Стоимость услуг по проезду и проживанию, компенсируемая командированным работникам, и оплата проезда работника к месту отпуска и обратно, как правило, включают в себя НДС. О порядке учета работодателем «входного» НДС в таких случаях рассказывает Оксана Курбангалеева, независимый эксперт.
Командировки
Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога на добавленную стоимость на налоговые вычеты по командировочным расходам.
Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам:
· по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями;
· на наем жилого помещения.
· Предъявить к налоговому вычету «входной» НДС можно только в том случае, если:
· расходы на проезд и на наем жилого помещения учитываются при расчете налога на прибыль организаций;
· командировочные расходы связаны с деятельностью, облагаемой НДС.
Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и расходы на наем жилого помещения учитываются для целей налогообложения на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В состав расходов по найму жилого помещения, учитываемых в целях налогообложения, включаются все дополнительные услуги, в том числе и бронирование номера. Исключением являются расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере и расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.
Проезд
Основанием для предъявления суммы НДС к вычету являются проездные документы (железнодорожные, авиационные и другие билеты). Счет-фактура в этом случае не требуется.
Основное условие для предоставления налогового вычета — выделение суммы НДС в билете отдельной строкой.
В случае если в билетах нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, то «входной» налог необходимо включить в состав командировочных расходов. Если в билете указана общая сумма и далее стоит фраза «в том числе НДС» без указания конкретной суммы налога, то расчетным путем НДС не выделяется.
Не все авиационные и железнодорожные компании указывают в билетах суммы НДС отдельной строкой. В результате организация не имеет возможности возместить из бюджета деньги, потраченные на уплату «входного» НДС.
Чтобы выйти из этого положения, целесообразно заказывать железнодорожные и авиабилеты в трансагентствах и оплачивать их стоимость по безналичному расчету. В этом случае продавец обязан выдать организации счет-фактуру на приобретенные проездные документы, в которых сумма НДС будет стоять отдельной строкой.
Проживание
Как правило, работники, направленные в командировку, живут в гостинице. К налоговому вычету можно предъявить НДС, если командированный сотрудник проживал в российской гостинице. По расходам на проживание на территории иностранных государств, в том числе и на территории государств — участников СНГ, сумма НДС к вычету не принимается, даже если она выделена в счете-фактуре отдельной строкой.
Организации могут предъявить «входной» НДС за услуги гостиницы к налоговому вычету при наличии:
· либо счета-фактуры и кассового чека, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой;
· либо документа строгой отчетности, в котором указана сумма налога отдельной строкой.
Счета-фактуры, выданные гостиницами, должны быть оформлены на имя организации, которая направила сотрудника в командировку. В нем должны быть правильно указаны ее ИНН, КПП и юридический адрес.
По мнению специалистов главного финансового ведомства, на основании счета-фактуры, который оформлен на имя командированного сотрудника, предъявить к налоговому вычету сумму «входного» НДС нельзя (Письмо Минфина РФ от 11.10.2004 № 03-04-11/165).
Документом строгой отчетности является счет гостиницы, составленный по унифицированной форме № 3-Г или № 3-Гм, утвержденной Приказом Минфина РФ от 13.12.93 № 121.
Эти бланки строгой отчетности являются официальными государственными документами и распространяются на все организации, занятые гостиничным бизнесом на территории РФ (Письмо Минфина РФ от 13.03.2002 № 16-00-24/13).
ВНИМАНИЕ!
Бланк строгой отчетности по форме № 3-Г может применяться только до 1 сентября
После 1 сентября текущего года счет, составленный по указанной форме, не будет признаваться бланком строгой отчетности и не будет давать право на вычет НДС.
Бланк строгой отчетности указанной формы, привезенный работником из командировки, одновременно играет роль и счета-фактуры, на основании которого можно предъявить к налоговому вычету сумму «входного» НДС, и платежного документа, подтверждающего факт внесения наличных денег. Следовательно, счет-фактура в данном случае не нужен (Письмо Минфина РФ от 25.03.2004 № 16-00-24/9).
