В последнее время в объявлениях о поиске сотрудников на ту или иную вакансию принято наряду с заработной платой указывать и социальный пакет, то есть набор бонусов, бесплатно предоставляемых работникам (питание, оплата мобильной связи, занятий в спортклубе и т.п.). В некоторых компаниях к подобным бонусам относится и служебный транспорт.
Путевой лист или доверенность?
Если менеджеру в дополнение к служебной машине не полагается личный водитель и он будет сам ею управлять, то работодателю изрядно придется поломать голову над тем, как оформить право своего сотрудника на управление автомобилем. Нужно ли менеджеру среднего звена выдавать путевой лист как штатному шоферу или достаточно обычной доверенности?
В поисках ответа обратимся к Правилам дорожного движения, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 23.10.93 № 1090. В соответствии с п. 2.1.1 Правил водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников милиции передавать им для проверки:
· водительское удостоверение;
· регистрационные документы и талон о прохождении техосмотра;
· документ, подтверждающий право владения, пользования, распоряжения транспортным средством;
· в установленных случаях путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз;
· страховой полис ОСАГО.
Из этого перечня видно, что по общему правилу водитель должен иметь при себе документ, подтверждающий право владения автомобилем (именно таким документом является доверенность). А путевой лист необходим только в случаях, установленных законами и иными нормативными актами. Сложность в том, что законодательство четкого перечня подобных случаев не устанавливает.
Устав автомобильного транспорта РСФСР не содержит указаний на то, должен ли оформляться путевой лист, если в обязанности управляющего автомобилем работника не входит перевозка грузов или пассажиров. Однако ст. 47 Устава гласит, что записями грузоотправителя (грузополучателя) в путевом листе оформляется пользование автомобилем с оплатой работы по повременному тарифу.
А Постановление Госкомстата РФ от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте», утвердившее форму путевого листа легкового автомобиля (форма № 3), разъясняет, что он является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.
На основании этих нормативных актов можно сделать вывод, что оформлять путевой лист следует, только если это необходимо для оплаты труда водителя. А учитывая, что менеджеру служебный транспорт выдается не для перевозки грузов или пассажиров, значит, оформлять путевой лист не нужно. Организации достаточно выдать своему сотруднику доверенность на управление машиной.
На служебном транспорте по своим делам
Иногда работник получает не только служебный транспорт, но и согласие работодателя использовать его в нерабочее время «в разумных пределах».
О такой ситуации, рассказал в своем письме О.И. Фишер из Перми. По соглашению с работодателем специалист предприятия получил возможность использовать служебную машину в личных целях. При этом предприятие, чтобы исключить претензии со стороны налоговиков, не будет относить затраты на ГСМ на расходы.
Мы полагаем, что, хотя такое положение дел не вызывает возражений ни у работника, ни у работодателя, налоговые последствия могут быть неблагоприятными для них обоих.
Во-первых, у организации возникает необходимость удержать со своего работника налог на доходы физических лиц на полученный им от работодателя доход в виде безвозмездного пользования автомобилем в личных целях.
В соответствии с п. 1 ст. 211 Налогового кодекса РФ при получении гражданином-налогоплательщиком дохода от организаций и индивидуальных предпринимателей в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества база НДФЛ определяется как их стоимость, исчисленных исходя из цен, устанавливаемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 40 НК РФ (то есть по рыночной цене).
Таким образом, организация в качестве налогового агента обязана начислить работнику, который с согласия работодателя использует автомобиль в личных целях, НДФЛ на стоимость этой услуги.
Во-вторых, отказ работодателя относить затраты на ГСМ на расходы в целях исчисления налога на прибыль организаций может пойти в разрез с интересами участников ООО или акционеров АО. Статья 44 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» обязывает руководителя и членов совета директоров ООО действовать в интересах общества добросовестно и разумно. Аналогичная норма содержится и в ст. 71 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».
Сознательную переплату налога на прибыль с точки зрения данных законов нельзя назвать добросовестной и разумной мерой. Если участник ООО или акционеры, владеющие в совокупности не менее чем 1% размещенных обыкновенных акций АО, полагают, что такая мера причинила их хозяйственному обществу убытки, то они вправе обратиться в суд с иском к руководству общества о возмещении этих убытков.
Если же организация все же решит относить затраты на приобретение горюче-смазочных материалов на расходы, то ей для этого придется раздельно учитывать ГСМ, которые были использованы в связи с исполнением служебных обязанностей, и ГСМ, израсходованные в тот период, когда машина использовалась в личных целях. На практике организовать подобный учет будет очень непросто.
Таким образом, включение в договор с работником условия о безвозмездном использовании автомобиля чревато претензиями со стороны как налоговиков, так и собственников предприятия.