Ведение налоговой отчетности даже в бумажной форме — дело непростое. А когда речь идет о составлении интернет-отчетности, вопросов у бухгалтера возникает еще больше. На самые распространенные из них отвечает Антон Сабитов, руководитель отдела интернет-технологий ООО РЦ «СКБ Контур» (московский филиал ЗАО «ПФ «СКБ Контур»).
Нужна ли специальная подготовка для использования организацией системы интернет-отчетности?
По большому счету этого не требуется. Не стоит забывать, что основная функция специализированного оператора связи — это доставка документов от организации в контролирующий орган и обратно. Поэтому научиться пользоваться системой ненамного сложнее, чем электронной почтой.
Сложность обучения зависит от программного комплекса, который приобретает организация или индивидуальный предприниматель. Большинство операторов связи предоставляют возможность только передать уже сформированную в другой программе отчетность. А это простая цепочка «прием декларации — шифрование данных — электронно-цифровая подпись (ЭЦП) — отправка». Например, процедура шифрования выполняется средством криптографической защиты информации по нажатию одной кнопки. Дополнительно достаточно выучить несколько последовательных действий, обусловленных в основном нормативной базой по электронному защищенному документообороту. Так, недостаточно только отправить отчетность. Важно своевременно подписать ЭЦП подтверждение специализированного оператора связи и протокол входного контроля из налоговой инспекции.
Существуют системы, которые позволяют как принять готовые данные, так и заполнить декларацию прямо на сервере. В этом случае, конечно, потребуется знание правил заполнения деклараций. Начинающим бухгалтерам здесь может помочь реализованная справочная система. Такого рода системы не только просты в эксплуатации, но и легко устанавливаются, переносятся на другое рабочее место. Бухгалтер всему этому может научиться у себя в офисе, если компания предоставляет при заказе услуги «Выезд специалиста».
При выборе системы очень важно, чтобы она не только хорошо функционировала, но и качественно работала техническая поддержка пользователей. В идеале в дни сдачи отчетности система должна функционировать до полуночи, так как многие бухгалтеры отправляют отчетность в последние минуты, регламентированные законодательством. Открою небольшой секрет: если бухгалтер хочет до заключения договора оценить качество технической поддержки, то он может поинтересоваться количеством подключенных организаций и количеством сотрудников колл-центра. Как показывает практика, на одного консультанта может приходиться не более 400 клиентов — в противном случае есть риск просто не дозвониться до «горячей линии» в дни сдачи отчетности. Это правило работает, когда количество обслуживаемых организаций больше чем 5 тыс.
Что делать, если у налогоплательщика изменились идентифицирующие его данные?
Каждый налогоплательщик, использующий Интернет для передачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности, владеет правом электронно-цифровой подписи на документах. Сертификат, подтверждающий ее легитимность, выдается на физическое лицо, официально оформленное в организации и уполномоченное подписывать подобного рода документы. Как правило, сертификат выдается на руководителя организации или на главного бухгалтера. Физическими носителями сертификата и ключа ЭЦП выступает либо стандартная дискета, либо специальное USB-устройство для хранения ключевой информации (как правило, за этот современный и более надежный носитель необходимо доплачивать).
Если использовать понятную бухгалтеру терминологию, то ЭЦП, применяемая для отправки отчетности через Интернет, — это аналог собственноручной подписи уполномоченного лица и печати организации на бумажном документе. Именно поэтому сохранность от несанкционированного доступа к ЭЦП и определяет безопасность передаваемой информации — дискету лучше хранить в сейфе, так как она одна заменяет и печать, и подпись в электронных документах. Важно и то, что если в случае подачи декларации на бумажном носителе для ряда форм требуются две подписи, то в электронной среде всегда достаточно одной ЭЦП.
В целом правила использования ЭЦП примерно такие же, как и в мире бумажной отчетности. Если у налогоплательщика изменились ключевые идентификационные данные (название, ИНН, КПП, ФИО уполномоченного подписывать отчетность лица), необходимо получать новый сертификат ЭЦП. Ведь не будет же организация при увольнении бухгалтера продолжать представлять отчетность на бумаге с его же подписью. Про-
цедура внепланового получения нового сертификата может быть и платной, и бесплатной — все зависит от оператора, с которым заключен договор. Удостоверяющий центр, как правило принадлежащий самому оператору, отзывает сертификат (лишает возможности использовать старую ЭЦП для подписи электронных документов), взамен предоставляя новый.
