Постановлением Правительства РФ от 11.05.2006 № 283 утверждены изменения в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (далее — Правила), утвержденные Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. В основном данные изменения касаются порядка внесения изменений в книги покупок и книги продаж, которые теперь должны оформляться дополнительными листами.
В Письме от 06.09.2006 № ММ-6-03/896@ (опубликовано в «ЭЖ Досье» № 37, стр. Д7) чиновники из Федеральной налоговой службы России подробно разъяснили порядок применения дополнительных листов к книгам покупок и книгам продаж.
В настоящей статье мы коснемся основных проблем, которые существовали у бухгалтеров до введения в действие Постановления № 283 при формировании книг покупок и книг продаж, отметим основные ошибки, допускаемые бухгалтерами, а также систематизируем правила ведения книг покупок и книг продаж с учетом всех нормативных документов.
В электронном виде
Технический прогресс последних лет не обошел стороной и «старушку-бухгалтерию».
Сейчас уже редко встретишь бухгалтера, который ведет учет на бумаге. Рынок предлагает большое количество бухгалтерских программных продуктов, разработанных для различных сфер предпринимательской деятельности. Новое поколение бухгалтеров легко осваивает компьютерные бухгалтерские программы, которые позволяют экономить время, облегчают расчеты и сокращают документооборот.
Автоматизированная система бухучета позволяет вести книги покупок и книги продаж в электронном виде. О допустимости ведения таких регистров в электронном виде сказано в п. 28 Правил.
Однако при ведении книги покупок и книги продаж на компьютере по истечении налогового периода, но не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга покупок и книга продаж должны быть распечатаны, страницы пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Указанные требования содержаться все в том же п. 28 названных Правил.
Данное требование бухгалтеры соблюдают нечасто. Обычно поводом срочно распечатать и должным образом оформить книгу покупок и книгу продаж, а также журналы полученных и выставленных счетов-фактур служит налоговая проверка.
Об уточненных книгах покупок
Налоговые органы в ходе проверок выполняют сверку сумм налога, заявленных предприятием в декларации к уплате и к вычету, с суммами, отраженными в книге продаж и книге покупок. Особо тщательно проверяются наличие счетов-фактур, отраженных в книге покупок, и правильность их оформления.
Вот тут начинается самое интересное.
На предприятиях с большими товарным и денежным оборотами, где активно проводятся операции экспорта и импорта, часто встречаются ситуации, когда по счету-фактуре заявлен налоговый вычет, который впоследствии по каким-либо причинам снимается в заявленном и отражается в другом налоговом периоде. Соответствующие исправления вносятся в книгу покупок, суммы налога корректируются в уточненных налоговых декларациях.
До введения нового порядка внесения изменений в книги покупок и книги продаж чаще всего эти операции выполнялись в автоматизированной бухгалтерской базе без дублирования на бумажных носителях.
В результате для проведения налоговой проверки бухгалтерия предприятия не могла представить книгу покупок в том виде, в котором она существовала на дату формирования налоговой отчетности. Ведь данные в электронной базе многократно изменялись, и восстановить их в первоначальном виде потом уже невозможно. Так же как невозможно и выявить счета-фактуры, по которым был заявлен вычет, поскольку отсутствовали данные о том, какие именно счета-фактуры были при первичном формировании отчетности и какие впоследствии были изъяты или, наоборот, включены на дату формирование корректирующей деклараций.
Для того чтобы представить весь масштаб проблемы, необходимо учитывать, что на предприятиях с миллионными оборотами вычет только за один налоговый период (месяц) заявляется по сотням и тысячам счетам-фактурам, а книга покупок представляет собой документ на нескольких десятках страниц. Добавьте ко всем перечисленным трудностям регулярность контрольных мероприятий, проводимых налоговиками…
В таких обстоятельствах в недрах бухгалтерии рождался документ, называемый «уточненной книгой покупок». Данный документ был призван уравнять сумму налога, заявленного к вычету в корректирующей декларации, с суммой налога, отраженной в книге покупок.
