Развитость информационно-технологической инфраструктуры и качество ИТ-услуг напрямую влияют на достижение целей компании. Поэтому все большую актуальность для финансовых директоров и руководителей предприятий приобретает вопрос: как правильно оценить их стоимость?
В соответствии с определением Библиотеки ITIL (ITIL — IT Infrastructure Library) «...под ИТ-сервисом подразумевается совокупность ИТ-систем, используемых для обеспечения деятельности предприятия».
Иными словами, ИТ-подразделение компании уже не просто меняет картриджи у принтеров или администрирует сервер финансово-учетной системы, а предоставляет услуги «Печать» и «Поддержка работоспособности финансово-учетной системы».
Для любого ИТ-директора составление ИТ-бюджета является сложной задачей. Часть необходимых средств (на приобретение оборудования и программного обеспечения) он может запланировать. Но как учесть изменение операционных расходов, связанных с увеличением числа пользователей, внедрением новых и расширением уже существующих сервисов?
Необходимую базу для этого предоставляет сервисно-ориентированный учет затрат, который использует статистику для расчета планируемых сумм увеличения затрат на основании данных предыдущих периодов.
При этом необходимо определить, каким образом затраты на информационные технологии включаются в себестоимость того или иного вида продукции.
Раньше эти затраты считались косвенными и относились на себестоимость в соответствии с методикой распределения косвенных затрат. Теперь их зачастую относят к основному производству.
Определить, какие затраты ИТ-подразделения будут считаться прямыми, а какие — косвенными, достаточно просто. Для этого можно представить ИТ-отдел в виде «черного ящика», входом в который является служба технической поддержки пользователей Service Desk, а выходом (результатом деятельности) – сервисы, предоставляемые в соответствии с Каталогом Бизнес-услуг. Затраты
ИТ-подразделения на предоставление бизнес-услуг являются прямыми, а те, что связаны с управлением и операционной деятельностью по обслуживанию ИТ-инфраструктуры, – косвенными.
В книге библиотеки ITIL «Предоставление сервисов» для учета ИТ-затрат рекомендован «метод прямых затрат». Он основан на разделении затрат на прямые и косвенные с дальнейшим разделением косвенных затрат на соотнесенные и несоотнесенные. Последние включаются в себестоимость в виде добавочного процента. Таким образом, руководствуясь положениями ITIL, ИТ-отдел может калькулировать себестоимость ИТ-услуг, предоставляемых другим подразделениям.
Для учета затрат необходимо регистрировать первичную информацию о них с аналитическими признаками (услуга, подразделение или исполнитель) в журнале инцидентов. Он позволяет выделить прямые затраты, а также определить релевантные способы распределения косвенных соотнесенных затрат.
В построении системы учета затрат в ИТ должны принимать активное участие подразделения, отвечающие за ведение управленческого учета в рамках всей компании, поскольку объекты затрат на ИТ должны формироваться в рамках единой учетной политики предприятия и себестоимость ИТ-услуг должна встраиваться в себестоимость объектов затрат компании.