Ежедневно в стране проводятся тысячи совещаний. Поводов к их проведению существует тоже великое множество, немалое количество и аргументов, вполне обоснованных, к тому, что то или иное совещание проводить не следует. Целесообразность и эффективность любого совещания напрямую зависят от четко сформулированных и понятных всем его целей и задач и от тщательной подготовки.
В нынешних условиях важен экономический взгляд на все. И на совещания тоже, так как и они «стоят денег». Проведение одного крупного совещания, например, с партнерами или дилерами в лучшем зале города с обедом и подарками каждому обходится компании подчас дешевле ежедневных летучек, планерок, оперативок и пятиминуток, которые длятся часами.
Эксперты подсчитали, что в среднем генеральный директор крупного предприятия тратит на совещания 17 часов в неделю, исполнительный директор — 23, а менеджер среднего звена — 11 часов.
Еженедельные отчеты о проделанной работе и достигнутых результатах, выяснение причин, что сделано правильно, что нет и почему, — важные инструменты управления. Однако в большинстве компаний они превращаются в длительные ритуалы для «острастки» сотрудников с постановкой «на вид», публичными выговорами или замечаниями помягче, очень редко кого-то похвалят. Ведь на то и щука, чтоб карась не дремал! А в завершение — неизменное: «Идите, работайте!».
Нетрудно перемножить количество сотрудников, принявших участие в таком совещании, его длительность и хотя бы среднюю зарплату участников. Это затраты на получение весьма сомнительного результата, так как после «ритуальных» совещаний работоспособность сотрудников не повышается, настроение падает и часто в самый раз уже наступает или время обеда, или окончание рабочего дня.
По данным экспертов, именно такого рода совещания попадают в 30—40% совещаний, которые проводить не надо. Они не обусловлены производственной необходимостью и не требуют коллегиального рассмотрения и решения.
Для «разбора полетов» каждого сотрудника кроме «публичных митингов» существует множество других управленческих инструментов, менее затратных и более эффективных. Ведь задача руководителя — не наказать сотрудника, а помочь ему максимально реализовать свои возможности по достижению поставленной перед ним цели.
Инструмент управления
Тем не менее умелое проведение совещаний — действенный инструмент управления, когда нужно:
· сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения;
· добиться согласованного решения принципиальной проблемы, получить одобрение тех или иных действий;
· проинструктировать людей о методах и процедурах выполнения предстоящей работы;
· публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию или слух.
Неоспоримое преимущество совещания в том, что оно формирует сопричастность его участников к общему делу, обеспечивая тем самым их лояльность к принимаемому решению в значительно большей степени, нежели к тому же решению, но спущенному сверху. По данным исследовательского центра MBS, руководители разных уровней 62% управленческих решений доводят до менеджмента именно через формат совещаний.
Правильное совещание
Как повысить результативность проводимых совещаний, существует множество рекомендаций и советов. Все они интуитивно понятны и, что называется, лежат на поверхности. Любое совещание должно быть подготовлено, и его участники тоже должны быть готовы к обсуждению выносимых вопросов. Атмосфера дискуссии должна быть спокойной и доброжелательной, способствующей конструктивному обмену мнениями. Проводить деловые совещания целесообразно в определенный день недели (за исключением внеплановых или экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине. Длительность правильного совещания обычно не превышает полутора-двух часов.
Практика показывает, что чем больше внимания уделяется подготовке совещания, тем выше его результативность.
Подготовительный этап предполагает несколько процедур, в том числе составление повестки совещания. Это обычно письменный документ, но сегодня все в большей степени и электронный, рассылаемый заранее участникам и содержащий:
· тему совещания;
· цель совещания;
· перечень обсуждаемых вопросов;
· время начала и окончания совещания;
· место, где оно будет проходить;
· фамилии и должности докладчиков, выступающих по основным вопросам и ответственных за их подготовку;
· время, отведенное на каждый вопрос (регламент);
· место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.
