На этапе планирования проекта автоматизации учета на предприятии часто забывают, что структура фиксируемых показателей должна соответствовать структуре бизнес-процессов компании. Однако идеи процессного управления еще слабо овладели умами руководителей в автотранспортной отрасли, и получается, что процессы и система учета их параметров существуют относительно независимо, то есть накапливается огромный массив данных, требующий анализа.
Как в теории, так и в практике управления начиная с 50-х годов прошлого века утвердился количественный подход, основанный на моделировании отдельных хозяйственных операций.
В 70-х годах на смену количественному подходу пришел системный. Предприятие стало пониматься как специальная абстракция — система, которая исследуется как единый организм с учетом связей между различными элементами и внешних связей с другими системами. Именно в рамках этого подхода и развивались основные направления современного управленческого анализа:
- анализ хозяйственной деятельности;
- финансово-экономический анализ;
- анализ ключевых показателей эффективности.
Виды управленческого анализа
Анализ хозяйственной деятельности ориентирован на изучение внутренней среды предприятия в ретроспективе преимущественно методами детерминированного факторного анализа. Он позволяет определить, насколько эффективно используются ресурсы и где скрыты резервы повышения их эффективности. Его результаты позволяют осмыслить, насколько успешно функционирует предприятие само по себе без вовлечения в рассмотрение факторов внешней среды.
Финансово-экономический анализ не имеет в России глубоких традиций, поэтому приходится пользоваться моделями, разработанными для западных фирм. Большинство из них ориентированы на главную цель существования компании в открытой рыночной экономике — максимизацию ее стоимости, а следовательно, и личного богатства акционеров. Понятно, что сегодня рыночная стоимость среднестатистического автотранспортного предприятия — чистой воды абстракция, из-за чего все богатство инструментария финансово-экономического анализа зависает в воздухе.
Анализ ключевых показателей эффективности направлен на оценку реализации стратегии фирмы на основе формальных показателей личных достижений, которые дают сотрудникам точные ориентиры для приложения своей активности.
Однако количественная оценка результатов труда плохо согласуется с отечественной ментальностью. Организация нередко воспринимается как большая семья, где человек по определению многомерен, он всегда шире всяких рамок, поэтому весьма трудно оценить его вклад в общий результат. Кроме того, для установления ключевых показателей эффективности требуется очень глубокое понимание менеджером подконтрольного ему процесса, что встречается нечасто.
Ситуационный подход
Рассмотренные выше виды управленческого анализа ориентированы на модельное описание деятельности предприятия: четко формализованы «вход» и «выход» процессов, известна функция преобразования и факторы, влияющие на результат. При этом предполагается, что сами факторы остаются неизменными, а изменяется только характер взаимосвязей между ними. Максимальную пользу эти инструменты анализа способны принести в условиях относительной стабильности.
В то же время большинство автотранспортных предприятий имеют весьма небольшой размер и поэтому не могут оказывать существенное влияние на рынок. По этой причине многие руководители в автотранспортной отрасли исповедуют в повседневной практике ситуационный подход, причем в своеобразном варианте, поскольку зачастую даже сама ситуация принятия решения не формализуется как по причине недостаточной квалификации кадров, подготавливающих решения, так и в связи с отсутствием адекватных методик.
Вся целевая информация и текущие ограничения содержатся в голове руководителя, а занимающиеся подготовкой решений сотрудники проверяют те или иные гипотезы относительно складывающейся ситуации. При этом гипотезы выдвигаются ежедневно в большом количестве, а проверять их необходимо в режиме on-line. Отсюда возникает потребность в многомерной аналитической обработке данных — OLAP-анализе.
«Рабочая лошадка»
Данный вид анализа представляет собой интерактивное манипулирование агрегированными значениями показателей управленческого учета, имеющими непосредственное отношение к ситуации принятия решения, с одновременной визуализацией выявленных тенденций. Например, можно получить ответ на вопрос: каково соотношение затрат времени на различные виды ремонта по самосвалам с различными сроками эксплуатации?
Подобное манипулирование интуитивно понятно большинству экономистов, так как основано на представлении отдельных элементов объекта управления (единиц подвижного состава, сотрудников, типов и видов ремонта, марок топлива, маршрутов и т.д.) в многомерном пространстве признаков, что очень хорошо согласуется с моделью человеческого мышления.
Еще одним важным преимуществом такого анализа является его автоматизированность. Существуют специальные, относительно недорогие программы, производящие требуемые вычисления по указаниям аналитика.
Следует отметить, что OLAP-анализ не является панацеей от всех проблем перевозчиков, не заменяет другие виды анализа и даже не избавляет от необходимости думать, но в сложившейся ситуации наиболее востребован.
Он может стать настоящей «рабочей лошадкой» руководителей автотранспортных предприятий и способен принести при относительно небольших временных затратах на его изучение и стоимостных расходах на покупку программного обеспечения максимальную пользу для принятия адекватных, а главное, своевременных управленческих решений.