Увольняется работник? Это событие нужно отметить. Документально. А также выплатить работнику все причитающееся, предварительно произведя необходимые удержания. Какие документы являются основанием для расчета с работником? На какие выплаты он может претендовать? И какие суммы работодатель вправе удержать у работника? Об этом — наша тема номера.
В соответствии с положениями ст. 140 Трудового кодекса РФ все расчеты с увольняющимся сотрудником должны быть произведены в день его увольнения с работы, под которым следует понимать день прекращения действия заключенного между сторонами трудового договора.
Работнику при этом должны быть выплачены причитающаяся заработная плата за рабочее время, отработанное в месяце увольнения и до этого, денежная компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие, пособия по социальному страхованию (по временной нетрудоспособности, по уходу за ребенком и др.) и иные выплаты, предусмотренные действующим законодательством, принятой в организации системой оплаты труда и локальными нормативными актами.
В ряде случаев (при суммированном учете рабочего времени и иных специальных режимах работы) последний день работы сотрудника может не совпадать с днем прекращения действия трудового договора. Если работник в день увольнения не работал (в том числе при несовпадении последнего дня работы с днем истечения действия трудового договора), причитающиеся к выплате в его пользу суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования об окончательном расчете. В данном случае представляется необходимым подтверждать требование работника об окончательном расчете письменным заявлением на имя работодателя.
В случае если работник оспаривает причитающуюся к получению сумму, в силу требований ст. 140 ТК РФ ему в день увольнения должна быть выплачена не оспариваемая сумма. Вместе с этим если сотрудник соглашается получить на руки и иные суммы с желанием оспорить их в установленном порядке, они также могут быть выплачены в день увольнения.
В день прекращения трудового договора работнику должна быть выдана трудовая книжка, а при наличии его письменного заявления — заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой (включая справку по форме № 2-НДФЛ). На это указано в ст. 84.1 ТК РФ.
При невозможности выдать работнику трудовую книжку в день расторжения трудового договора в связи с его отсутствием на работе или отказом от ее получения, работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление трудовой книжки по почте. Четкое и своевременное выполнение изложенных требований ст. 84.1 ТК РФ освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Если такие действия окажутся запоздалыми, то за время задержки работодатель может быть привлечен в соответствии со ст. 234 ТК РФ к выплате среднего заработка в пользу работника за все время задержки выдачи трудовой книжки.
В период после 06.10.2006 (дата вступления в силу изменений в ТК РФ) работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки также в случаях несовпадения последнего дня его работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника в следующих случаях:
· в связи с имевшим местом прогулом (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ);
· в связи с осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу (п. 4 ст. 83 ТК РФ);
· при увольнении беременной женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй ст. 261 ТК РФ.
Во всех случаях, когда трудовую книжку в день увольнения сотрудник не получил, а затем сам пришел за ней после дня увольнения, работодатель в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ должен выдать ее на основании письменного заявления бывшего сотрудника не позднее трех рабочих дней со дня обращения. Эти же правила касаются обращения работника за иными документами, связанными с работой у работодателя (копия приказа об увольнении, справка о начисленных доходах и удержанном налоге на доходы физических лиц и др.).
Оформление документов при увольнении работника
Увольнение работника в обязательном порядке оформляется письменным приказом (распоряжением) (ст. 84.1 ТК РФ). При этом не имеют значения причина (основание) расторжения трудового договора и любые иные обстоятельства (в том числе отсутствие сотрудника на работе).
При получении бухгалтером приказа о расторжении заключенного с сотрудником трудового договора, во избежание возможных негативных последствий необходимо прежде всего уточнить правомерность увольнения работника и правильность оформления приказа (распоряжения).
Увольнение работника оформляется на бланке «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» по форме № Т-8, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
При одновременном увольнении нескольких работников может оформляться Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (форма № Т-8а).
Обе формы оформляет работник кадровой службы, подписывает руководитель организации или уполномоченное им на это лицо. На поступивших в бухгалтерию формах должны содержаться росписи увольняемых лиц об ознакомлении с приказом. В случае отсутствия таких росписей бухгалтеру необходимо уведомить об этом работников кадровых служб.
Иногда довести приказ (распоряжение) до сведения увольняемого сотрудника не представляется возможным по причине его отсутствия на работе и (или) в случае его отказа ознакомиться с документом под роспись. Тогда на самом приказе (распоряжении) должна быть оформлена соответствующая запись. Важность этого отмечена в ст. 84.1 ТК РФ. Наряду с этим рекомендуется оформлять комиссионный акт, подтверждающий то, что работник отказался от подписи. Для легитимности такого рода документа он должен быть удостоверен свидетельскими подписями тех лиц, в присутствии которых увольняемый работник отказался от подписи на бланке приказа (распоряжения).
В тексте поступившего в бухгалтерию приказа обязательно должны быть указаны сведения об увольняемом работнике (его фамилия, имя и отчество; должность; профессия согласно штатному расписанию), реквизиты признанного утратившим силу трудового договора (номер и дата), дата увольнения, основание для прекращения трудового договора (со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ или федеральный закон).
