Продолжаем публикацию, начатую в «ЭЖ» № 24 на стр. 10, о тонкостях составления бухгалтерской интернет-отчетности. На вопросы отвечает Антон САБИТОВ, руководитель отдела интернет-технологий ООО РЦ «СКБ Контур» (московский филиал ЗАО «ПФ «СКБ Контур»).
Чем подтверждается получение налоговым органом декларации в электронном виде? Как это хранить, нужно ли распечатывать и подшивать и т.д.?
Получение декларации подтверждается квитанцией о приеме. Это электронный документ, который представляет собой отчет налогоплательщика, завизированный ЭЦП сотрудника налогового органа. Данный документ не очень важен с юридической точки зрения, так как он лишь подтверждает факт получения декларации инспектором. Ключевым документом, определяющим факт подачи отчетности, за несвоевременность которого и начисляются штрафные санкции, является подтверждение специализированного оператора связи. Этот документ формируется на сервере в тот момент, когда на него пришла декларация.
У различных специализированных операторов связи свои технологии построения систем по сдаче отчетности. Как правило, можно выделить два варианта: 1) отчетность заполняется налогоплательщиком прямо на сервере оператора, 2) это происходит на самом компьютере налогоплательщика. Преимущество первого способа заключается в том, что подтверждение выдается через секунду после отправки отчетности, ведь де-факто она никуда не отправляется, а только сохраняется на сервере по нажатии кнопки «Отправить» и становится в очередь на доставку в инспекцию.
Распечатывать сданные декларации и сопроводительные документы особого смысла не имеет. ЭЦП, которая придает юридическую значимость документам, действительна только в «электронном» варианте. Распечатанная на бумаге, она представляет собой не более чем простой набор символов, не имеющих никакого юридического значения. Хранить отправленные документы нужно именно в электронном виде. По умолчанию архив ведется на компьютере налогоплательщика, для сохранности отправлений в системах предусматривается хранение всех документов и на сервере оператора. Важно, что базы на сервере находятся в зашифрованном виде. Процедуру дешифровки может произвести только сам абонент, владелец ключа ЭЦП. Именно поэтому все домыслы о том, что операторы связи имеют доступ к переданной отчетности и злоумышленники, похитив базу данных, смогут растиражировать ее для стороннего использования, не более чем один из мифов про защищенный электронный документооборот.
Какую ответственность несут лица, предоставляющие услуги по использованию системы интернет-отчетности, в случае нарушения сроков сдачи?
Если по вине специализированного оператора связи налогоплательщик не смог своевременно отправить отчетность, то ситуация будет развиваться примерно так: контролирующие органы в соответствии с действующим законодательством могут выставить налогоплательщику штрафные санкции. Собственно, сотрудникам инспекций не важно – просрочил ли налогоплательщик сроки подачи по собственной вине либо по вине третьих лиц. В любом случае «адресатом» штрафных санкций будет именно организация. Налогоплательщик может оспорить правомерность штрафа в арбитраже, однако если факт несвоевременного декларирования налогов налицо, то скорее всего правомерность решения сотрудников контролирующих органов будет подтверждена. Налогоплательщик обязан выплатить штраф, однако впоследствии вправе истребовать сумму понесенного убытка, в том числе и каких-либо издержек, связанных с его уплатой, со специализированного оператора связи.
У каждого специализированного оператора связи своя договорная политика с абонентами. Именно поэтому перед принятием решения о выборе оператора налогоплательщику нужно внимательно ознакомиться с проектом заключаемого договора. В нем обязательно должна быть прописана ответственность оператора за некачественное выполнение своих обязанностей, как правило регулируемая соответствующими положениями ГК РФ. Также в договоре должен присутствовать пункт о том, в каких инстанциях должны приниматься решения в случае отсутствия возможности уладить их в досудебном порядке. Важно понимать, что риск некачественного выполнения своих обязанностей есть у любого поставщика услуг. Здесь следует обращать внимание на репутацию оператора, объем его клиентской базы. Вполне естественно, что у делающих первые шаги на рынке специализированных операторов связи организаций меньше опыта по организации бесперебойного доступа, чем у тех, кто несколько лет без проблем обслуживает не одну сотню тысяч клиентов.
На что следует обратить внимание при выборе организации, предлагающей программное обеспечение для сдачи отчетности в электронном виде? Можно ли приобретать ПО через агентов и комиссионеров?
