В «ЭЖ» № 25 рассматривался экономический эффект от внедрения ИТ-систем. Были предложены методики анализа затрат, однако для полноты картины не хватает алгоритма расчета выгод от реализации проекта.
Посчитать издержки разработки и тем более внедрения уже существующей ИТ-системы, будь то прогноз или фактическая стоимость, как выяснилось, не составляет большого труда. Однако совсем иначе дело обстоит с выгодами, особенно когда они лишь в воображении участников проекта.
До сих пор нет методики, позволяющей формализовать оценку рентабельности внедрения информационных технологий в деятельность предприятий, и вполне возможно, что она так и не появится в силу уникальности каждого из них. Тем не менее, по мнению специалистов, в процессе поиска целесообразности автоматизации решаются три задачи:
· научиться переходить от качественных характеристик к количественным;
· обеспечить получение необходимой информации по количественным характеристикам;
· правильно определять момент проявления экономического эффекта, то есть учитывать фактор времени.
Буквы в цифры
Переход от качественных показателей к числам заключается в выводе логико-расчетных формул для трансформации качественных улучшений в количественные экономические выгоды.
Если построить логическую цепочку «качественный ИТ-фактор — фактор экономического эффекта», притом что для последнего расчетная формула известна, то за счет детализации каждого из ее компонентов можно найти качественный ИТ-фактор и определить степень его влияния на результат внедрения.
Построение максимально подробного «дерева» «цели проекта — факторы эффекта» (см. схему) позволит отыскать тот показатель, который поддается описанию формальными методами.
Для начальных предположений о планируемой величине выгод не стоит игнорировать накопленный опыт успешных ИТ-проектов (см. «ЭЖ»№ 25, за 2007 г., стр. 33). На этапе предварительного анализа целесообразности внедрения системы необходимо оценить потенциальные выгоды на основе метода аналогий. Это поможет понять, ради чего стоит внедрять систему и каков ее потенциал.
Согласно опыту экспертов источниками эффективности ИТ-проектов часто служат существующие возможности сокращения издержек и активизации резервов, а именно:
· минимизация упущенного дохода или формирование новых его источников;
· снижение эксплуатационных и управленческих затрат;
· минимизация налоговых и других обязательных выплат;
· снижение штрафных санкций и прочих внереализационных расходов;
· увеличение оборачиваемости текущих активов компании.
Группировка факторов экономического эффекта по данным категориям упрощает процесс сведения показателей по проекту в целом.
Получение максимально достоверной информации, необходимой для выстраивания логико-расчетных цепочек, возможно за счет вовлечения в процесс создания и оценки «дерева» самих работников компании. Они выступают и в роли экспертов, которым хорошо известны потенциальные резервы предприятия, и как мотивированные сотрудники, участвующие в реализации ИТ-проекта.
ИТ-арифметика
Следует учитывать, что изменение каких-либо качественных факторов управления компанией далеко не сразу может привести к корректировке значений конечных экономических показателей, и запаздывание реакции увеличивается при движении вверх по «дереву» целей.
Одна из известных методик, применяемых для оценки ИТ, — EVS (Economic Value Sourced) — предполагает, что информационные технологии могут принести компании пользу четырьмя основными способами: увеличить доходы, повысить производительность, сократить время выпуска продуктов и снизить риски.
Увеличение доходов происходит прежде всего за счет роста продаж, который, в свою очередь, возникает благодаря дополнительному насыщению рынка реальных клиентов и привлечению новых. Так, методика потребительского индекса предлагает определять экономические показатели потребителей за счет отслеживания доходов, затрат и прибылей по каждому клиенту в отдельности либо по их группам, сформированным по некоторым признакам сходства.
Хотя зачастую трудно установить прямую связь между инвестициями в ИТ и сохранением или увеличением числа покупателей, специалисты считают, что организации могут получить новые возможности для принятия решений, определяя, каким образом внедрение новой ИТ-системы повлияет на клиентскую базу.
Рост производительности часто оценивают как разницу между временными издержками на выполнение одной и той же процедуры до и после ее автоматизации с помощью ИТ-средства. Полученное значение в единицах времени, например в часах рабочего дня, умножают на стоимость одной единицы как доли от зарплаты соответствующего сотрудника, выполняющего данную процедуру.
Сокращение сроков выпуска продукции на рынок представляет собой чрезвычайно важное конкурентное преимущество, которое сложно переоценить. В качестве одного из вариантов получения денежного эквивалента данного рода выгод можно предложить расчет разницы между суммой выручки от продаж продукции за период с момента ее выпуска до вывода на рынок аналогов конкурентов и величиной доходов от реализации этой же продукции, но с учетом охвата меньшей доли рынка потребителей.
При проведении расчетов методика EVS требует, чтобы компания достоверно оценила возможные риски даже для случая, когда из-за ИТ-системы новый продукт появится на рынке на 1—2 дня позже, либо выгоду, которая будет получена, если существующий цикл удастся сократить хотя бы на 1—2 дня в месяц. Таким образом, можно количественно учитывать параметры роста объемов продаж, производительности, времени и риска при оценке результирующих показателей эффекта.
При этом важно принимать во внимание корректность выбора сроков для анализа (в пределах жизненного цикла ИТ-системы), временное понижение эффективности коммерческой деятельности компании в целом в период внедрения и ввода системы в эксплуатацию, а также смещение максимума экономических выгод в распределении по этапам ближе к завершению проекта.
Решающий выбор
Большинство ИТ-специалистов сходятся во мнении, что в наибольшей мере положительный эффект от внедрения ИТ-системы возникает только в случае параллельной реорганизации самого бизнеса, а выгоды растут по мере увеличения рассматриваемого периода реализации проекта. И что немаловажно, максимально эффективными, как правило, становятся комплексные решения, позволяющие автоматизировать множество контуров коммерческой деятельности в рамках интегрированной системы управления предприятием.
Заметим, что все количественные значения, полученные в результате расчетов с использованием вышеописанных методик, служат лишь ориентирами при анализе целесообразности запуска ИТ-проекта и не являются истиной в последней инстанции для поиска ответа на вопрос о рентабельности автоматизации работы предприятия в целом.
Решение о внедрении ИТ-системы принимается не только на основе оценки экономического эффекта, но и с учетом целей и задач бизнеса, мнения сотрудников, которым предстоит с ней работать, данных анализа конкурентной среды и уровня развития ИТ в области специализации коммерческой деятельности компании. Решение непростое, но стратегически важное, от которого зависит не просто будущее организации, а иногда и судьба всей отрасли.
Комментарий специалиста
ЕВГЕНИЙ ТЕРЕХОВ, НАЧАЛЬНИК ДЕПАРТАМЕНТА ПО УПРАВЛЕНИЮ ФИНАНСАМИ КАЗНАЧЕЙСТВА EVRAZ GROUP:
— В современном бизнесе абсолютно необходима первичная информатизация. Компьютеры, объединенные в сеть, офисные приложения и электронная почта повышают производительность труда. Но любая дальнейшая автоматизация, в том числе внедрение комплексных ИТ-систем, должна опираться на выстроенные, устоявшиеся бизнес-процессы. Автоматизированный хаос так и останется хаосом, поэтому реализация подобных проектов лишена какой бы то ни было экономической эффективности.
Практически всегда автоматизация рабочего места сотрудника позволяет снизить определенные риски (случайной ошибки, некорректных расчетов, дублирования данных). Исходя из этого для расчета экономической эффективности ИТ-системы вместе с методиками EVS, потребительского индекса, системы сбалансированных показателей можно использовать математический аппарат теории управления рисками, который позволяет оценить их сумму и стоимость снижения.
