Делопроизводство, то есть деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы и управления, является важным аспектом работы любого предприятия. Но малый и средний бизнес, признавая актуальность и необходимость документа, использует его в управлении крайне неохотно. Особенно в электронном виде.
За годы реформирования традиции делопроизводства на предприятиях были в значительной мере утрачены. Малый и средний бизнес вообще обходится минимальным набором необходимых документов: устав общества, штатное расписание, публичная отчетность, кадровые и некоторые другие. Переход в ближайшем будущем на электронный документооборот (ЭДО) большинством компаний даже не рассматривается.
Причин тому несколько. Среди основных называются несовершенное законодательство, особенно в части использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) (см. «ЭЖ» № 34), а также сложности внедрения систем электронного документооборота (СЭДО) и нецелесообразность использования электронных документов (ЭД) в управлении бизнесом. Но главная причина — отсутствие знаний и практики в области делопроизводства.
Самообразование
Отчасти этой «беде» можно помочь. Ведь постичь «бумажную науку» можно самостоятельно с помощью специализированных программных продуктов.
В рамках выставки-конференции «Автоматизированные технологии работы с документами», организованной консалтинговой группой «Термика», были представлены системы классов информационно-методической поддержки, обучения и аттестации, консалтинга, автоматизации документационного обеспечения управления и архивов организаций, кадрового учета и делопроизводства и многие другие.
По словам Елены Ярославцевой, коммерческого директора «Термики», основное назначение программных продуктов класса «Обучение и аттестация по документационному обеспечению управления» — это изучение основ делопроизводства, приобретение навыков работы с системами автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, контроль знаний сотрудников организаций, студентов вузов и колледжей, а также слушателей курсов. При этом используются все преимущества интранет-технологий, среди которых возможность одновременной совместной работы большого количества пользователей, а также обучения и аттестации территориально удаленных пользователей.
На госуровне
Сотрудники отделов документационного обеспечения управления (ДОУ) министерств, ведомств, государственных организаций, деятельность которых напрямую связана с документами и часто результатом которой является новый документ, также отмечают ряд проблем, связанных с внедрением СЭДО.
Наиболее характерными среди них Антон Масальский, начальник отдела документооборота и архива Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору, считает:
· увеличение нагрузки на сотрудников отдела ДОУ на фоне создания условий для более удобной и эффективной работы с документами остальных сотрудников организации;
· ротацию персонала;
· «человеческий фактор» — ошибки и несвоевременность при внесении информации в систему.
Тем не менее эффект от использования СЭДО в Ростехнадзоре налицо. Пользователи имеют доступ в среде «Кодекс-Сервер» к базе данных с внутренними и нормативно-правовыми документами. При этом часто электронный законодательный акт появляется в системе раньше поступления бумажного. Привязка текущего документа к регистрационной карточке, находящейся в системе «ДЕЛО», позволяет не только повысить культуру работы с документами и частично сократить объем документооборота, но и снизить материальные и временные затраты на копирование и сканирование их бумажных аналогов.
С ним согласен Андрей Тимонин, референт отдела ДОУ департамента управления делами МЭРТ РФ: «СЭДО — инструмент повышения эффективности механизмов управления. Он обеспечивает комплексный подход к автоматизации управленческой деятельности и помогает решить задачи автоматизации регламентов. Развивается и новая функциональность системы, например ролевая модель прав доступа, ЭЦП, рассылка уведомлений, публикация документов, фоновое распознавание, мобильный клиент».
Сложности бизнеса
Отрицать сегодня необходимость внедрения информационно-коммуникационных технологий в повседневную деятельность хозяйствующих субъектов по меньшей мере недальновидно. Основная сложность здесь заключается в организационно-правовом оформлении внедрения и функционирования систем, ведь при их испольховании остро стоит вопрос применения ЭДкак доказательства при рассмотрении конфликтных ситуаций в досудебном и судебном порядке.
Фундамент, на котором базируются понятия электронного документооборота и электронной торговли, — это положение о том, что каждый имеет право совершать юридически значимые действия и заключать сделки любым законным способом, в том числе и путем обмена электронными документами.
ЭД и ЭЦП постепенно укрепляют свои позиции.
Уже ни у кого не вызывает недоумения предоставление информации в электронном виде в министерства и ведомства РФ. Достаточно вспомнить налоговую и бухгалтерскую отчетности, передаваемые на дискетах или по телекоммуникационным каналам связи в соответствующие госорганы.
Значительная роль в нормативном регулировании «электронных» банковских правоотношений принадлежит Центральному банку России. Он задолго до принятия ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и ч. 2 ГК РФ принял нормативные акты, определяющие особенности применения ЭЦП (точнее, ее аналога для юридических лиц), в сфере финансово-кредитных правоотношений.
