Плавное и непрерывное продвижение товаров и услуг через объединение компаний, принимающих участие в снабжении, производстве, дистрибуции и интегрированных в единую систему, образует цепочку поставок. Все звенья такой цепочки должны эффективно взаимодействовать между собой.
Cхематично работу компании с клиентами и поставщиками можно отразить совокупностью взаимосвязанных процессов.
Поэтому грамотная организация управления цепочками поставок приводит к увеличению прибыли и повышению эффективности работы предприятия.
Это достигается за счет уменьшения затрат, связанных со снабжением, производством, хранением и доставкой продукции, за счет оптимизации движения материальных потоков.
Большое значение имеет оптимизация использования имеющихся средств, например информационного потока между всеми участниками цепочки поставок, что приводит к уменьшению времени простоев, задержек и связанных с этим затрат.
Не последнюю роль в повышении эффективности работы предприятия играет увеличение лояльности и количества клиентов за счет повышения качества обслуживания: сокращения времени выполнения заказов, установления привлекательных цен и т. п.
Распространено мнение, что автоматизация выполнения ряда операций и информационная система способны решить все задачи. Однако автоматизированная система — это всего лишь инструмент, хотя и очень важный. Повышение эффективности работы компании требует применения в первую очередь организационно-административных мер. Ими могут быть:
· изменение (совершенствование) бизнес-процессов;
· обучение нового и переобучение имеющегося персонала;
· налаживание более четких, формализованных отношений с клиентами и поставщиками; изменение корпоративной культуры предприятия и др.
Проблемы складского хозяйства
Процессы управления цепочками поставок можно условно разделить на пять блоков: закупки и отношения с поставщиками, производство, склад, транспортировка, заказы и отношения с клиентами.
Не умаляя важности и значимости всех блоков, следует отметить, что склады и перевозки являются многосвязующими звеньями цепочки. При этом у большинства предприятий затраты, связанные с транспортной и складской логистикой, могут занимать по сумме второе место после заработной платы. Оптимизация прохождения груза в пути от поставщика к клиенту позволяет их снизить. Но для этого необходимо, чтобы все звенья цепочки работали в наиболее оптимальном режиме.
Кто бы спорил, что каждый клиент вправе требовать получения качественного товара вовремя и в полном соответствии с тем, что было заказано. Допустим, на складе быстро собрали весь заказ и вовремя загрузили машину. Однако клиент остался недоволен работой компании, да и компания, посчитав свои затраты, удивилась.
Оказалось, что маршрут следования машины с грузом не был спланирован, да и грузы загружались в очередности их подготовки. Чтобы доставить нужный заказ клиенту, машину пришлось несколько раз перезагружать. И это типичная ситуация.
Или вот еще пример. Клиент оплатил товар и хочет вывезти его сам. Каждый раз персонал компании или проявляет чудеса выдержки, чего нельзя сказать о клиенте, или, наоборот, переживает стресс. Раз клиент приехал, заказ надо быстро собрать и отгрузить. Все бросают свои дела и начинают обслуживать клиента. А тут подъехал еще один и тоже хочет быстро оплатить и сам все увезти.
Правильная организация работы снимет все эти нервные перегрузки. Например, переход на работу по предварительным заказам позволяет получить значительную экономию важных ресурсов как самой компании, так и ее клиентам.
Инвентаризация и учет
Ситуация на большинстве складов печальная. Если в качестве виртуального склада принять рабочий стол в офисе, то мало кто из его хозяев может сразу сказать, что в каком ящике и в каком количестве там хранится. А сколько времени тратится на поиск нужной бумаги, которая только что лежала здесь и куда-то запропастилась? С этим знаком, наверное, каждый.
Поэтому первоочередной задачей является организация адресного учета. Важно знать, что происходит на складе. Некоторые пытаются ограничиться остатками того, что еще хранится. С этой целью пытаются проводить инвентаризацию. Вот в одной компании, по словам ее директора, ее провели еще в январе. Но до сих пор никто не может сказать, что же и в каком количестве там есть, остатки до сих пор не занесены в информационную систему. Эффекта от инвентаризации никакого, если не считать затраты на ее проведение.