В строке (графе) «Основание (документ, номер, дата)» должна содержаться ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора. Ими могут быть заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и др.
При увольнении материально ответственного лица к приказу должен быть приложен документ об отсутствии материальных претензий к работнику. На это обращено внимание в тексте указаний о порядке оформления приказов по форме № Т-8, Т-8а, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Об отсутствии такого рода документа оперативно должен быть поставлен в известность ответственный работник кадрового органа или администрации организации.
Вместе с этим необходимо учитывать, что отказ увольняемого работника или иные его действия, свидетельствующие об отказе от сдачи находящихся в его ведении материальных и иных ценностей, в соответствии с действующим законодательством не являются основанием для затягивания процедуры его увольнения. В любом случае трудовой договор должен быть расторгнут с ним в установленные сроки без учета того обстоятельства, имеются за ним непогашенные недостачи, отказался ли он от проверки числящихся за ним ценностей, оформлен ли в установленном порядке акт приема-передачи находящихся на ответственном хранении ценностей и др.
Администрация организации обязана самостоятельно организовать и провести инвентаризацию имущества числящегося за материально-ответственным лицом в случае отказа от сдачи этих ценностей. При этом следует учитывать, что проведение инвентаризации при смене материально ответственных лиц является обязательным в силу требований п. 2 ст. 12 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а сама инвентаризация осуществляется в порядке, установленном Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
При выявлении недостач материальных ценностей, числящихся за материально ответственным работником, администрация вправе издать в оперативном порядке (до даты увольнения работника) письменный приказ (распоряжение) об удержании соответствующей суммы недостачи с причитающейся увольняемому работнику суммы заработной платы. Однако следует учитывать, что в силу положений ст. 248 ТК РФ такого рода приказ может быть издан при условии, что сумма причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, а сам приказ (распоряжение) оформлен не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если сумма выявленной недостачи или иного ущерба, причиненного работником, превышает его средний месячный заработок, а сам он возместить его отказывается, взыскание соответствующих сумм может быть произведено посредством подачи иска от имени администрации в судебные органы.
В таком же порядке (то есть через суд) должно осуществляться взыскание суммы недостачи или иного ущерба, выявленных при увольнении сотрудника, отказавшегося от сдачи своей должности, подписания акта приема-передачи, а также в иных подобных случаях. Особое внимание в такой ситуации должно быть уделено правильности оформления данных проведенной инвентаризации, а также того обстоятельства, что увольняемый работник самоустранился или отказался от участия в проводимой инвентаризации. Ведь именно эти документы будут положены в основу оформляемого иска.
Проведение инвентаризации уже после увольнения работника может негативно сказаться на перспективах рассмотрения спора.
Получается, что при поступлении в бухгалтерию приказа (распоряжения) об увольнении материально ответственного лица работник бухгалтерии в первую очередь должен потребовать от администрации наличия в составе представленных документов справки об отсутствии претензий к данному сотруднику, а в случае затягивания процедуры увольнения против установленных сроков — принять все меры к своевременному осуществлению расчетов с данным лицом, а также предупредить о невозможности просрочки выдачи трудовой книжки, а также иных предусмотренных законодательством документов.
Во всех случаях задержки данных действий на работодателя может быть возложена материальная ответственность, предусмотренная ст. 234, 236 и 237 ТК РФ. Ответственность заключается в выплате за все время просрочки среднего заработка работника, уплате процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей ставки рефинансирования Центробанка РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки, а также в возмещении суммы морального вреда. Как правило, данные суммы предъявляются к оплате организации на основании принятого решения судебного органа, в который уволенный работник обращается за защитой своих прав.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о расторжении трудового договора должно быть приложено мотивированное мнение выборного профсоюзного органа организации.
Наличие такого заключения в письменной форме обязательно при расторжении трудового договора с работником из числа членов действующего в организации профессионального союза по следующим основаниям:
—пункту 2 части первой ст. 81 ТК РФ «в связи с сокращением численности или штата работников организации»;
—пункту 3 части первой ст. 81 ТК РФ «в связи с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации»;
—пункту 5 части первой ст. 81 ТК РФ «в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание».
Порядок учета работодателем мотивированного мнения выборного профсоюзного органа определяется положениями ст. 373 ТК РФ.
На основании поступившего в бухгалтерию письменного приказа (распоряжения) о расторжении заключенного с работником трудового договора оформляются соответствующие записи в лицевом счете увольняемого сотрудника (форма № Т-54 или Т-54а), а также оформляется бланк документа по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», утвержденной тем же Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Именно в данной форме осуществляется расчет всех причитающихся к получению увольняемым лицом сумм заработной платы, включая суммы основной заработной платы за месяц, в котором расторгается трудовой договор, и компенсации за неиспользованный отпуск.
На основании оформленной по типовой форме № Т-61 записки-расчета причитающиеся к выплате на руки суммы переносятся в платежную ведомость, оформляемую по форме № Т-53, или в расходный кассовый ордер (форма № КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»).
