Разработка нового продукта либо модификация уже существующего — самый важный и ответственный проект на предприятии, поскольку в его выполнении заключен смысл коммерческой деятельности. При этом необходимо обеспечить информационную поддержку принятия управленческих решений на всех стадиях жизненного цикла продукта.
А это задача контроллинга.
В качестве средства повышения эффективности проектной деятельности используют информационные технологии, в частности решения, позволяющие организовать систему планирования и управления процессами в ходе разработки, производства, поставки и сервисного обслуживания продукции и своевременно предоставляющие необходимую информацию для принятия решения.
Примечательно, что некоторые ИТ-системы поддерживают концепцию CALS-технологий — информационное сопровождение изделия на всех стадиях жизненного цикла (см. «ЭЖ» № 01 за
Проект — детализированный план проектирования и производства, способный аккумулировать все основные параметры: сроки, ответственность участников, необходимые ресурсы, бюджет, платежи и т.д.
Для его отображения используются три вида элементов:
· структурный план;
· операции сетевого графика;
· этапы.
Структурный план — модель проекта, представляющая иерархию его задач: заключение контракта с заказчиком, подготовку рабочей документации, изготовление опытных образцов, проведение испытаний и т.п. Он также может включать в себя элементы структуры будущего продукта, образуя основу для организации и координации проекта.
Трудовые, материальные, производственные ресурсы, а также вспомогательные средства можно планировать с помощью операций в сетевом графике, конкретизирующем структурный план. При этом все необходимое для проектирования и производства продукции расписывается по соответствующим операциям графика как материальные компоненты. Предусматривается также функция оптимизации использования ресурсов, в частности как в системе Spider Project.
Этапы — события в рамках проекта, имеющие особое значение или инициирующие предопределенные функции, и зачастую означают смену фазы проектирования. Они могут быть присвоены операциям или элементам структурного плана и используются для проведения анализа динамики и результатов выполнения.
Таким образом, система управления проектами не только позволяет организовать эффективную поддержку жизненного цикла продукта, но и предлагает контроллеру эффективный инструментарий для расчета стоимости, определения цены и сроков выполнения контракта с заказчиком.
Не менее важное достоинство подобных программ — возможность создания и последующего сопоставления различных планов затрат, что позволяет оценивать вероятные варианты дальнейшего развития проекта. Так, система mySAP PLM обеспечивает функции проверки на согласованность плановых показателей, графического представления плана затрат, а также групповой работы с проектной документацией в соответствии с политикой разграничения прав доступа.
После завершения планирования и расчета финансовых показателей составляется бюджет проекта, который определяется в системе еще на уровне элементов структурного плана по схеме «сверху вниз», от общих задач к частным. Его можно планировать на весь срок реализации проекта либо по календарным периодам (месяц, квартал, полугодие, год), а также с выделением резервного фонда на непредвиденные затраты, например, с помощью продукта «1C-Рарус: Бюджетирование проектов 1.0».
В процессе работы с системой в любой момент времени можно получить подробный отчет о выделении и расходовании бюджетных средств. Она автоматически контролирует движение финансовых потоков и оповещает контроллера в случае возникновения ситуации перерасхода.
Помимо этого система обеспечивает оперативный контроль хода проектных работ через подтверждение результатов выполнения сетевого графика. Структурный план накапливает фактические данные по всем операциям и заказам, входящим и исходящим платежам и счетам-фактурам, и можно проанализировать всю динамику в целом и в деталях.
На всех этапах проектирования, от идеи до ее воплощения, способного удовлетворить запросы потребительской аудитории, продукт нуждается в эффективной информационной поддержке. Именно поэтому системы управления проектами, основанные на CALS-технологиях и обеспечивающие функции контроллинга необходимыми данными, становятся таким же незаменимым инструментом производства, как станок или штангенциркуль.
К сведению
Функции контроллинга проектов включают:
· создание и планирование проекта;
· планирование затрат;
· сравнение альтернативных планов затрат;
· бюджетирование;
· учет фактических результатов и закрытие проекта.