Но не стоит торопиться утилизировать «старый» ключ — только с его помощью можно расшифровать отчеты и сопроводительные к ним документы, которые хранятся на сервере специализированного оператора связи. Полезно знать и о том, что даже при полном сохранении идентифицирующих налогоплательщика данных есть понятие плановой замены сертификата ЭЦП. В основном она происходит один раз в год и предназначена для минимизации риска от возможной компрометации ключа, которая может выражаться не только в утере или хищении дискеты, но и в несанкционированном копировании ключевой информации. Ведь в таком случае бухгалтер может и не знать, что его ЭЦП применяет кто-то другой.
Если отчетность изменилась, а в системах электронной отчетности новых форм нет, как сдавать отчетность?
Основное заблуждение большинства бухгалтеров связано с тем, что, прочитав в прессе о вводе новой формы декларации и увидев ее бумажный вариант, они требуют со специализированного оператора связи дать им возможность отчитаться в контролирующие органы по этой форме, так как «всё уже давно есть». Однако в процессе сдачи отчетности через Интернет необходимо говорить не о форме, а об электронном формате этой формы. Данные от организации, представленные в виде электронного документа соответствующего формата, мало пригодны для визуального анализа, но только в таком виде они понятны базам контролирующих органов, которые обрабатывают получаемую отчетность. Таким образом, разработанная новая форма декларации еще не означает, что ее можно отправлять в инспекцию через Интернет. Нужно ждать, пока будет разработан и утвержден соответствующий электронный формат для этой формы. Утверждение оформляется в виде соответствующих приказов Минфина.
Если соответствующий приказ Минфина уже есть, а специализированный оператор связи просто не предоставил возможность своим клиентам отчитаться по новому формату — то это невыполнение обязанностей по договору с абонентом. В таком случае если абонент понесет штрафные санкции от ИФНС, то он вправе впоследствии истребовать всю сумму ущерба от специализированного оператора связи. Это обязательно должно быть прописано в условиях договора, заключаемого на оказание услуг. Такая ситуация вполне возможна, так как зачастую соответствующие форматы фактически выкладываются для их переработки в электронный вид всеми заинтересованными участниками (а это не только специализированные операторы связи, но и, например, разработчики программ для автоматизации бухгалтерского учета) всего за несколько дней до подачи отчетности по новому формату.
Часто мы наблюдаем иную ситуацию: утверждена новая форма декларации, однако электронный формат не реализован. Здесь, конечно, вины специализированного оператора связи нет. Отсутствие формата означает не только невозможность отправить отчетность, но и неспособность контролирующих органов эту отчетность принять. И здесь проблема в том, что каждое УФНС по конкретному региону принимает свое собственное решение — либо отчетность принимается по старому формату, либо до последнего момента налогоплательщикам приходится терпеливо ожидать новую версию. Если новый формат так и не будет реализован в срок, то отчитываться необходимо по старому, однако в таком случае с выходом нового декларацию необходимо будет отправить еще раз, естественно, без каких-либо штрафных санкций.
Возможны ли в системах сбои, приводящие к утрате отправленной отчетности?
Теоретически возможны. Однако если рассудить здраво, то система замкнута, между компьютером налогоплательщика и рабочим местом инспектора находится сервер специализированного оператора связи. Сервер беспристрастно фиксирует факт прихода документов и отправляет их адресату. В некоторых системах все документы дополнительно сохраняются на сервере. Это и удобно налогоплательщику, который в любое время со своим ключом ЭЦП может их оттуда скопировать, и гарантирует при форс-мажорных обстоятельствах восстановление утраченного документа.
Если по какой-то причине сбой произошел, то факт отправки отчетности очень легко отследить благодаря компьютеру, с которого она отправлялась. Вне поля зрения бухгалтера его компьютер фиксирует все шаги, запросы к различным серверам, факты принятия или отправки электронных документов — это относится не только к системам по сдаче отчетности. Поэтому если доказано, что отчетность бухгалтером была отправлена, а потом каким-то образом потерялась, то это прямая вина специализированного оператора связи.
Во избежание различного рода негативных последствий любой программный продукт оператора подлежит обязательному лицензированию и сертификации. Система полностью тестируется на испытательном стенде в государственных органах, моделируются различные непредвиденные ситуации и дается экспертное заключение относительно того, качественно или нет с ее помощью оператор будет выполнять свои функции. Прежде чем заключать договор, бухгалтеру обязательно следует уточнить факт наличия соответствующих лицензий и сертификатов у оператора.