В первую очередь необходимо проверить факт легитимности оказания услуг специализированного оператора связи компанией в регионе. Для этого потребуется выяснить, соответствует ли предлагаемая система нормативным требованиям, имеет ли организация необходимые лицензии для осуществления функций специализированного оператора связи. Все требования к специализированным операторам связи четко прописаны в нормативной базе, которую составляют приказы МНС РФ от 02.04.2000 № БГ-3-32/169, и от 10.12.2000 № БГ-3-32/705. В частности, специализированный оператор связи должен обладать комплектом лицензий от ФСБ и Минсвязи, иметь сертификат соответствия системы нормативной базе от ГНИВЦ при ФНС РФ. Немаловажно, что компания должна иметь договор, который заключен между нею и управлением ФНС по региону. Только при выполнении специализированным оператором связи всех этих требований стоит серьезно подходить к вопросу о выборе технологии для сдачи отчетности.
В различных регионах представлены от 2 до 5 компаний, оказывающих услуги специализированного оператора связи. У каждой из них своя ценовая политика, своя технология организации системы. Целесообразно уточнить, какие дополнительные сервисы могут быть предоставлены непосредственно к отправке отчетности в инспекцию. Это могут быть и доступ к карточке лицевого счета, и обмен с инспекцией неформализованными документами, и отправка отчетности в другие контролирующие органы (Пенсионный фонд, Росстат, ФСС) и регионы страны. В ряде случаев может быть реализована отправка отчетности за неограниченное количество организаций (обособленных подразделений, филиалов, иных юридических лиц на основании договора) с одного рабочего места. Возможна сдача отчетности и за одну организацию с разных рабочих мест с разными правами доступа к передаваемой информации. Поэтому, прежде чем задавать вопросы представителю специализированного оператора связи, необходимо изначально определиться, какие сервисы, как часто и для каких целей бухгалтер планирует использовать в рамках системы электронного защищенного безбумажного документооборота. Также при подключении можно порекомендовать оговорить сумму, которую нужно будет заплатить при продлении абонентского обслуживания.
Вопрос приобретения программного обеспечения через агентов и комиссионеров можно рассматривать только тогда, когда они предложат свои услуги в качестве посредника по заключению сделки. В любом случае в договорные отношения с абонентом обязан вступать сам специализированный оператор связи. От его же имени должны быть оформлены все сопроводительные бухгалтерские документы – счета, счета-фактуры, акты сдачи-приемки. Агент при подключении обязан представить абоненту именно эти документы с реквизитами оператора. От своего имени агент может осуществлять только работы по курьерской доставке комплекта и обучению абонентов работе в системе. Как правило, крупные специализированные операторы связи активно пользуются услугами агентов, поэтому ничего криминального в приобретении программного комплекса у таких организаций нет. Зачастую, стимулируя сбыт через сеть агентов, оператор связи строит ценовую политику таким образом, что при покупке программы у комиссионеров можно получить скидку.
Есть ли различия в предложениях от компаний, продающих ПО для отчетности в электронном виде для компаний с разной численностью сотрудников?
Думаю, всем известно, что были внесены поправки в ст. 80 ч. I НК РФ, которые обязывают налогоплательщиков со среднесписочной численностью персонала свыше 100 человек с 1 января
Отсюда есть некоторые различия в ценовой политике – большинство специализированных операторов связи предлагают различные пакеты услуг для тех организаций, которые отчитываются ежемесячно, и для тех, которые отправляют отчетность один раз в квартал. В состав тех, кто отчитывается ежемесячно, и попадает большинство крупных организаций, и за абонентскую плату они платят больше. Во многом ситуация упростится со следующего года, когда все организации перейдут на ежеквартальное декларирование НДС.
Бухгалтерам организаций, где работают более 100 человек, хочется посоветовать уже сейчас начинать рассматривать вопрос о выборе специализированного оператора связи. В конце года идет традиционное увеличение спроса на их услуги и возможны объективные задержки в сроках подключения. Бухгалтер должен понимать, что подключение к системе сдачи отчетности в электронном виде – это не покупка унифицированного товара. Каждому клиенту создается личная учетная запись на сервере системы, на уполномоченных лиц в организации генерируются сертификаты открытого ключа электронно-цифровой подписи. На все это необходимо время, которое может быть увеличено из-за повышения спроса на услуги операторов перед окончанием года. Именно поэтому «без нервов» подключаться желательно уже сейчас.