Сейчас услугами мобильной связи пользуются не только физические лица, но и организации. Иногда работники в служебных целях ведут переговоры по мобильным телефонам, которые приобрела и оплачивает организация. Но чаще сотрудники пользуются собственными мобильниками, а фирма компенсирует им расходы.
Признание расходов в бухгалтерском и налоговом учете
Затраты на услуги связи в бухгалтерском учете считаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
Расходы признаются в бухгалтерском учете, если они произведены в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота. Для отражения расходов должна быть определена их сумма. Кроме того, необходима уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации (п. 16 ПБУ 10/99). В бухгалтерском учете расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п.18 ПБУ 10/99).
В налоговом учете расходы организации по услугам связи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Расходы по оплате услуг мобильной связи подлежат включению в затраты, связанные с управлением производством, наравне с оплатой услуг иных видов связи, так как никаких ограничений в отнесении затрат по оплате услуг связи на себестоимость продукции (работ, услуг) или особенностей в порядке отнесения указанных затрат на себестоимость в зависимости от вида связи законодательством не предусмотрено (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 15.04.2002 № А29-8872/01А).
Для того чтобы доказать, что разговоры носят производственный характер, у организации должно быть документальное подтверждение. Ведь только обоснованные и документально подтвержденные расходы могут учитываться для целей налогообложения прибыли. Это следует из п. 1 ст. 252 НК РФ.
В письмах Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275 и от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 чиновники разъяснили, что расходы на связь должны подтверждаться документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ. Таковыми, по мнению Минфина, являются:
— перечень должностей работников, которым необходим телефон для служебных целей, утвержденный руководителем организации;
— договор с оператором на оказание услуг связи;
— детализированные счета оператора связи.
Налоговики в Письме УФНС по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153 сообщили, что в детализированных счетах операторов мобильной связи должны быть указаны номера абонентов, коды городов (стран), даты и время переговоров, продолжительность и стоимость разговоров.
В приказах, которыми утверждаются перечни сотрудников, должны быть указаны номера абонентов (с указанием наименований абонентов — организаций и служебных должностей их сотрудников), связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности.
По мнению Минфина РФ, изложенному в Письме от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418, форма счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов. Эти субсчета открываются по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру.
АРБИТРАЖНАЯ ПРАКТИКА
В Постановлении ФАС Уральского округа от 26.12.2005 № Ф09-2102/05-С2 суд установил, что доказательством, которое подтверждает производственный характер телефонных переговоров, являются детализированные счета телефонной связи за предоставленные услуги, расшифровки с указанием номеров абонентов, с которыми велись переговоры.
Аналогичный порядок принятия расходов применяется при внутризоновых телефонных соединениях.
МНЕНИЕ МИНФИНА
Заместитель начальника отдела специальных налоговых режимов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Юрий Подпорин на вопрос о порядке учета платы за внутризоновые соединения при применении общего режима налогообложения и «упрощенки» ответил следующее:
«Согласно подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам на производство и реализацию, учитываемым при применении общего режима налогообложения, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, факсимильную и спутниковую связь, электронную почту, а также услуги информационных систем (СВИФТ, Интернет и иных аналогичных систем). Организации, которые применяют УСН, подобные расходы учитывают в соответствии с подп. 18. п. 1 ст. 346.16 НК РФ. К таким расходам относятся, в частности, расходы на оплату услуг сотовой связи при условии, что они соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 1 ст. 252 НК РФ. Расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Их размер должен быть экономически обоснован. И они должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
В данном случае таким документом является счет оператора связи за предоставленную услугу, в котором должны быть отражены номера мобильных телефонов абонентов.
Основанием для оплаты таких расходов является приказ руководителя организации, подтверждающий производственный характер переговоров».
В Письме № 03-03-04/1/418 минфиновцы отметили, что расходы на переговоры по мобильным телефонам, рассчитанные по среднегодовым нормам, организация не вправе учесть для целей налогообложения прибыли. В случае отсутствия документов, которые бы подтверждали производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по личным мобильникам, звонки рассматриваются как разговоры частного характера.
Следует отметить, в письмах Минфина России № 03-03-01-04/1/275 и № 03-03-04/3/15 говорится, что критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения должно являться то, что в должностной инструкции указана необходимость использования работником телефона в служебных целях. Для сотрудников может быть установлен лимит расходов на сотовую связь. Превышение этого лимита следует учитывать в составе прочих расходов только после того, как работник возместит организации затраты.
Лимит расходов на пользование услугами сотовой связи должен устанавливаться приказом руководителя организации. Об этом сказано в Письме Минфина России от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217.
В Постановлении ФАС Центрального округа от 31.07.2002 № А54-4371/01-C4 арбитры пришли к выводу, что необходимость использования мобильных телефонов в производственных целях должна быть подтверждена организационно-распорядительными документами: приказами, распоряжениями руководителя, должностными инструкциями. Аналогичное решение содержится в Постановлении ФАС Поволжского округа от 22.09.2005 № А65-23196/2004-СА1-32.
