Уже стало аксиомой, что любая фирма, занимающаяся автотранспортными перевозками, логистическим бизнесом, вынуждена вкладывать серьезные средства в построение корпоративной информационной системы (КИС).
В широком смысле в понятие КИС входит множество разнородных подсистем, решающих определенные группы задач: комплексное управление ресурсами предприятия — ERP-система, управление активами и фондами — EAM-система, управление взаимодействием с клиентами — CRM-система, управление цепочками поставок — SCM-система. В качестве связующего звена между ними используется система управления электронным документооборотом. Надстройкой над этим базисом выступают хранилище данных и разнообразные аналитические инструменты для работы с ним: генераторы отчетов, OLAP-компоненты и системы поиска неявных закономерностей в данных — Data Mining.
Естественно, что такая «начинка» КИС уместна только для крупных фирм, имеющих сложную бизнес-архитектуру, поэтому продукты, представленные сегодня на рынке программного обеспечения для комплексного управления автотранспортом, весьма заметно отличаются от описанного выше «эталона».
Разработчики программного обеспечения идут от потребностей пользователей весьма осторожными шагами, а последние готовы платить деньги только за очень понятные и ориентированные на оперативное управление эксплуатацией автотранспорта возможности программ.
Предприятию, решившемуся на внедрение информационной системы управления автотранспортом, важно знать ее принципиальное устройство, основные возможности и особенности. Представляется, что исследовать подобные системы целесообразно в пространстве некоторых признаков. Ими могут быть:
· коэффициент автоматизации;
· поддержка управленческого цикла;
· поддержка функциональных областей.
Коэффициент автоматизации — величина, равная отношению количества автоматизированных операций к количеству программируемых. На практике измерить коэффициент автоматизации очень сложно, его можно только оценить экспертно.
Так, для автотранспортных организаций представляет интерес автоматизация следующих операций:
· выполнение полной таксировки путевых и ремонтных листов;
· расчет нормы расхода топлива в соответствии с законодательством;
· формирование табеля учета рабочего времени;
· создание разнообразных организационно-распорядительных документов и документов на списание.
Использование в программе всевозможных настроек, к примеру закрепление одних объектов управления за другими (водителей за техникой, техники за материально ответственными лицами), повышает коэффициент автоматизации. Больший вклад в «высокую автоматизированность» вносят модули комплексного управления движением топлива, ТМЦ и ремонтами.
Тем не менее редкая программа может характеризоваться очень высоким коэффициентом автоматизации, так как всегда найдутся актуальные для каких-либо предприятий возможности, которые нельзя пока переложить на программу. Среди них можно отметить и такие, как перестановка шин с одного автомобиля на другой или закрепление смазочных материалов со склада ГСМ за заправочными емкостями автомобиля.
Поддержка управленческого цикла предполагает, что программный комплекс облегчает выполнение всех принципиально автоматизируемых стадий цикла управления: планирование, учет, контроль и анализ. В управленческом цикле они идут именно в такой последовательности непосредственно друг за другом. Однако большинство информационных систем управления начиналось с учета. Затем, а точнее сказать параллельно с ним, появлялись элементы контроля, как промежуточного (в ходе выполнения функций и операций), так и итогового.
Как только в базе данных накапливается достаточное количество информации, то встает вопрос о том, какие выводы на будущее можно извлечь из собранных сведений. Теория экономического анализа всегда может предоставить методы, для применения которых имеются данные.
Ситуация с автоматизацией планирования сложнее. Программы могут довольно успешно планировать рейсы в течение дня и более длительных периодов, рабочие смены, технические осмотры и некоторые другие события. Принципиальным здесь является то, что планируются именно события, а инструменты анализа, часто реализуемые в программе, такие как коэффициент использования пробега, коэффициент использования грузоподъемности и ряд других, ориентированы на анализ эффективности использования ресурсов. В результате происходит разрыв в логике управленческого цикла: использование ресурсов анализируется в отрыве от планов.
Например, известно, что будет произведено очередное ТО или выполнен текущий ремонт, но какая программа имеет средства, позволяющие специфицировать ресурсы, необходимые для данного мероприятия, рассчитать его стоимость, чтобы затем сравнить с фактическим использованием ресурсов?
И наоборот, при наличии возможности формирования графика выполнения ТО на определенный период, отсутствует возможность анализа своевременности и точности его выполнения.
Поддержка функциональных областей — это предоставление возможности специалистам и руководителям компаний использовать средства программы для управления теми или иными группами бизнес-процессов.
В группу основных процессов автотранспортного предприятия входят процессы коммерческой эксплуатации.
Поэтому от программы требуется поддерживать управление широким перечнем вариантов коммерческой эксплуатации: заказные перевозки грузов, пассажирские городские и пригородные перевозки, участие в дорожном строительстве и возведении земляных сооружений, перевозки в коммунальном обслуживании, нефтяной и газовой отрасли и ряд других.
Модуль поддержки вспомогательных процессов технической эксплуатации и обеспечения безопасности дорожного движения отличается не разнообразием вариантов моделей процессов, а наличием нескольких уровней сложности их отображения. Как следствие, каждая компания вольна выбирать свой уровень сложности.
От программ автоматизации эксплуатационной деятельности автотранспортных предприятий по большому счету не требуется поддержка иных, в рассматриваемом случае обслуживающих, процессов. Традиционно ведение бухгалтерского учета в нашей стране проводится с помощью специализированных программных продуктов. В области управления финансами, пожалуй, еще довольно долго вне конкуренции будет оставаться интуиция первого руководителя, усиленная возможностями табличных процессоров, наиболее известным из которых является Excel.
Таким образом, автопредприятие, выбирая в качестве основы для своей информационно-управляющей системы существующие на рынке программные комплексы, с большой долей вероятности построит КИС с высоким коэффициентом автоматизации, которая сможет поддерживать все основные группы бизнес-процессов перевозчиков, за исключением обслуживающих процессов, и будет ориентирована прежде всего на учет и контроль хозяйственных операций.
Планирование и анализ пока в значительной мере еще остаются за рамками базовой архитектуры рассматриваемых программ, поэтому на сегодняшний день полная автоматизация контура управления автотранспортным бизнесом на базе единой программной платформы невозможна.