Полученные счета по форме № 3-Г или счета-фактуры гостиниц подшиваются в журналы учета полученных счетов-фактур. Такое требование установлено п. 5 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914.
Проезд к месту отпуска и обратно
Статьей 325 ТК РФ предусмотрено право граждан, работающих в районах Крайнего Севера, один раз в два года за счет работодателя съездить в отпуск любым видом транспорта, в том числе личным (кроме такси). Аналогичная норма установлена ст. 33 Закона РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
Оплачивается дорога к месту проведения отпуска туда и обратно по территории Российской Федерации по наименьшей стоимости. Причем берется кратчайший маршрут и только к одному пункту назначения. Также предприятие компенсирует расходы на провоз багажа весом до
ВНИМАНИЕ!
Расходы на оплату проезда к месту отпуска и на провоз багажа компенсируются только по основному месту работы. Проезд к месту отпуска работнику оплачивают перед отъездом в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Вернувшись из отпуска, работник должен представить соответствующие документы. На их основании производится окончательный расчет.
В состав расходов на проезд и провоз багажа включается стоимость:
· ж/д билета, билета на самолет и т.д.;
· страховки, уплаченной при покупке билета;
· провоза багажа на основании багажной квитанции;
· постельного белья в поезде;
· бензина, израсходованного при поездке к месту отпуска на своем личном автомобиле (оплачивается на основании чеков АЗС).
Хотя никакого норматива для оплаты стоимости бензина законодательством не установлено, мы все же советуем для контроля рассчитать примерное количество бензина, необходимое для проездки работника к месту отдыха и обратно. Для этого нужно норму потребления бензина для данной модели автомобиля работника умножить на расстояние до места отдыха и обратно. Если отклонение фактического расхода бензина от контрольной цифры небольшое, то можно смело оплачивать. Если же цифры намного отличаются друг от друга, стоит обратить на это внимание руководителя организации и выяснить, в чем причина.
НДС, уплаченный предприятием по расходам на оплату проезда сотрудников в отпуск, не подлежит вычету (ст. 171 НК РФ). Это связано с тем, что по указанным расходам отсутствует счет-фактура, оформленный в установленном порядке на имя организации. Предъявить к налоговому вычету НДС на основании проездных документов без счета-фактуры можно только по командировочным расходам (п.7 ст. 171 НК РФ). Поэтому в бухгалтерском учете эти выплаты отражаются в общей сумме расходов на оплату проезда работников.
В целях налогообложения прибыли стоимость проезда к месту отдыха, а также провоза багажа учитывается в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). Иными словами, организация включает в состав расходов при расчете налога на прибыль не стоимость проездных документов, а сумму компенсации, выплаченной сотруднику.
Поэтому сумма НДС, которая включена в стоимость проезда к месту отдыха сотрудника, учитывается в общей сумме компенсации, выплаченной сотруднику. При этом не имеет значения, выделена ли сумма НДС отдельной строкой в билете или нет.
ПРИМЕР
ООО «Хорда» расположено в городе Оха Сахалинской области, который относится к районам Крайнего Севера. С 1 апреля
После окончания отпуска сотрудник представил в бухгалтерию проездные документы на сумму 21 240 руб., в том числе НДС — 3240 руб.
В бухгалтерском учете ООО «Хорда» были сделаны такие записи:
Дебет 71 Кредит 50
— 20 000 руб. — сотруднику выданы под отчет деньги на проезд к месту проведения отпуска
Дебет 26 Кредит 71
— 21 240 руб. — расходы по оплате проезда списаны на себестоимость
Дебет 71 Кредит 50
— 1240 руб. — компенсированы расходы сверх выданного аванса.
В налоговом учете средства, выданные сотруднику на оплату проезда в размере 21 240 руб., ООО «Хорда» включило в расходы по оплате труда. Эти выплаты не облагаются ЕСН и с них не удерживается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, подп. 2 и 9 п. 1 ст. 238 НК РФ).