Транспортировка, управление перевозками — один из типовых блоков в системе управления практически любого предприятия. Технология организации транспортной логистики требует комплексного подхода и тщательного увязывания с другими составляющими.
Компания может организовать перевозки товара или собственной продукции как своими силами, так и с помощью специализированной транспортной компании. Даже если основной грузопоток отдан на аутсорсинг, все равно ей приходится решать (в меньшем объеме) вопросы перевозок и управления «подвижным составом» хотя бы для организации визитов руководства к партнерам.
В цепочке поставок можно выделить 5 основных блоков, тесно взаимодействующих друг с другом:
· закупки и отношения с поставщиками;
· производство;
· управление складами;
· перевозки;
· заказы и отношения с клиентами.
От того, насколько грамотно и оптимально организованы перевозки, зависят расходы на сам транспорт, погрузочно-разгрузочные работы, общие логистичекие издержки, а также оборот материальных ресурсов и объем запасов готовой продукции.
Многие торговые и производственные компании при взаимодействии с клиентами предпочитают технологию самовывоза, другие — организуют перевозки не только по городу, но и по всей стране, используя различные виды транспорта: автомобили, железную дорогу, водный и воздушный транспорт и т.д.
При этом приходится решать ряд задач.
Типовой перечень
Так, например, несистемное использование транспортных средств ведет к тому, что одна часть подвижного состава уходит в рейс полупустой, вторая — перегруженной, а третья — вообще может простоять без дела, не используемой.
Много хлопот доставляет и холостой пробег, что приводит при отсутствии планирования и должного учета к перерасходу бензина, дополнительному ремонту и т.д., то есть к увеличению необоснованных затрат.
Кадровый вопрос — пресловутый «человеческий фактор». Выдали водителю автомашины наряд на перевозку. Он взял груз, уехал и должен вернуться к сроку. Но что он в действительности делает, куда заезжает, какие еще перевозки осуществляет — никто на предприятии не знает. Такие «левые» работы приводят к большим потерям, но только административно-организационными мерами эта проблема не решается.
Большие убытки терпит компания из-за отсутствия налаженного обмена информацией между подразделениями. К примеру, менеджер договорился с клиентом о доставке товара и забыл об этом сказать диспетчеру, отвечающему за организацию перевозок. Когда об этом вспомнили, чтобы уложиться в обусловленные сроки доставки, пришлось в авральном порядке все перестраивать, какие-то рейсы отменить, какие-то грузы задержать и т.д.
Отсутствие структурированных потоков информации лишает руководителей разного уровня возможности принимать адекватные решения. Как можно управлять, если не известно состояние дел на складах или сколько рейсов совершено, сколько грузов перевезено, что готовится к отправке и куда? В такой ситуации говорить об оптимизации деятельности и совершенствовании системы управления просто не приходится.
Но решить эти проблемы не только можно, но и необходимо. Для этого нужны технология процесса перевозки, внедрение автоматизированной системы учета и управления перевозками, разработка должностных инструкций и политики мотивации персонала.
Ключевые показатели
Организовать процесс, разработать технологию перевозок в общем-то несложно. Но, чтобы ее оценить, необходимо иметь измеряемые показатели, демонстрирующие, насколько эффективно работает логистическое подразделение.
Для этого можно использовать, например, технические ключевые показатели эффективности:
· коэффициент использования транспорта (отношение количества транспортных средств, вышедших на линию, к общему числу транспортных средств, готовых к выходу на линию);
· коэффициент транспортной готовности (отношение количества машин, готовых к выходу на линию, к общему количеству машин в парке).
Первый коэффициент показывает, насколько транспортный парк соответствует задачам, которые компания должна решить.
Второй коэффициент в большей мере характеризует состояние транспортных средств. Он будет тем ниже, чем больше транспорта простаивает и чем в большей степени имеющиеся транспортные средства не соответствуют уровню деятельности компании. Причины могут быть разные: плановый ремонт или внеплановые поломки, изношенность старых машин и т.д.
Блок технологических ключевых показателей помогает оценить эффективность использования транспорта.
Например, значения коэффициентов использования грузоподъемности и использования объема помогут правильно оценить, какой транспорт в парке наиболее оптимально решает задачи перевозок.
Коэффициенты удельных транспортных расходов отвечают на вопрос: какие — собственные или привлеченные — транспортные средства выгоднее использовать? Мониторинг значений этих коэффициентов может способствовать принятию комплексного решения.
Третий блок — качественные коэффициенты — показывает, насколько транспортная служба качественно выполняет свои задания, что позволяет принимать управленческие решения, связанные с оптимизацией ее работы и состояния.
Автоматизация
Организовать управление перевозками можно с помощью нескольких средств. Одно из них — ведение амбарных книг, в которых записываются все задания водителям, распределяется имеющийся транспорт по маршрутам, реквизиты накладных и других документов и прочие сведения. Надо признать, что такой способ организации дела широко используется и приводит к позитивным результатам.
Другое средство — специализированная автоматизированная система как инструмент повышения эффективности управления процессами перевозок. Ее использование повышает прозрачность всех процессов и процедур и сокращает ручные операции.
Наличие актуальной и достоверной информации, оперативно появляющейся в базе данных, позволяет не только получать отчеты в различных аналитических разрезах, но и планировать распределение транспортных средств и их маршруты.
При оснащении транспорта навигационными средствами автоматизированная система управления перевозками позволит контролировать местоположение автомобиля и адекватно выданному заданию оценивать его выполнение водителем.
По сравнению с амбарной книгой преимущества налицо. Но эффективность специализированной системы управления перевозками можно значительно повысить интеграцией, например, с системой управления складами или управления взаимоотношениями с клиентами и партнерами.
При этом не стоит забывать, что автоматизация только инструмент, используемый в управлении. Его надо уметь правильно применять, предварительно выстроив все бизнес-процессы, формализовав процедуры, подобрав соответствующие поставленным целям и задачам кадры, разработав для них должностные инструкции и систему мотивации.
Технологические ключевые показатели эффективности
· Коэффициент использования грузоподъемности (отношение количества перевезенного груза за рейс к грузоподъемности транспортного средства).
· Коэффициент использования объема (отношение объема перевезенного груза за рейс к объему транспортного средства).
· Удельные транспортные расходы-1 (отношение общих транспортных расходов на собственный транспорт к количеству перевезенного им груза, долл./кг).
· Удельные транспортные расходы-2 (отношение общих транспортных расходов на наемный транспорт к количеству перевезенного им груза, долл./кг).
· Эффективность перевозок (отношение количества перевезенного груза к количеству машино-часов, затраченных на перевозку, кг/час).
Типовой бизнес-процесс управления перевозками включает в себя:
· планирование перевозок;
· выбор перевозчика;
· выбор и контроль маршрута перевозки;
· расчет времени прибытия груза;
· расчет затрат на перевозку;
· контроль потерь и недостачи товара при перевозке и др.
Качественные ключевые показатели эффективности:
количество удовлетворенных заданий (отношение количества удовлетворенных заданий на перевозку грузов к общему количеству заданий на перевозку грузов);
время обработки задания на перевозку грузов, час;
отношение количества отказов в предоставлении транспорта к общему количеству заказов на одно транспортное средство.