностное лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, на него возлагается штраф в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб.
Помимо этого, к сотруднику, ответственному за хранение персональной информации работников, работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, установленных ст. 192 ТК РФ, вплоть до увольнения. Дело в том, что подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ содержит основание для увольнения — разглашение виновным персональных данных своего коллеги.
Гражданский кодекс РФ предусматривает защиту нематериальных благ граждан, включая неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, честь, доброе имя, деловую репутацию. Соответственно гражданско-правовая ответственность установлена в виде денежной компенсации за причиненный моральный вред или имущественный ущерб и обязанности опровержения сведений, порочащих честь, достоинство или деловую репутацию работника (ст. 150—152 ГК РФ).
…пытался обмануть Пенсионный фонд
В силу статьи 25 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, представляемых ими для установления и выплаты трудовой пенсии. А работодатели, кроме того, отвечают за достоверность сведений, представляемых для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.
При невыполнении или ненадлежащем выполнении указанных обязанностей и выплате в связи с этим излишних сумм трудовой пенсии работодатель и пенсионер возмещают пенсионному органу причиненный ущерб в порядке, предусмотренном законодательством.
По таким правонарушениям существует многочисленная судебная практика. Например, постановления ФАС Уральского округа от 06.03.2006 № Ф09-1362/06-С1; Центрального округа от 21.03.2006 по делу № А09-13096/05-23; Северо-Западного округа от 31.08.2005 № А44-1175/05-8.
В данном случае возмещение ущерба производится в первую очередь за счет гражданина, которому была переплачена пенсия. Ответственность работодателя в виде возмещения ущерба является дополнительной и применяется только в случае невозможности удовлетворения требований за счет работника-пенсионера, фактически получившего излишние суммы. Указанная позиция отражена в п. 17 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 № 79 «Обзор практики разрешения споров, связанных с применением законодательства об обязательном пенсионном страховании».
…не вел первичную документацию
Нарушения правил ведения трудовой документации в организации могут выявить представители налоговых органов.
Дело в том, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы должны составляться по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если унифицированная форма не утверждена, организация сама вправе разработать такой документ с соблюдением требований действующего законодательства о наличии обязательных реквизитов.
При этом отсутствие любого из обязательных реквизитов будет расценено как отсутствие первичного документа. Отсутствие в компании Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, а также отсутствие в первичных учетных документах какого-либо из обязательных реквизитов в соответствии с п. 3 ст. 120 Налогового кодекса РФ квалифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
По указанным основаниям согласно ст. 120 НК РФ к организации могут быть применены следующие меры ответственности:
· если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, то это влечет взыскание штрафа в размере 5 тыс. руб.;
· те же деяния, если они совершены в течение более одного налогового периода, влекут взыскание штрафа в размере 15 тыс. руб.;
· те же деяния, если они привели к занижению налоговой базы, влекут взыскание штрафа в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.
…не хранил архив
В силу ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» любой хозяйствующий субъект обязан хранить документы, связанные с его деятельностью.
В настоящее время порядок и сроки хранения кадровых документов регламентируются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Решением Росархива от 06.10.2000 (далее — Перечень), и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.88.
А для трудовых книжек сроки хранения установлены п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек): невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.
В соответствии со ст. 27 Закона об архивном деле за нарушение законодательства, в том числе за уничтожение документов в нарушение предусмотренных Перечнем сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную российским законодательством.
Административная ответственность предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
· на граждан — в размере от 100 до 300 руб.;
· на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
Если же официальные документы были уничтожены из корыстной или иной личной заинтересованности, то виновный согласно п. 1 ст. 325 УК РФ наказывается штрафом в размере до 200 тыс. руб. или в размере заработной платы или иного дохода за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до 2 лет, либо арестом на срок до 4 месяцев, либо лишением свободы на срок до 1 года.
…нарушил правила ведения трудовых книжек
Пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) руководителя.
В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение Правил ведения и хранения трудовых книжек к виновным в такого рода правонарушениях должностным лицам применяются штрафы, а также дисквалификация на срок до 3 лет.
Не исключена и возможность наказания виновного по нормам УК РФ. Если сотрудник, ответственный за работу с трудовой документацией, повредил или уничтожил трудовую книжку из корыстной или иной личной заинтересованности (например, по указанию работодателя, не желающего выдавать ее уволенному работнику), он, как и при уничтожении других официальных документов, будет отвечать по ст. 325 Уголовного кодекса РФ.