СПРАВКА
В бюджетных учреждениях согласно Инструкции по бюджетному учету (утверждена Приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н) расчеты сумм денежной компенсации за отпуск при увольнении и сумм заработной платы за месяц увольнения оформляются в Записке-расчете об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (форма по ОКУД 0504425).
Исчисление сумм заработной платы в окончательный расчет
Расчет сумм заработной платы в окончательный расчет при увольнении работника производится исходя из правил и систем оплаты труда, принятых в организации и закрепленных в трудовом договоре с работником, коллективном договоре, отдельных положениях по оплате труда и иных локальных актах, принятых в организации.
При этом в расчет в обязательном порядке принимается последний день работы сотрудника. Учитывая, что в этот день с работником должны быть произведены окончательные расчеты, администрация организации обязана заблаговременно определить причитающиеся работнику премии за текущий месяц, вознаграждения по итогам работы за год, за выслугу лет и иные суммы заработной платы.
Необходимо учитывать, что с октября 2006 года согласно новой редакции ТК РФ заработная плата работнику устанавливается заключенным с ним трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. В свою очередь, системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и условия премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Расчет причитающихся увольняемому работнику выплат производится в специальном разделе Записки-расчета при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61). В Записке-расчете об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (форма по ОКУД 0504425) для расчета суммы заработной платы предназначены отдельные строки раздела «Начислено заработной платы».
ПРИМЕР 1
Предположим, что работник организации увольняется с 20.11.2006 по собственному желанию. График работы — пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями.
Согласно условиям оплаты труда, принятым в организации, оклад работника составляет 6000 руб. в месяц. Кроме того, работнику установлена выплата надбавки за работу в особых условиях в размере 40% от оклада, а также премия в размере 50% от суммы начисленной за месяц заработной платы.
Согласно отдельному положению по оплате труда работникам организации установлена выплата вознаграждения по итогам работы за год в размере двух окладов из расчета за полностью отработанный год. В случае увольнения работника до окончания текущего года вознаграждение выплачивается пропорционально отработанному рабочему времени (полному количеству отработанных в году увольнения календарных месяцев), если только по решению работодателя он не лишен данной выплаты.
При увольнении работнику не позднее 20.11.2006 должны быть выплачены следующие суммы заработной платы.
Из расчета оклада за неполностью отработанный календарный месяц 3714 руб. 29 коп. (6000 руб. : 21 рабочий день по норме в ноябре месяце по графику пятидневной рабочей недели х 13 фактически отработанных в ноябре 2006 года рабочих дней).
Надбавка за работу в особых условиях 1485 руб. 72 коп. (3714 руб. 29 коп. х 40%).
Премия 2600 руб. 00 коп. (3714 руб. 29 коп. + 1485 руб. 72 коп.) х 50%).
Вознаграждение по итогам работы за год — 10 000 руб. 00 коп. (2 х 6000 руб.) : 12 мес. х 10 полностью отработанных в году календарных месяцев).
Всего сумма заработной платы, причитающаяся к начислению при увольнении работника, — 17 800 руб. 01 коп.
С начисленных в пользу увольняемого работника сумм должны быть произведены предусмотренные действующим законодательством удержания (налог на доходы физических лиц, алименты, по исполнительным документам и др.), включая удержания, производимые по инициативе работодателя в соответствии со ст. 137 ТК РФ (невозвращенных в установленный срок подотчетных сумм, для возврата излишне выплаченных в связи со счетной ошибкой сумм заработной платы, за неотработанные до окончания текущего года дни предоставленного авансом отпуска и др.), а также удержания в возмещение причиненного работодателя ущерба, производимые в соответствии со ст. 248 ТК РФ.
Общий размер всех удержаний по инициативе работодателя в соответствии со ст. 138 ТК РФ не должен превышать 20% причитающейся к выплате работнику заработной платы за вычетом налога на доходы физических лиц.
При удержаниях из заработной платы на основании исполнительных документов общий размер удержаний (включая удержания по инициативе работодателя) не может превышать 50%. Если по исполнительным документам взыскиваются алименты на несовершеннолетних детей, в возмещение вреда, причиненного здоровью другого лица, в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением, то общий размер удержаний не может превышать 70%.
Стандартные налоговые вычеты на самого работника и его несовершеннолетних детей при расчете удержаний налога на доходы физических лиц могут предоставляться и за текущий месяц, то есть за месяц, в котором работник увольняется (в том числе и в случае, если он отработан неполностью). При этом должны быть соблюдены установленные ст. 218 НК РФ для предоставления стандартные налоговых вычетов ограничения совокупного налогооблагаемого дохода с начала года в размере 20 000 (40 000) руб.
В установленном порядке начисленные в пользу увольняемого работника доходы и удержанные суммы налога подтверждаются Справкой о доходах физического лица по форме № 2-НДФЛ. Это еще один из документов, который должен быть выдан по требованию работника при его увольнении.
Приказом ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@ утверждена новая форма Справки № 2-НДФЛ. (Текст Приказа см. в текущем номере «ЭЖ Досье», стр. Д2, комментарий к нему — на стр. Б3.)