При такой организации складской работы невозможно быстро найти необходимый товар. А если принять во внимание, что заказы обычно состоят из многих номенклатурных единиц, то и собираются они крайне медленно. Если кладовщик работает давно, то ему удается вспомнить, где что лежит, и он с горем пополам может ускорить этот процесс, а для новых сотрудников пиши пропало. Они могут не только часами, днями собирать заказы и срывать поставки. Тут, кстати, можно вспомнить байку про сыр, который потеряли и нашли позже по запаху.
Зачастую инвентаризация превращается в профанацию: якобы что-то там посчитали и подогнали под остатки. Свою функцию она на самом деле не выполняет.
Так вот, по данным самих компаний, виртуальные складские потери составляют от 20 до 30%. То есть по всем документам товар оприходован на склад и физически находится там, но его не могут найти. Это стандартная статистика. Как следствие, снижение оборота, финансовые потери, осложнение отношений с клиентами.
К негативным последствиям плохой организации работы складов следует отнести потери, связанные с пересортицей и отсутствием контроля сроков годности. Компания — производитель соков по результатам внутреннего исследования обнаружила, что ежемесячно теряет 300 палет соков из-за истечения сроков их годности. Огромные потери.
Персонал
Проблемы с персоналом испытывают практически все компании вне зависимости от вида деятельности.
С одной стороны, руководство многих компаний испытывает настоящий страх (без преувеличения), что кладовщик, который знает, где что лежит, покинет компанию, что приведет к срыву поставок. Зависимость от работников склада повсеместно очень высока. Поэтому многие руководители возлагают надежды на автоматизированные системы, которые помогут снизить ее.
С другой стороны, найти грамотного, высокоинтеллектуального, даже с высокой зарплатой, кладовщика тоже непросто. Привлечение работников из стран СНГ не решает проблемы.
Управление
Чтобы эффективно управлять складом, прежде чем его автоматизировать, необходимо продумать, как он будет работать, по каким бизнес-процессам, как и кто их будет выполнять, в какой последовательности и с какими контрольными точками.
Далее необходимо продумать, какова будет его инфраструктура, какое необходимо оборудование. Очень часто бывает наоборот: сначала покупается дорогое оборудование, а потом выясняется, что оно и не нужно. Иногда можно наблюдать другую крайность: товар с верхних ярусов снимается без специальной техники — различного рода стремянки увеличивают риски и являются прямым нарушением техники безопасности. Конечно, экономика должна быть экономной, но не настолько.
Только после проведения всех этих подготовительных операций информационная система может помочь в управлении складом, а именно способствовать оптимизации использования складских площадей, сокращению затрат на складское хранение и проведение всех складских операций, а также уменьшению затрат на заработную плату складских работников.
От того, как работает склад, во многом зависят эффективность всей цепочки поставок и деятельность предприятия в целом. Все связано единой цепью. Несомненно, информационная система может облегчить управление складским хозяйством, но только после того, как будет организована вся работа в комплексе.
Комментарий специалиста
АЛЕКСЕЙ ТИМАШОВ, ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР КОМПАНИИ AXELOT:
— Создание эффективно работающего складского комплекса крайне сложно реализовать без тщательной разработки технологии его работы и инфраструктуры. Только после этого можно внедрять автоматизированную систему учета и управления складом. Параллельно необходимо разработать должностные инструкции и политику мотивации персонала.
Комплекс мероприятий технологического проекта склада обычно включает в себя:
· аудит сложившихся бизнес-процессов;
· разработку эффективной технологии обработки грузов на складе с учетом возможных ограничений и специфики его деятельности;
· расчет и подбор типов и количества необходимого подъемно-транспортного оборудования и стеллажных конструкций;
· расчет необходимого количества персонала;
· формализацию и нормирование основных технологических операций.
В результате компания получает сбалансированную технологию работы склада при оптимальных затратах на оборудование и персонал и минимизацию рисков при автоматизации склада. Автоматизация склада важна и необходима, но всегда вторична по отношению к организации работы.
Типовые проблемы складского хозяйства:
· отсутствие актуальной информации об остатках на складе;
· задержки при выполнении складских операций;
· потери товара на складе;
· потери, связанные с пересортицей;
· потери, связанные с истечением срока годности;
· высокая сложность проведения инвентаризации;
· зависимость от персонала склада и т. д.