Наглядность — золотое правило любого публичного выступления, особенно в деловых кругах. Диаграмма, схема, график часто более убедительны, чем хорошо аргументированная речь. Современные ИТ позволяют заметно упростить работу над мультимедийным сопровождением презентации, однако для этого необходим определенный багаж знаний и навыков работы с ними.
Еще в древности изображениям приписывалась чудодейственная сила, а художники пользовались всеобщим уважением. Графическая форма передачи информации во все времена считалась наиболее емкой и выразительной, когда человек, лишь взглянув на картинку, получает все и сразу.
Более того, визуализация устной речи в процессе презентации позволяет достичь самой важной цели любого доклада — создать у слушателей именно то представление об освещаемом вопросе, какое нужно докладчику. Компьютерная графика раскрывает перед ним целую палитру уникальных инструментов и приемов, с помощью которых можно не только оживить выступление, но и оказать обезоруживающее воздействие на подсознание даже скептически настроенной аудитории.
Вся прелесть этих технологий в том, что они доступны каждому, кто владеет простейшими навыками работы с персональным компьютером.
Мышка вместо кисти
Подготовку графического сопровождения презентации можно организовать двумя способами: сначала написать черновик доклада и в тексте сделать ссылки на иллюстрации, которые создаются позднее, либо составить схематический план выступления, состоящий из набросков будущих иллюстраций, а затем дополнить его текстом доклада.
Технически разработка иллюстративного ряда может производиться вручную. Так, известно, что кутюрье помимо снимков с фотосессий для презентации коллекций одежды, обуви и аксессуаров часто используют авторские эскизы, выполненные на бумаге. Однако в мире бизнеса это скорее исключение из правил.
У презентации, созданной с помощью современных программ, есть существенные преимущества перед ватманом и доской. Во-первых, скорость, простота и дешевизна разработки компьютерных иллюстраций даже не нуждаются в дополнительных комментариях.
Во-вторых, презентация динамична и может включать разнообразные элементы анимации, что позволяет добиться желаемого эффекта от доклада и облегчить труд выступающего.
В-третьих, весь мультимедийный материал, включая текстовые комментарии к изображениям и звуковое оформление, размещается в одном электронном файле, который можно хранить на жестком диске компьютера, записать на сменный носитель (например, на компакт-диск или «флэшку») и взять с собой на деловую встречу, совещание или в командировку, отправить по электронной почте, а при необходимости — распечатать слайды на бумаге.
Самостоятельная работа
При запуске программа подготовки презентации предлагает пользователю выбрать вариант создания, используя мастера автосодержания, готовые шаблоны оформления или пустые слайды.
Мастер автосодержания является средством автоматизации разработки презентации. Все, что от пользователя требуется, — следовать указаниям мастера, выбирая тот или иной вид оформления, структуры и содержания, каждый из которых ориентирован на конкретные бизнес-задачи.
Шаблоны оформления представляют собой готовые презентации с набором слайдов и текстовыми комментариями, в которых содержатся подсказки и указания, какой текст и где именно необходимо разместить.
Вариант с пустыми слайдами позволяет самостоятельно выбрать их вид или разработать собственный макет. При этом в каждом из трех способов предусмотрена возможность размещения на слайде любой текстовой и графической информации в произвольном порядке.
Главное — подготовка
Несмотря на то что ИТ-средства помогают легко и быстро разрабатывать мультимедийное сопровождение даже для самых ответственных выступлений, они не гарантируют их успех. К сожалению, убедительный текст доклада и мастерски выполненная презентация не скроют недостатков самого оратора.
Чтобы избежать многих неприятностей, достаточно помнить о том, что слайды — это не шпаргалка, не нужно постоянно на них смотреть и буквально считывать свою речь. Часто они перегружены текстовой информацией — не потому ли, что служат прикрытием плохой подготовки докладчика?
Кроме того, небрежно подготовленное выступление выдают непродуманный, нелогичный порядок следования слайдов, быстрое мелькание анимированных объектов, дисгармония цветовой гаммы, мелкий шрифт текста, языковые ошибки, хаотичное размещение графических элементов и т. д.
Большинство докладчиков, особенно новичков, жалуются на сковывающее волнение и пытаются оправдать им свои промахи, забывая о том, что лучшее лекарство от дрожащих рук — тщательная подготовка. Когда каждое слово взвешено сто раз и стоит на своем месте, когда презентация подобно музыкальному аккомпанементу сопровождает и дополняет выступление, превращая сложное в простое, а непонятное в очевидное, тогда самый скучный доклад становится искусством.
Средства разработки
Microsoft Office PowerPoint – популярная программа для создания презентаций, позволяющая использовать широкий набор шаблонов оформления, несложную анимацию, технологии групповой разработки, звуковое сопровождение. Идеальна для быстрой подготовки бизнес-презентаций с простым дизайном.
Corel Presentations – программа, входящая в состав пакета Corel Word Perfect Office и не уступающая по функционалу MS PowerPoint. Ее достоинством является возможность создания веб-презентаций с размещением в сети Интернет, что обеспечивает доступ к ним из любой точки планеты вне зависимости от программной платформы. Особенно эффективна при разработке визуального сопровождения, насыщенного графикой.
Macromedia Director Shockwave Studio – гибкое и мощное средство со встроенным языком программирования, предназначенное для подготовки анимационных роликов с интерактивными элементами. Целесообразно использовать его для создания сложных презентаций с трехмерным пространством и впечатляющими спецэффектами.
Слайд за слайдом
Выступление, как правило, начинается с приветствия и представления. Поэтому титульный слайд подобен обложке книги — содержит наименование предприятия, тему, имя докладчика и иные необходимые реквизиты, кроме контактной информации.
Второй слайд может быть посвящен краткому обзору вопроса или проблемы (предыстория, суть, подходы к решению) по теме доклада, при этом не стоит перегружать его текстом, важно подобрать наиболее лаконичную форму выражения каждой мысли и сопроводить ее наглядной иллюстрацией. Все картинки можно импортировать из графических файлов либо создавать в самой программе с помощью инструментов рисования.
Последующие слайды в зависимости от специфики доклада необходимо посвятить наиболее важным его моментам. Там, где это целесообразно, полезно использовать анимацию, которую можно настроить для каждого графического объекта слайда в отдельности, щелкнув по нему правой кнопкой мыши и выбрав из меню опцию «Настройка анимации».
В завершение доклада необходимо подвести итоги и сделать выводы, которые представляют в отдельном слайде. Заключительный слайд может содержать контактную информацию, благодарность за внимание слушателей и т. п.
По завершении работы над графикой необходимо выбрать режим демонстрации в меню «Показ слайдов» — «Настройка презентации». Смена слайдов может производиться вручную щелчком мыши (либо нажатием клавиш «Пробел», «Enter», «Вниз/Вверх») или автоматически согласно установленному времени показа.