ПРИМЕР 2
Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что на содержании работника находятся двое несовершеннолетних детей, а совокупный доход в виде заработной платы с января по июнь 2006 года составил 18 700 руб., с января по июль — 22670 руб., с января по октябрь — 37 800 руб.
Также предположим, что из заработной платы работника производятся удержания по исполнительному документу в пользу сторонней организации и остаток к удержанию по состоянию на начало ноября 2006 года составил 1200 руб., а также удержания по инициативе работодателя невозвращенных подотчетных сумм в размере 5230 руб.
Удержания должны быть исчислены в следующем порядке.
Налог на доходы физических лиц 2314 руб. (17 800 руб. 01 коп. х 13%). Стандартный вычет на самого работника, а также на двух несовершеннолетних детей не предоставляются, так как совокупный доход с начала года в ноябре 2006 года превысил соответственно 20 000 руб. и 40 000 руб.).
Удержания по исполнительному документу в пользу сторонней организации — 1200 руб. (удержания производятся в размере остатка, так как эта сумма меньше, чем разрешенная к удержанию сумма в размере 7743 руб. 01 коп. (17 800 руб. 01 коп. – 2314 руб.) х 50 %, где 2314 руб. — исчисленная к удержанию сумма НДФЛ, за вычетом которой должны рассчитываться прочие удержания из заработной платы; 50% — максимально возможная ставка удержаний по исполнительным документам в обычных условиях).
Удержания по инициативе работодателя — 3097 руб. 20 коп. (17 800 руб. 01 коп. – 2314 руб.) х 20%, где 20% — максимально возможная ставка удержаний по инициативе администрации. Для контроля: максимально разрешенная к удержанию сумма по инициативе работодателя с учетом удержаний по исполнительным документам составит 6543 руб. 01 коп. (7743 руб. 01 коп. – 1200 руб.).
Всего сумма удержаний 6611 руб. 20 коп. (2314 руб. + 1200 руб. + 3097 руб. 20 коп.).
К выплате на руки при увольнении работника — 11 188 руб. 81 коп. (17 800 руб. 01 коп. – 6611 руб. 20 коп.).
Остаток к взысканию невозращенных подотчетных сумм в размере 2132 руб. 80 коп. (5230 руб. – 3097 руб. 20 коп.) по согласованию с работником может быть погашен им лично путем внесения наличных денежных средств в кассу организации или подлежит взысканию путем оформления соответствующего иска в судебные органы.
Следует учитывать, что при увольнении причитающиеся к удержанию суммы НДФЛ в обязательном порядке следует определять исходя из совокупного дохода работника с начала года и зачетом ранее удержанных сумм налога. Это поможет устранить возможные ошибки в исчислении налога, имевшие место с начала года.
В случае если какие-либо удержания при увольнении работника произведены не будут, для взыскания остатка удержаний в пользу работодателя организации необходимо будет оформлять исполнительные документы (в части удержаний, производимых по инициативе работодателя), а также определять место будущей работы для направления имеющихся исполнительных документов, по которым должны производиться удержания в пользу соответствующих взыскателей (исполнительные листы или нотариально удостоверенные соглашения на уплату алиментов, исполнительные листы на взыскание сумм штрафов, сумм в пользу взыскателей и др.).
В случае необходимости исполнительные документы могут быть направлены судебному исполнителю по месту жительства должника.
Удержание за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска
Удержание за неотработанные работником на дату увольнения дни отпуска производится в случае, если оплачиваемый отпуск за текущий рабочий год был предоставлен работнику авансом, и работник увольняется до окончания того года, в счет которого был использован отпуск. Данное удержание производится по инициативе работодателя в соответствии со ст. 137 ТК РФ.
Удержание не производится, если увольнение осуществляется по основаниям, перечисленным в п. 8 части первой ст. 77, п. 1, 2, 4 части первой ст. 81, п. 1, 2, 5—7 ст. 83 ТК РФ.
Число не отработанных до конца года дней предоставленного авансом отпуска указывается в подготовленном кадровыми органами приказе (распоряжении) об увольнении работника. С этой целью могут быть доработаны типовые формы № Т-8 или № Т-8а. Если таких данных в представленном в бухгалтерию приказе не имеется, работнику бухгалтерии необходимо обратиться к лицевому счету (формы № Т-54 или № Т-54а) увольняемого сотрудника, в котором делаются отметки об использовании работником отпуска. В случае если по результатам такой проверки выяснится, что с работника должны быть произведены удержания за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска, полученный бланк приказа (распоряжения) должен быть передан в кадровую службу для уточнения.
Для расчета суммы удержания бухгалтеру следует произвести следующие действия:
1) подсчитать количество полных месяцев, отработанных сотрудником до конца рабочего года, в счет которого ему авансом был предоставлен оплачиваемый отпуск. При этом остатки дней сверх полных месяцев округляются до полных месяцев по следующим правилам округления: остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывается, а остаток от 15 календарных дней и более округляется до полного месяца (на данные правила округления указано в п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 № 169, сохранивших свое действие и в наши дни, а правомерность применения данных Правил в настоящее время подтверждена в Письме Роструда от 26.07.2006 № 1133-6);
2) вычесть количество отработанных месяцев из 11 месяцев (эта величина рассчитывается путем вычитания из 12 календарных месяцев рабочего года одного месяца оплачиваемого отпуска в 28 календарных дней: так определяется количество не отработанных месяцев до конца рабочего года, за который работнику был предоставлен авансом оплачиваемый отпуск;
3) размер удержания определяется как произведение исчисленного среднедневного заработка на количество неотработанных дней отпуска (данная величина берется исходя из предусмотренной действующим законодательством продолжительности отпуска, 12 месяцев в календарном году и количества неотработанных полных месяцев).