АРБИТРАЖНАЯ ПРАКТИКА
Постановление ФАС Московского округа от 31.05.2006 № КА-А40/4775-06).
По результатам налоговой проверки компания была привлечена к ответственности за совершение налогового правонарушения, предусмотренного п. 1 ст. 122 НК РФ.
По мнению инспекции, расходы компании на мобильную связь, уменьшающие доход предприятия, не обоснованы и не доказаны первичными документами.
Суд, встав на сторону налогоплательщика, отметил следующее.
В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов, которыми признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.
Согласно подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на оплату услуг связи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров (работ, услуг).
Как следует из материалов дела и правильно установлено судами, заявителем в спорный период были оказаны консультационные и информационные услуги на основании договоров. Обслуживаемые организации территориально удалены между собой и от исполнителя, а характер оказываемых услуг требует присутствия работников заявителя непосредственно на обслуживаемых предприятиях. Для осуществления оперативного руководства производственным процессом необходима связь руководителя с работниками компании и также связь между работниками компании.
Таким образом, расходы на услуги сотовой связи произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Компанией были заключены договоры с оператором связи на оказание услуг сотовой связи. Суммы расходов на услуги мобильной телефонной связи учтены в составе производственных затрат на основании выставленных оператором связи счетов и счетов-фактур за фактически оказанные услуги.
Руководителем компании сотовые телефоны закреплены за работниками, которые имеют право ими пользоваться, и утверждены предельные размеры расходов на связь для каждого работника.
В период проведения выездной налоговой проверки утвержденные лимиты на использование сотовой телефонной связи были предъявлены налоговикам.
Следовательно, произведенные затраты на услуги мобильной телефонной связи подтверждены документально.
В случае ведения переговоров по сотовому телефону в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами, а критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях (Письмо Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418).
Теперь необходимо выяснить, в какой момент организация может включить в состав затрат для целей налогообложения прибыли экономически обоснованные расходы по услугам телефонной связи. Порядок определения даты признания прочих расходов для целей налогообложения зависит от принятого налогоплательщиком метода исчисления налога на прибыль (начисления или кассовый).
Статьей 272 НК РФ предусмотрен порядок признания расходов при методе начисления. Согласно п. 1 этой статьи расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы оплаты. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они возникают исходя из условий сделки. В случае если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы организация распределяет самостоятельно.
Датой осуществления прочих расходов признается дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для проведения расчетов. Дата признания расходов на оплату услуг телефонной связи будет определяться в соответствии с порядком оплаты услуг, предусмотренным в договоре оказания услуг телефонной связи. Если в договоре сказано, что обязанность оплатить оказанные услуги возникает в момент выставления счета, то датой признания расходов будет являться дата выставления счета.
При применении метода начисления расходы на оплату услуг телефонной связи будут относиться к тому налоговому (отчетному) периоду, в котором возникла обязанность оплатить оказанные оператором связи услуги, в порядке, предусмотренном договором оказания услуг телефонной связи. К такому выводу пришел Минфин России в Письме от 12.02.2004 № 04-02-05/1/12.
Если же исходя из условий договора обязанность оплатить оказанные услуги возникает в момент выставления счета, то датой признания расходов будет являться дата выставления счета оператором.
ПРИМЕР 1
ООО «Волна» заключило договор с оператором сотовой связи. В договоре не указан порядок оплаты расходов на услуги связи. Счета на оплату услуг связи выставляются оператором на последнее число каждого месяца. Стоимость услуг сотовой связи за октябрь 2006 года составила 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.). Счет на оплату услуг организация получила 02.11.2006, а оплатила 07.11.2006. Организация применяет метод начисления.
В бухгалтерском учете ООО «Волна» делаются следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 60
— 50 000 руб. — отражены расходы на оплату услуг мобильной связи
Дебет 19 Кредит 60
— 9000 руб. — учтен НДС по расходам за мобильную связь
Дебет 68 Кредит 19
— 9000 руб. — принят к вычету НДС по расходам за мобильную связь.
Основанием для вычета является счет-фактура оператора связи, где НДС выделен отдельной строкой.
Дебет 60 Кредит 51
— 59 000 руб. — оплачены услуги оператора мобильной связи за октябрь 2006 года.
В налоговом учете расходы на оплату услуг мобильной связи включаются в состав расходов в октябре 2006 года.
Другой порядок признания расходов для целей налогообложения определен при использовании налогоплательщиком кассового метода. Пунктом 3 ст. 273 НК РФ установлено, что при кассовом методе затраты признаются расходами для целей налогообложения прибыли после их фактической оплаты. Дата признания расходов на телефонную связь при применении кассового метода в данном случае может быть определена самим налогоплательщиком в период после оплаты по выставленному счету за оказание услуг телефонной связи (Письмо Минфина России от 12.02.2004 № 04-02-05/1/12).