С помощью ЭД могут заключаться сделки, передаваться юридически значимая информация, в том числе и распорядительного характера, осуществляться управление бизнес-процессами в комплексе с EAS-системами (см. «ЭЖ» № 46).
Множество вопросов вызывают заключение договоров и совершение сделок с использованием ЭД в системах электронной торговли. «Отсутствие необходимых положений законодательства может быть компенсировано созданием необходимых договорных конструкций в корпоративных информационных системах, — считает Наталья Бичевина, начальник отдела организации электронного документооборота ООО «АУДИТ ГРУП». — Эти конструкции основываются на традиционных нормах гражданского законодательства. Участники системы заключают особое соглашение «Об электронном обмене данными», «Об использовании электронных документов» и т. д.».
Чем шире сфера применения ЭД и ЭЦП, тем больше возникает вопросов и сложностей, связанных с обеспечением сохранности и целостности ЭД, подтвержденных ЭЦП, с возможностью обеспечения судебной защиты прав участников гражданского оборота.
Некоторые проблемы возникают и при приобщении ЭД к материалам дел еще до рассмотрения спора в суде. По мнению некоторых экспертов, ЭД должны представляться в суд не на техническом, а на бумажном носителе (то есть в письменном текстовом виде, который позволяет визуально и устно исследовать и обсудить доказательство).
Практика признания
Тем не менее на законодательном уровне ЭЦП и ЭД легализованы. Одни законы направлены непосредственно на нормативно-правовое регулирование применения ЭЦП, другие — на регулирование электронной торговли и применение информационных технологий.
Так, например, ст. 74 УПК РФ прямо не предусматривает в качестве доказательств ЭД, но признает таковыми «иные документы», к которым можно отнести и электронные.
ГПК РФ признает «документы, выполненные в форме цифровой графической печати, в том числе посредством факсимильной и электронной связи».
АПК РФ прямо предусматривает, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной и иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств.
Законодательство о государственных закупках признает публикацию на официальных сайтах в Интернете, использование информационно-коммуникационных систем для размещения в электронном виде конкурсной документации, электронный способ подачи заявок, проведение электронных аукционов и т.п.
Появляется и судебная практика, связанная с использованием ЭД и ЭЦП (см. судебный прецедент).
Надо полагать, роль «золушки» электронных документов обусловлена в первую очередь невозможностью их читать без дополнительных технических средств. Но в век информационно-коммуникационных технологий они все же приобретут более «широкое хождение», хотя и бумажные, особенно внешние тоже будут существовать. Если не перейдем к наскальным записям или глиняным черепкам. Срок сохранности этих носителей информации несравнимо больше.
Основные сложности применения ЭД:
1 электронная торговля не сопровождается необходимыми правовыми гарантиями, которые обеспечивали бы законность и действительность сделок, совершаемых в сети Интернет. Участникам электронной торговли нередко предъявляются невыполнимые в электронной среде требования о представлении в подтверждение сделки бумажных документов, заверенных собственноручными подписями сторон;
2 не устанавливаются оптимальные юридические критерии, предъявляемые к ЭДО;
3 законодательство не регламентирует порядок передачи, получения, хранения ЭД и иных электронных сообщений;
4 должным образом не прописан порядок и процедура защиты интересов потребителей, заключающих электронные сделки.
ИСТОЧНИК: ООО «АУДИТ ГРУП»
Судебный прецедент
ФАС Московского округа в Постановлении от 05.11.2003 № КГ-А40/8531-03-П признал юридическую силу документа, подписанного ЭЦП.
ОАО «Ростелеком» обратилось в суд с иском о взыскании убытков, утверждая, что не передавало в банк платежное поручение в виде электронного платежного документа системы «Клиент — Сбербанк», с помощью которой распоряжалось денежными средствами, находящимися на счете. Экспертиза, назначенная арбитражным судом и проведенная экспертами ЦБР, показала, что на спорном платежном поручении ЭЦП корректна и принадлежит заместителю генерального директора ОАО «Ростелеком». Было установлено, что ключевая система не позволяет инициировать сеанс связи без предъявления главного ключа клиентского места, а также отправлять документы с клиентского компьютера от имени другого клиента и принимать в обработку не подписанные зарегистрированной ЭЦП документы. Суд признал несостоятельным заявление истца, поскольку тот не представил доказательств несанкционированного вмешательства либо утраты или иного выбытия дискеты, содержащей ЭЦП лица, имеющего право на ее применение.