Как представляется, при расчете удержания должен быть взят среднедневной заработок, по которому ранее производился расчет предоставленного работнику авансом отпуска. Новый расчет среднедневного заработка исходя из расчетного периода, предшествовавшего дню увольнения, производиться не должен, так как может возникнуть ситуация, при которой с работника будут удержаны суммы большие, нежели те, которые он получил при оплате предоставленного отпуска, что представляется неправильным.
Удержания за неотработанные дни отпуска производятся с учетом законодательно предусмотренных ст. 138 ТК РФ ограничений. Совместно с другими удержаниями по инициативе администрации такие удержания не могут превышать 20% причитающейся работнику суммы заработной платы.
Когда удержания за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска производятся наряду с удержаниями по исполнительным документам, общий размер удержаний не может превышать 50%. Если из заработной платы работника взыскиваются алименты на несовершеннолетних детей, суммы в возмещение вреда, причиненного здоровью другого лица, в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, в возмещение ущерба, причиненного преступлением, общий размер удержаний совместно с удержаниями по инициативе администрации организации не может превышать 70% заработной платы, причитающейся работнику.
ПРИМЕР 3
Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 14.04.2006 по 13.04.2007 был предоставлен работнику в августе 2006 года и сумма среднего заработка из расчета среднедневного заработка 320 руб. составила 8960 руб. (28 календарных дней отпуска х 320 руб.).
При расторжении трудового договора с работником удержания за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска должны быть исчислены в следующем порядке.
В текущем рабочем году до дня увольнения, то есть в период с 14.04.2006 по 20.11.2006 включительно сотрудник отработал 7 полных месяцев (7 мес. 7 дн., или по правилам округления 7 мес.).
Не отработанны до истечения 11 мес. текущего рабочего года 4 мес. (11 мес. – 7 мес.).
Размер удержания за неотработанные дни предоставленного авансом отпуска — 2985 руб. 60 коп. (320 руб. х (28 дн. : 12 мес. х 4 мес.), где 320 руб. — размер среднедневного заработка, по которому работнику оплачивался предоставленный авансом отпуск; 28 дн. — продолжительность ежегодного отпуска работника; 4 мес. — количество месяцев, не отработанных работником до истечения 11 мес. текущего рабочего года.
В том случае если работник пользуется правом на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью, близкой к двум календарным месяцам или более, то при определении количества не отработанных в текущем рабочем году календарных месяцев могут использоваться не 11, а 10 месяцев или меньшее количество. В частности, педагогическим работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 56 календарных дней, что потенциально составляет два календарных месяца. Соответственно полное право на оплачиваемый отпуск педагоги приобретают при условии отработки в соответствующем рабочем году 10 месяцев.
Когда суммы, причитающиеся работнику при увольнении, меньше, чем исчисленный размер удержания за неотработанные дни отпуска, удержание может быть произведено частично. Дальнейшие удержания остатка невозмещенной суммы (например, через суд) могут не производиться. Вместе с этим в данном случае необходимо учитывать мнение руководителя организации, положения учредительных и (или) внутриведомственных нормативных правовых актов.
Удержания за неотработанные дни предоставленных авансом дополнительных оплачиваемых отпусков должны производиться отдельно от удержаний в части основных оплачиваемых отпусков. Объясняется это возможными отличиями «границ» рабочих годов для предоставления отпусков, различными правилами предоставления отпусков (особенно это касается дополнительных отпусков за работу во вредных и иных особых условиях труда) и другими обстоятельствами.
Компенсация за неиспользованный отпуск
Свое право на не использованный на дату увольнения оплачиваемый отпуск за текущий рабочий год сотрудник может реализовать следующими способами:
· письменно заявить о своем желании отгулять неиспользованный отпуск, а потом уволиться;
· получить денежную компенсацию за все не использованные на дату увольнения оплачиваемые отпуска;
· использовать оба предыдущих варианта: получить часть неиспользованного отпуска в натуре и денежную компенсацию за неиспользованные дни отпусков.
Исходя из положений ст. 127 ТК РФ работник вправе обратиться с письменным заявлением на имя работодателя с просьбой о предоставлении ему не использованного на дату увольнения оплачиваемого отпуска с последующим увольнением.
Если работодатель сочтет возможным предоставить такой отпуск, на основании соответствующей резолюции в кадровом органе оформляется форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» или № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам». Обе приведенные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В бухгалтерии на основании полученного приказа о предоставлении отпуска оформляется Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60).
При отказе администрацией организации работнику в предоставлении отпуска при увольнении его право на оплачиваемый отпуск реализуется посредством выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск.