Поскольку уточненные книги покупок не предусмотрены законодательством, налоговые органы совершенно правомерно отказывались их принимать и выносили решения не в пользу налогоплательщиков.
Последний обращался за защитой в судебные инстанции, и начинались многомесячные сверки расчетов и споры о правомерности оформления «уточнений» в книгах покупок.
Учитываем суммы НДС по правилам
В настоящее время порядок внесения изменений в книги покупок и книги продаж нормативно установлен и хочется верить, что споры с налоговыми органами об уточненных книгах покупок в прошлом.
Мы обобщили положения ст. 169 НК РФ, Правила ведения журналов учета счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, а также разъяснения, содержащиеся в Письме ФНС РФ от 06.09.2006 № ММ-6-03/896@, и выделили двенадцать основных правил ведения первичной документации в целях исчисления налога на добавленную стоимость:
Правило № 1. Ведите учет счетов-фактур, полученных от продавцов, по мере их поступления. А счета-фактуры (вторые экземпляры), выставленные покупателям, учитывайте в хронологическом порядке.
Правило № 2. Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур прошнуровывайте, а их страницы нумеруйте.
Правило № 3. По истечении налогового периода, но не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, распечатывайте книгу покупок и книгу продаж. Следите, чтобы страницы были пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.
Правило № 4. Не регистрируйте в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, а также имеющие подчистки и помарки.
Правило № 5. Исправления в счета-фактуры заверяйте подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений.
Правило № 6. Отражайте изменения в книге покупок путем внесения записей на дополнительных листах к книге покупок.
Правило № 7. Отражайте изменения в книге продаж путем внесения записей на дополнительных листах к книге продаж.
Правило № 8. Если вы оформляете дополнительные листы в книге покупок и книге продаж в электронном виде, их необходимо распечатать, приложить соответственно к книге покупок или книге продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений, пронумеровать с продолжением сквозной нумерации страниц книги покупок или книги продаж за указанный налоговый период, прошнуровать и скрепить печатью.
Правило № 9. Если вы, являясь покупателем, зарегистрировали счет-фактуру в книге покупок до внесения в нее исправлений продавцом, то необходимо аннулировать регистрацию счета-фактуры в книге покупок, сделав соответствующую запись об этом на дополнительном листе книги покупок, затем представить корректирующую декларацию в налоговый орган. Такой же порядок действует в случае ошибочной регистрации счета-фактуры в книге покупок.
Правило № 10. При обнаружении в текущем налоговом периоде факта отсутствия регистрации в книге покупок счета-фактуры, полученного в истекшем налоговом периоде, сделайте соответствующую запись на дополнительном листе книги покупок того налогового периода, к которому относится счет-фактура, пересчитайте итоговую сумму налогового вычета и подайте корректирующую налоговую декларацию за тот налоговый период, к которому относятся изменения книги покупок.
Правило № 11. Продавцу, обнаружевшему в текущем налоговом периоде факт отсутствия регистрации счета-фактуры в книге продаж за истекший налоговый период, необходимо в дополнительном листе книги продаж истекшего налогового периода зарегистрировать данный счет-фактуру и к показателям строки «Итого» дополнительного листа книги продаж прибавить показатели зарегистрированного счета-фактуры. Затем представьте корректирующую налоговую декларацию за тот налоговый период, в котором внесены изменения в книгу продаж.
Правило № 12. Храните журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж в течение пяти полных лет с даты последней записи.
Соблюдая приведенные правила, вы защитите себя от негативных налоговых последствий и сэкономите время в случае налоговой проверки. Учет налога на добавленную стоимость станет простым и понятным, вы легко сможете определить причины изменения сумм налога, подлежащего уплате и вычету за любой налоговый период, даже если подавались корректирующие налоговые декларации.