От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления и унифицированных систем документации.
Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2203 № 65-ст. принят и введен в действие с 01.07.2003 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правил их оформления и место расположения на документах, а также требований к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ. Всего определено 30 реквизитов.
Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных для данного вида документов реквизитов. Обязательным реквизитом для любого документа является подпись.
В ее состав входят наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись с расшифровкой. Следует обратить внимание на то, что в расшифровке подписи на первом месте стоят инициалы имени и отчества лица, подписывающего документ, а потом его фамилия, а не наоборот.