Для тех сотрудников, которые увольняются с работы за виновные действия, право на оплачиваемый отпуск реализуется только посредством выплаты компенсации (ст. 127 ТК РФ).
В обоих случаях, как при предоставлении отпуска, так и при выплате компенсации, причитающийся работнику отпуск определяется пропорционально отработанному на день увольнения времени в текущем рабочем году. Эта норма Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30, подтверждена в Определении Верховного Суда РФ от 15.02.2005 № КАС05-14, а также в Письме Роструда от 26.07.2006 № 1133-6.
В случае предоставления при увольнении работника оплачиваемого отпуска или его части должен производиться расчет среднего заработка за предоставленные при увольнении оплачиваемые дни отпуска. Днем увольнения при этом согласно ст. 127 ТК РФ должен считаться последний день отпуска. В связи с этим предоставленные при увольнении дни отпуска также должны быть включены в стаж работы, исходя из которого и определяется продолжительность предоставляемого на дату увольнения отпуска.
ВНИМАНИЕ!
Так как продолжительность предоставляемого при увольнении отпуска может быть дробной, то возникает необходимость определения продолжительности отпуска по правилам округления. Хотя данная норма не предусмотрена действующим законодательством, но на практике продолжительность отпуска, предоставляемого при увольнении пропорционально отработанному времени, определяется в сторону увеличения до полного дня.
ПРИМЕР 4
Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что по согласованию с работодателем работнику предоставляется не использованный на дату увольнения оплачиваемый отпуск продолжительностью 42 календарных дня за рабочий год с 09.01.2006 по 08.01.2007.
По состоянию на день увольнения работник отработал в текущем рабочем году, то есть в период с 09.01.2006 по 20.11.2006, 10 мес. 12 дн. (по правилам округления 10 мес.). Исходя из данных расчетов работнику должен быть предоставлен оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 календарных дней (42 календарных дня отпуска : 12 календарных месяцев в рабочем году х 10 отработанных в рабочем году месяцев).
Отпуск работнику должен быть предоставлен в период с 21 ноября по 25 декабря 2006 года. Именно 25.12.2006 является днем увольнения работника, в связи с чем в стаже работы, дающем право на оплачиваемый отпуск, должен быть учтен строго период до 25.12.2006.
На период с начала рабочего года, то есть с 09.01.2006, и по день увольнения, то есть по 25.12.2006, приходится 11 мес. 17 дн. (по правилам округления 12 мес.). Соответственно при увольнении работнику должен быть предоставлен оплачиваемый отпуск полной продолжительности — 42 календарных дня.
Исчисление среднего заработка за время предоставленных работникам отпусков должно производиться в соответствии с положениями ст. 139 ТК РФ, а в части, ей не противоречащей, — также и в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213.
С 06.10.2006 (даты вступления в силу изменений в ТК РФ) средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной за расчетный период заработной платы на 12 и на 29,4. Если отпуск предоставляется в рабочих днях (а это касается временных и сезонных работников), средний дневной заработок для оплаты отпусков определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
ПРИМЕР 5
Воспользуемся условиями примера 4 и определим средний заработок по новым правилам.
Так как начало предоставленного при увольнении отпуска приходится на 21.11.2006, в качестве расчетного периода для исчисления суммы среднего заработка за отпуск используются 12 календарных месяцев, предшествующих ноябрю 2006 года, то есть период с 01.11.2005 по 31.10.2006.
Предположим, что расчетный период отработан работником полностью, а сумма учитываемых при расчете среднего заработка выплат составила 245 700 руб.
Сумма среднего заработка за отпуск, предоставленный при увольнении, составит 29 250 руб. (245 700 руб. : 12 календарных месяцев : 29,4 дн. х 42 календарных дня отпуска).
Исходя из положений ст. 139 ТК РФ организации вправе применять при расчете среднего заработка за отпуск иной расчетный период, отличный от 12 календарных месяцев. В частности, за расчетный период могут быть приняты три календарных месяца (с 1-го по 1-е число), предшествующих месяцу, на который приходится первый день предоставленного отпуска. Применение иного расчетного периода допускается при условии фиксации данного положения в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте, и если сам выбор иного расчетного периода не ухудшает положения работающих.
Работник может не настаивать на предоставлении отпуска при увольнении, или работодатель может быть не согласен с предоставлением такого отпуска. В этом случае работнику в соответствии со ст. 127 ТК РФ выплачивается денежная компенсация за все не использованные на дату увольнения отпуска (без ограничения количества лет, за которые работник не использовал отпуск).
Как и предоставляемый при увольнении отпуск, компенсация за неиспользованный отпуск может быть полной или пропорциональной в зависимости от того, на отпуск какой продолжительности имеет право работник на день его увольнения.
Работники, проработавшие в организации в текущем рабочем году не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в стаж работы, дающий право на отпуск, получают полную компенсацию. То есть работники, проработавшие в текущем году 11 или 12 месяцев и не использовавшие отпуск за этот год до дня увольнения, имеют право на получение компенсации в размере полного среднего заработка за отпуск, на который в соответствии с действующим законодательством они имеют право.
