Любая организация постоянно выполняет различные проекты, от закупки канцелярских товаров до разработки и вывода на рынок нового продукта. Именно поэтому проекты требуют своих методов управления.
Главной задачей менеджера проекта становится поиск оптимального решения, критерием которого является качество конечного результата, а ограничениями выступают сроки выполнения и объем затраченных ресурсов.
Для управления ограничениями по времени используются методы построения и контроля календарных графиков работ (диаграмма критического пути, метод оценки и пересмотра планов и др.). Применяются также методы формирования и контроля исполнения финансового плана проекта. Существуют и специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).
Труднее всего контролировать ограничения по качеству результатов. Здесь самое главное – выполнение требований заказчика. Тем не менее считается, что эффективное управление сроками работ — ключевой фактор успеха.
Описание проекта
Цикл жизни типичного проекта включает планирование, проектирование, реализацию и завершение работ.
На этапе планирования менеджер составляет описание проекта. Ряд специалистов считает, что оно формулируется заказчиком, ведь только он знает, какой результат ему нужен. Однако целесообразнее доверить составление проектной документации профессионалу.
Описание проекта напоминает бизнес-план, но его главное отличие от последнего в том, что проект – это сфера взаимоотношений заказчика и исполнителя. Цели и задачи проекта должны соответствовать представлениям всех заинтересованных лиц – именно они обеспечивают его ресурсами и определяют требования по качеству и срокам выполнения. Кроме того, именно эти люди будут судить об успешности его реализации.
Поэтому главной задачей менеджера проекта на этапах планирования и проектирования работ является превращение ожиданий заинтересованных лиц в последовательный и управляемый набор проектных целей и задач.
Описание проекта необходимо согласовать с заказчиками, а также с руководством исполнителей. Только после уточнения всех деталей проект утверждается на реализацию.
Реализация
Для выполнения проекта необходимо собрать команду специалистов, зачастую работающих в разных отделах компании либо выступающих в качестве независимых экспертов. Чтобы организовать их работу, можно использовать одну из следующих организационных форм:
· «дополнительная нагрузка»: менеджер наряду с членами группы совмещает работу над проектом с должностными обязанностями – такая форма подойдет для небольших малобюджетных проектов;
· «предприятие в предприятии»: здесь работа над проектом имеет высший приоритет, и члены команды полностью заняты его выполнением в соответствии с намеченным планом и независимо от должностных обязанностей и места в иерархии – такая модель применяется для решения комплексных задач в масштабных проектах;
· смешанная форма: менеджер проекта занимается исключительно его исполнением, однако члены команды могут совмещать проектную работу с основными обязанностями – эта модель преобладает на средних предприятиях.
Для каждого проекта организационная форма работы команды подбирается индивидуально в зависимости от целей и задач. Каждый участник должен четко знать, что, как и когда он должен выполнить. Менеджер проекта отвечает за распределение обязанностей внутри проектной группы в соответствии с компетенцией ее членов.
В ходе проектных работ полезно использовать специальное программное обеспечение, позволяющее осуществлять календарное планирование, бюджетирование, поддержку групповых коммуникаций, электронный документооборот, расчет ресурсных затрат и нагрузок, мониторинг изменений по основным ограничениям и т. д. Наиболее популярными являются системы MS Office Project, Open Plan, Primavera, Spider Project.
На завершающей стадии выполнения проекта составляется подробный отчет о его результатах. Задача менеджера проекта – зафиксировать и использовать полученный опыт для дальнейшей проектной деятельности.
Качество результата зависит от качества усилий, направленных на его достижение. Методология проектного менеджмента может стать весьма полезным инструментом не только для реализации проектов национальных масштабов, но и в повседневной бизнес-практике отечественных предприятий.
Уникальная совокупность работ с определенными целевыми, бюджетными и временными ограничениями, направленная на достижение конечного результата, называется проектом.
Описание проекта включает в себя:
· цель проекта;
· задачи с кратким обоснованием;
· круг ответственных за выполнение лиц;
· круг заинтересованных лиц, заказчиков проекта;
· номер счета для перечисления средств на финансирование;
· основные этапы;
· поэтапные сроки выполнения;
· постатейное распределение бюджета;
· сценарий выполнения работ.