Личный телефон в служебных целях
Сотрудник организации также может использовать личный мобильный телефон в служебных целях. При этом ему выплачивается компенсация за использование аппарата, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, которые принадлежат работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора.
Исходя из положений п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» в бухгалтерском учете компенсация, которая выплачивается работнику за использование личного мобильного телефона в служебных целях, является расходом по обычным видам деятельности. Компенсация, подлежащая выплате сотруднику, отражается по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или счета 44 «Расходы на продажу» (для торговых организаций) в корреспонденции со счетом 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Выплата компенсации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом счета 73.
В налоговом учете возмещение расходов на оплату услуг связи, имеющих отношение к производственной деятельности, учитывается в составе прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 и п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению ЕСН и НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ). Следовательно, денежная компенсация за использование мобильного телефона, который принадлежит работнику, не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах, установленных организацией.
ВНИМАНИЕ!
Размер возмещения указанных расходов должен быть экономически обоснованным. Расходы должны быть связаны с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Это означает, что организация должна располагать документами (или заверенными в установленном порядке копиями), которые подтверждали бы право собственности работника на используемое имущество. К тому же необходимы документы, подтверждающие расходы, которые понес работник при использовании своего имущества в служебных целях. Об этом говорит Минфин России в Письме от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43.
ПРИМЕР 2
Работник организации использует свой мобильный телефон в служебных целях. Организация оплатила счет на сумму 11 800 руб. Личные переговоры — 4720 руб. (в том числе НДС — 720 руб.), служебные — 7080 руб. (в том числе НДС — 1080 руб.). Ежемесячная компенсация за использование собственного телефона в служебных целях составила 300 руб.
В бухгалтерском учете организации делаются следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 60
— 6000 руб. — отражена стоимость служебных переговоров
Дебет 19 Кредит 60
— 1080 руб. — учтен НДС со стоимости служебных переговоров
Дебет 68 Кредит 19
— 1080 руб. — принят к вычету НДС по расходам, связанным со служебными переговорами
Дебет 73 Кредит 60
— 4720 руб. — отражена стоимость личных разговоров
Дебет 26 Кредит 73
— 300 руб. — отнесена на расходы компенсация за использование телефона в служебных целях
Дебет 70 Кредит 73
— 4420 руб. (4720 руб. – 300 руб.) — удержана из заработной платы работника сумма стоимости личных телефонных разговоров за минусом компенсации за использование мобильного телефона в служебных целях
Дебет 60 Кредит 51
— 11 800 руб. — организация оплатила счет за услуги мобильной связи.
Рассмотрим случай, когда работник использует личный мобильный телефон и самостоятельно оплачивает счет за телефонные переговоры.
ПРИМЕР 3
Работник организации использует собственный мобильный телефон в служебных целях. Он сам платит по счету за телефонные переговоры. В октябре 2006 года пришел счет на сумму 5900 руб. (в том числе НДС — 900 руб.). Стоимость личных разговоров составила 1770 руб. (в том числе НДС — 270 руб.), а стоимость служебных разговоров — 4130 руб. (в том числе НДС — 630 руб.). Стоимость служебных разговоров оплачивается работнику из кассы. За использование личного телефона ему выплачивается компенсация в размере 300 руб.
В бухгалтерском учете организации делаются следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 50
— 4430 руб. (4130 руб. + 300 руб.) — из кассы выплачена компенсация стоимости служебных разговоров и за использование личного телефона в служебных целях
Дебет 26 Кредит 73
— 300 руб. — отражена в составе затрат компенсация за использование личного телефона в служебных целях
Дебет 26 Кредит 73
— 3500 руб. — стоимость служебных переговоров отнесена на затраты
Дебет 91 субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 73
— 630 руб. — НДС, приходящийся на стоимость служебных переговоров
В данном случае организация не вправе принять НДС к вычету, так как сотрудник сам оплатил счет за услуги мобильной связи. Напомним, что организация сможет принять НДС к вычету при наличии счета-фактуры, где НДС выделен отдельной строкой. При оплате услуг связи физическим лицом у него на руках будет только детализированный счет.
Многие организации интересуются, следует ли признавать доходами в целях налогообложения прибыли средства, которые поступили от работников в кассу организации или удерживаются из их заработной платы в возмещение расходов по произведенным в пользу работников телефонным переговорам.
Минфин России по этому поводу в Письме от 29.03.2006 № 03-03-04/1/297 сообщил следующее. В соответствии со ст. 247 НК РФ объектом налогообложения по налогу на прибыль организаций считается прибыль, которая получена налогоплательщиком. Согласно главе 25 НК РФ прибылью признаются полученные доходы, уменьшенные на величину расходов.
Следовательно, по мнению Минфина, те средства, которые поступают в кассу организации от работников или которые удерживаются из зарплаты в зачет оплаты полной стоимости услуг связи, произведенной в пользу работников, для целей налогообложения прибыли признаются доходом и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль, в случае если расходы по оплате услуг связи ранее были учтены при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.