Работники, пользующиеся правом на оплачиваемый отпуск продолжительностью, более близкой к двум календарным месяцам (например, 56 календарных дней), имеют право на получение полной компенсации при условии отработки в соответствующем году 10 календарных месяцев.
Во всех остальных случаях работники получают пропорциональную компенсацию. Размер такой компенсации зависит от продолжительности оплачиваемого отпуска, на который имеет право сотрудник, а также количества месяцев, отработанных им в году увольнения. Так, при отпуске 28 календарных дней компенсация устанавливается в размере 2,33-дневного среднего заработка за каждый фактически отработанный в рабочем году месяц работы (28 календарных дней : 12 календарных месяцев), при отпуске 30 календарных дней — в размере 2,5-дневного среднего заработка за каждый месяц работы в рабочем году (30 дней : 12 календарных месяцев) и т.д.
В отличие от предоставления отпуска при увольнении работника (в данном случае дробное значение количества дней принято быть не может, так как речь ведется именно о предоставлении отпуска натурой) при оплате сумм компенсации количество подлежащих оплате дней отпуска может выражаться также дробным значением.
Количество полностью отработанных месяцев округляется в большую сторону, если в месяце увольнения отработано не менее 15 календарных дней, если менее 15 календарных дней — в меньшую сторону.
Как указано в Письме Роструда от 26.07.2006 № 1133-6, для определения размера компенсации за неиспользованный отпуск необходимо определить:
—расчетный период для исчисления среднего заработка;
—сумму учитываемой при расчете среднего заработка заработной платы за расчетный период;
—средний дневной заработок для выплаты компенсации;
—количество дней отпуска, за которые полагается компенсация;
—сумму компенсации за неиспользованный отпуск.
Расчет среднего заработка для исчисления компенсации производится по тем же правилам, что и расчет среднего заработка за время предоставленных при увольнении отпусков.
ПРИМЕР 6
Воспользуемся условиями примеров 4 и 5 и предположим, что работнику при увольнении должна быть выплачена денежная компенсация за не использованный в текущем рабочем году оплачиваемый отпуск.
Работник по состоянию на день увольнения отработал в текущем рабочем году, то есть в период с 09.01.2006 по 20.11.2006, 10 мес. 12 дн. (по правилам округления 10 мес.). Исходя из этого компенсация работнику должна быть выплачена за 35 календарных дней (42 календарных дня отпуска : 12 календарных месяцев в рабочем году х 10 отработанных в рабочем году месяцев).
Сумма компенсации составит 24 375 руб. (245 700 руб. : 12 календарных месяцев : 29,4 х 35 календарных дней отпуска).
С начисленной при увольнении работника денежной компенсации за неиспользованный отпуск в установленном порядке удерживается налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Не облагается данная выплата единым социальным налогом, на что указано в подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ. Соответственно суммы компенсации не учитываются при исчислении сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, что следует из п. 2 ст. 10 Закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Не уплачиваются с суммы компенсации за неиспользованный отпуск также и страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, на что указано в п. 1 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, который утвержден Постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765.
В отличие от сумм компенсации за неиспользованный отпуск выплачиваемые работнику суммы среднего заработка за дни предоставленного при увольнении оплачиваемого отпуска включаются в налоговые базы по НДФЛ, ЕСН, а также в расчетные базы по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Расчеты сумм среднего заработка за предоставленный при увольнении отпуск и (или) денежной компенсации за отпуск оформляются в Записке-расчете при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61), а в бюджетных учреждениях — в Записке-расчете об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (форма по ОКУД 0504425). Учитывая новую редакцию ст. 139 ТК РФ, предусматривающую осуществление расчетов суммы оплаты или компенсации за отпуск за 12 последних календарных месяцев, приведенные формы могут быть дополнены соответствующим количеством строк для отражения данных о расчетном периоде или же в отведенных строках типовых форм могут приводиться обобщенные данные за расчетный период.
Выходное пособие
Выходное пособие в соответствии со ст. 178 ТК РФ выплачивается в случаях, когда расторжение трудового договора обусловлено отдельными не зависящими от работника причинами.
Выходное пособие в размере среднемесячного заработка выплачивается при увольнении работника в связи с ликвидацией организации (п. 1 части первой ст. 81 ТК РФ) или в связи с сокращением численности или штата работников организации (п. 2 части первой ст. 81 ТК РФ).
Кроме этого, за уволенными по данным причинам работниками сохраняется средняя заработная плата на период трудоустройства, но не более трех месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).
При расторжении трудового договора по рассматриваемым основаниям с сезонным работником ему в соответствии со ст. 296 ТК РФ выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.
Расчет среднего заработка при исчислении суммы выходного пособия производится в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 № 213. При этом оплате подлежит количество рабочих дней (по графику работы), приходящихся на тот период, за который работнику выплачивается выходное пособие.
ПРИМЕР 7
Предположим, что работник организации (график работы — пятидневная рабочая неделя) увольняется 20.11.2006 по п. 1 части первой ст. 81 ТК РФ в связи с сокращением численности работников организации.
