Финансовое ведомство неожиданно сообщило, что размер компенсации за использование личного транспорта в интересах организации определяется исходя из фактически произведенных расходов на основании путевых листов.
Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее — Постановление № 92) были установлены нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль. С тех пор размер этой компенсации не менялся, а вот стоимость бензина и запчастей для автомобилей значительно увеличилась.
Всех начал мучить вопрос: правомерно ли в связи с этим увеличить размер компенсаций, учитываемых при налогообложении прибыли, за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов?
На него дал ответ Минфин РФ в Письме от 16.11.2006 № 03-03-02/275 — компенсация за использование в служебных целях личного автотранспорта работнику может выплачиваться в любом размере, однако при исчислении налога на прибыль по-прежнему следует применять нормы, установленные Постановлением № 92.
Правда, финансовое ведомство сообщило, что размер компенсации определяется исходя из фактически произведенных расходов на основании представленных первичных документов.
Этот перечень был определен Минфином РФ еще в Письме от 21.07.92 № 57, в котором говорится, что выплата должна производиться лишь работникам, деятельность которых связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Работник должен доказать, что у него есть автомобиль в собственности или управляется им по доверенности.
Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личные легковые автомобили для служебных поездок, является договор между ним и работодателем об использовании личного транспорта и приказ руководителя организации о выплате компенсации.
Однако в нынешнем Письме Минфин РФ заявил, что, кроме того, для определения суммы компенсации сотрудник должен представить в бухгалтерию путевые листы.
Это дополнительное требование вызывает недоумение.
Ведь в Указаниях по применению и заполнению форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 (далее — Указания), сказано, что в путевом листе обязательно должны быть поставлены штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Разумеется, нет никаких оснований выписывать путевые листы на не принадлежащий ей транспорт.
Кроме того, в соответствии с разд. 2 Указаний путевой лист — первичный документ по учету работы легкового автотранспорта и основание для начисления заработной платы водителю.
Зарплата работникам, использующим личный автомобиль в интересах организации, начисляется на основании табеля учета рабочего времени, так как они не являются штатными водителями и выписывать им путевой лист организация не обязана.
Именно к такому выводу пришел, например, ФАС Центрального округа в Постановлении от 10.04.2006 № А48-6436/05-8.
На основании данных из путевого листа бензин списывается в затраты, но сам Минфин РФ в Письме подтвердил, что в размерах компенсации сотруднику уже учтены сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт автомобиля, а потому определять их размер нет необходимости.
Впрочем, есть ситуация, когда без выписки путевых листов не обойтись, например если автомобиль у работника взят в аренду. Это подтвердил ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 23.11.2005 № Ф03-А73/05-2/2508.
Впрочем, тем, кто не готов спорить с финансистами и налоговиками, можно предложить и такой вариант.
Минфин РФ в Письме от 15.11.2005 № 03-03-04/1/363 указал на то, что организации, не являющиеся автотранспортными, могут составлять путевые листы таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. То есть многие компании могут самостоятельно устанавливать не только форму путевого листа, но и периодичность его оформления.
Об этом можно записать в учетной политике, указав периодичность (например, не реже одного раза в месяц) выписки путевых листов. И делать это не очень обременительно, и с налоговиками споров не будет.
Умолчало финансовое ведомство и еще об одной проблеме, связанной с выплатой денежной компенсации сверх норм, установленных Правительством РФ. Она связана с обложением НДФЛ и ЕСН сверхнормативных выплат.
Поскольку нормы установлены только для налога на прибыль, то для других налогов нормой является сумма, установленная работодателем. Следовательно, НДФЛ и ЕСН с выплаты денежной компенсации за использование личного имущества, в том числе и автомобилей, не удерживаются и не начисляются.
К такому выводу пришли ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 23.01.2006 № А26-6101/2005-210, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 17.02.2005 № А55-7466/04-51, ФАС Уральского округа в постановлениях от 26.01.2004 № Ф09-5007/03АК и от 27.04.2005 № Ф09-1638/05АК.
Хочется предложить специалистам Минфина РФ, прежде чем требовать от всех организаций России оформлять ту или иную бумажку, съездить на экскурсию на какой-нибудь бумкомбинат и посмотреть, а лучше даже понюхать бумажное производство. Может, хоть этот запах наведет их на правильные мысли.