С принятием новой Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 № 25н, в практической работе бухгалтеров появились вопросы. В частности, оставался неясным порядок отражения в бюджетном учете отдельных операций по различным удержаниям с сотрудников учреждения.
Специалисты Департамента бюджетной политики Минфина РФ дали свои разъяснения. Предлагаемые ими проводки отсутствуют в Перечне корреспонденции счетов бюджетного учета в бюджетном учреждении (Приложение №1).
описание возникших ситуаций и рекомендации специалистов Минфина РФ — в нашем материале.
Ситуация 1. Сотрудник сделал личный междугородный звонок. Учреждение оплатило услуги связи по бюджетной деятельности (по статье 221 Экономической бюджетной классификации расходов РФ «Услуги связи»). Сотрудник добровольно внес в кассу учреждения деньги за этот звонок. Денежные средства сданы на лицевой счет.
В Письме от 26.10.2006 № 02-14-10а/2851 Минфин РФ разъяснил, как действовать в такой ситуации.
Чиновники считают, что эту ситуацию необходимо рассматривать как восстановление кассовых расходов учреждения по статье 221 «Услуги связи». Указанные операции должны быть оформлены бухгалтерскими записями:
Дебет 1 201 04 510 «Поступления в кассу» Кредит 1 401 02 221 «Расходы на услуги связи»
— уменьшение произведенных расходов по услугам связи при поступлении денежных средств в кассу учреждения
Дебет 1 210 03 560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» Кредит 1 201 04 610 «Выбытия из кассы»
— cдача денег по Объявлению на взнос наличными
Дебет 1 304 05 221 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи» Кредит 121003 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»
— уменьшение кассовых расходов учреждения на основании выписки по лицевому счету из казначейства.
Первая проводка необходима для отражения поступления денежных средств на уменьшение дебиторской задолженности сотрудника учреждения за совершенный звонок. Это вытекает из самой экономической сущности произошедшего события и требований приказов Минфина РФ № 46н и № 142н. В этих документах сказано, что поступление средств на лицевые счета учреждения при восстановлении кассовых расходов возможно при возврате дебиторской задолженности. Так сказано в п. 20 Приказа №46н и п.50 Приказа №142н.
Однако на сегодняшний день счета по расчетам с дебиторами (20500000) имеют в первых 17 разрядах номера код классификации доходов. Поэтому их применение в данной ситуации невозможно, так как по экономическому смыслу операции не происходит формирование дохода учреждения. Использование других счетов по отражению дебиторской задолженности сотрудника (20600000, 20800000, 20900000) не соответствует их назначению и не предусмотрено Инструкцией из Приказа № 25н. Поэтому в качестве корреспондирующего счета по кредиту выбран счет расходов 0401 02000. При использовании метода начисления было бы корректнее вначале начислить дебиторскую задолженность сотрудника при уменьшении начисленных расходов, а затем отразить поступление денег в кассу как уменьшение дебиторской задолженности. Но можно пользоваться и приведенным вариантом.
Ситуация 2. У сотрудника учреждения, с которым был заключен договор о материальной ответственности, обнаружена недостача. На основании ст.248 Трудового кодекса РФ принято решение произвести удержание. Сотрудник согласился на удержание из его заработной платы. В комментарии к счету 020900000 «Расчеты по недостачам» (п. 159—162 Инструкции по бюджетному учету) не предусмотрены проводки по возмещению ущерба за счет удержаний из заработной платы.
О действиях в этом случае сказано в Письме Минфина РФ от 11.12.2006 № 02-14-10а/3313.
При возмещении ущерба за счет заработной платы сотрудника, если это предусмотрено законодательством, оформляются следующие проводки:
Дебет 0 302 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда» Кредит 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда»
— начислено удержание из заработной платы сотрудника на основании письменного заявления о согласии на удержание из зарплаты
Дебет 0 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда» Кредит 0 209 00 000 «Расчеты по недостачам»
— погашена дебиторская задолженность сотрудника за причиненный ущерб за счет удержания из заработной платы.
В Инструкции по бюджетному учету предусмотрены только два способа погашения задолженности за причиненный ущерб: либо внесение денег в кассу учреждения, либо перечисление на лицевой счет учреждения. Однако из нормы ст. 248 ТК РФ следует, что удержание по распоряжению работодателя может производиться за счет заработной платы сотрудника. Для отражения удержаний из зарплаты сотрудников по Инструкции по бюджетному учету должен использоваться счет 0304 03000 «Расчеты по удержаниям из оплаты труда». Счет является пассивным и служит для отражения расчетов по удержаниям из зарплаты.
Первые две проводки рекомендованы в Письме Министерства финансов РФ от 11.12.2006 № 02-14-10а/3313. Типичные проводки по поступлению средств в возмещение причиненного ущерба приведены в п. 38 Приложения №1 Инструкции по бюджетному учету. Если следовать этому пункту, то сумма удержания в возмещение ущерба должна быть списана по КОСГУ 211 в кассовых расходах учреждения:
Дебет 0 210 02 000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов» Кредит 0 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате»
или
Дебет 0 201 01 510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета»
Кредит 0 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по заработной плате»
Для того чтобы по лицевому счету учреждения величина кассовых расходов по заработной плате с кодом ЭКР 211 соответствовала начисленным расходам на оплату труда по КОСГУ 211, должны быть платежные документы, отражающие движение денежных средств по лицевому счету. На сегодняшний день нет нормативных документов, регламентирующих эту процедуру в казначействе. Поэтому данный вопрос учреждению придется самостоятельно решать в своих территориальных органах казначейства.