При увольнении работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере месячного заработка, то есть за период с 21 ноября по 20 декабря 2006 года. На данный период времени по графику пятидневной рабочей недели приходится 22 рабочих дня.
Допустим, что в расчетном периоде с 01.11.2005 по 31.10.2006 работник отработал 215 рабочих дней (остальные рабочие дни по графику исключаются из расчетного периода в связи с уважительными причинами), а сумма учитываемых за расчетный период выплат составила 124 000 руб.
Сумма причитающегося к начислению при увольнении работника выходного пособия составит 12 688 руб. 37 коп. (124 000 руб. : 215 отработанных в расчетном периоде рабочих дней х 22 подлежащих оплате рабочих дня).
Для выплаты среднего заработка за второй месяц трудоустройства администрация организации вправе потребовать от уволенного по п. 1 и 2 ст. 81 ТК РФ сотрудника представления трудовой книжки. Необходимо, чтобы отсутствовали отметки о поступлении на работу за первый месяц трудоустройства до даты выплаты среднего заработка за второй месяц трудоустройства.
За получением суммы среднего заработка работник обращается по истечении второго месяца после увольнения с работы. Выплата сумм осуществляется в сроки, согласованные с администрацией организации, но, как правило, в предусмотренный в организации расчетный период для выплаты заработной платы за вторую половину месяца.
Выплата оформляется отдельной справкой, в которой приводится расчет среднедневного заработка, указывается количество оплачиваемых дней, а также сумма среднего заработка. Выплата сумм осуществляется по платежной ведомости или по расходному кассовому ордеру.
Для выплаты сумм среднего заработка за третий месяц трудоустройства администрация организации исходя из положений ст. 178 ТК РФ вправе потребовать от работника представления не только трудовой книжки, по отметкам в которой можно судить о том, устроился он на работу или нет, но также и справки органов службы занятости о постановке его на учет в качестве нуждающегося в трудоустройстве. При отказе физического лица от представления такого документа ему может быть отказано в выплате среднего заработка.
Расчет сумм среднего заработка за указанные месяцы трудоустройства осуществляется также исходя из количества рабочих дней, приходящихся по соответствующему графику работы на тот период, за который в соответствии с действующим законодательством выплачивается выходное пособие.
С октября 2006 года частично изменен порядок выплаты среднего заработка за месяцы трудоустройства лицам, работавшим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Данной категории лиц средний заработок может выплачиваться за шесть следующих за днем увольнения месяцев (с зачетом выплаты выходного пособия). При этом согласно ст. 318 ТК РФ средний месячный заработок за второй и третий месяцы трудоустройства должен быть выплачен работнику бывшим работодателем на основании отсутствия записей в трудовой книжке о приеме его на работу, а средний месячный заработок за четвертый, пятый и шестой месяцы — при условии наличия соответствующего решения органов службы занятости.
Выходное пособие в размере среднемесячного заработка выплачивается также при увольнении работника за нарушение установленных Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, когда это нарушение исключает возможность продолжения работы (п. 11 части первой ст. 77 ТК РФ), если только нарушение правил приема на работу не допущено по вине самого работника. На это указано в ст. 84 ТК РФ.
Выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка в соответствии со ст. 178 ТК РФ выплачивается при расторжении трудового договора с работником по следующим основаниям:
· отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ст.77 ТК РФ);
· призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ;
· восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу (п. 2 ст. 83 ТК РФ);
· отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (п. 9 ст. 77 ТК РФ);
-
признание работника полностью не способным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
· отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (п. 7 ст. 77 ТК РФ).
Расчет выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка осуществляется исходя из исчисленного при увольнении среднедневного заработка и количества рабочих дней по соответствующему графику работы сотрудника, приходящихся на период, за который выплачивается пособие.
ПРИМЕР 8
Воспользуемся условиями примера 7 и предположим, что работник увольняется по п. 1 части первой ст. 83 ТК РФ в связи с призывом работника на военную службу.
При расторжении трудового договора работнику должно быть выплачено выходное пособие в размере двухнедельного заработка. Учитывая, что графиком работы является пятидневная рабочая неделя, оплате подлежат рабочие дни по данному графику, приходящиеся на период с 21 ноября по 4 декабря 2006 года. На этот период приходится 10 рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели.
Сумма выходного пособия составит 5767 руб. 44 коп. (124 000 руб. : 215 отработанных в расчетном периоде рабочих дней х 10 подлежащих оплате рабочих дней).
В соответствии со ст. 178 ТК РФ трудовым договором или коллективным договором могут предусматриваться другие случаи выплаты выходных пособий, а также устанавливаться повышенные (по сравнению с вышерассмотренными) размеры выходных пособий.
Суммы начисленного работнику выходного пособия, а также суммы среднего заработка за месяцы трудоустройства не учитываются при удержании налога на доходы физических лиц и при исчислении единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В случае расторжения трудового договора с руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером в связи со сменой собственника организации новый собственник в соответствии со ст. 181 ТК РФ обязан выплатить указанным работникам компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков. При этом указанная выплата осуществляется независимо от того, была она предусмотрена трудовым договором или нет.