Повестку совещания полезно предварительно согласовать с основными его участниками и в случае необходимости ее скорректировать, что позволит уменьшить или исключить риски отсутствия (командировки, отпуск, болезнь) важных персон или их неподготовленности к участию. Особое внимание необходимо уделить обеспечению безопасности и защите конфиденциальной информации.
Во время проведения совещания кроме конструктивного обсуждения вопросов, обмена мнений и деловой дискуссии необходимо фиксировать основные моменты выступлений, принятые решения, согласовывать и утверждать протокол.
Но наиболее важным этапом всякого совещания является контроль исполнения принятых на нем решений. Ведь именно они и являются целью совещания.
Электронный документооборот
Значительно облегчают процессы подготовки и контроль исполнения решений, принятых на совещании, системы электронного документооборота (СЭД).
Многие из них имеют специализированные модули с условным названием «Управление совещаний», которые позволяют автоматизировать не только документооборот, но и процедуры их планирования и подготовки, рассылку сообщений исполнителям, ответственным за подготовку проектов решений, получение проектов решений, различных справок, анализ предыдущих заседаний.
Автоматизирован и контроль исполнения решений, то есть к какому сроку что нужно сделать, в какой стадии находится выполнение поручений. При необходимости можно принять соответствующие меры.
Кроме того, СЭД позволяют формировать необходимую отчетность в различных аналитических разрезах, например по руководителям, давшим поручение, ответственным исполнителям, срокам исполнения поручений и т.д.
Умелый руководитель
Успех любого совещания во многом зависит от руководителя, ведущего совещание, и его умения создать атмосферу конструктивного обмена мнениями.
При этом он должен пользоваться авторитетом и уважением собравшихся и лично знать достоинства и недостатки большинства присутствующих, что помогает установить неформальные доброжелательные отношения и использовать опыт, знания и компетенцию участников совещания.
Если люди чувствуют себя свободно, то и свои мнения и суждения высказывают спокойно, комментируют выступления других участников, с появлением новой информации могут безбоязненно изменить или скорректировать свою точку зрения.
Демократизация совещательных процессов — спокойный обмен информацией, поиск и обсуждение путей решения, консультации, конструктивные споры и убеждения — связана с реализацией более жесткой организационной функции, а именно соблюдением регламента выступлений, порядка и дисциплины среди присутствующих, ведением протокола.
Кроме всего этого, от ведущего совещание требуется еще внимательно слушать выступающих, наблюдать за ними, фиксировать развитие обсуждения, его узловые моменты, замечать и поддерживать новые идеи, управлять конфликтами.
По мнению психологов, эмоциональная составляющая совещаний очень важна. Поэтому в некоторых компаниях совещания проводят два ведущих: один отвечает за его содержательную часть, а другой — за регулирование отношений участников, не допуская скандалов, эмоциональных срывов и стимулируя доброжелательную атмосферу.
При этом всем участникам любых совещаний рекомендуется не забывать простую истину, которая поможет прийти быстрее к более качественному решению: чем выше голос, тем ниже интеллект.
Справка
Совещание — заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь одного или нескольких специальных вопросов.
В зависимости от характера проведения совещание бывает:
· диктаторское — свойственно авторитарному типу управления (совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение);
· автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;
· сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению предоставленную информацию;
· дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;
· свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.
Памятка ведущему совещание:
· начинать вовремя;
· сообщить о регламенте;
· согласовать правила работы, уточнить повестку дня;
· назначить ответственного за регламент и протокол;
· предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса (эмоциональные оценки людей и событий вместо конструктивных предложений) и т. п.;
· требовать конструктивной критики: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личности, высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;
· жестко вести совещание к намеченным целям, обеспечивая отдачу от каждого участника;
· регулировать направленность и деловитость выступлений, не допускать нарушения установленных регламентов выступлений, стимулировать конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;
· соблюдать корректность дискуссии;
· использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;
· подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;
· завершить точно в назначенное время.
ИСТОЧНИК: HTTP://WWW.DELO-PRESS.RU/