Организация службы ДОУ

Какие задачи могут быть поставлены руководст-вом компании перед руководителем службы документационного обеспечения управления?

Е. Смирнова, Ярославль

 

На руководителя службы ДОУ прежде всего ложится работа по налаживанию делопроизводства в организации в целом и по осуществлению методического руководства работой с документацией и информацией:

• ведение делопроизводства и обеспечение документооборота организации, организация архива;

• осуществление методического руководства делопроизводством в структурных подразделениях, проведение проверок их деятельности и контроль за ведением делопроизводства;

• планирование, организация и координация деятельности подразделения делопроизводства и распределение работы в подразделении;

• разработка нормативно-методической документации: инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и других нормативных документов;

• организация работы по приему документов, по их регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения; подготовка и редактирование проектов различных документов, подготовка отчетных материалов и справок;

• организация контроля прохождения и сроков исполнения документов, правильности оформления документов, выполнения поручений руководства;

• координация взаимодействия службы делопроизводства с другими подразделениями и службами.

Обычно руководителю службы ДОУ также приходится выполнять и техническую работу своего подразделения. Численность службы ДОУ невелика, и в выполнении рутинной работы участвуют все.

К сожалению, высшее руководство часто не задумывается о том, что использовать высококвалифицированного специалиста на работе, которую может выполнить технический работник, — непозволительная роскошь.

С другой стороны, руководитель, знающий и умеющий выполнить работу на любом участке своего подразделения, всегда пользуется большим уважением среди подчиненных.

При общении с руководством необходимо определить наиболее насущные проблемы. Это поможет правильно составить планы работы, особенно на первые месяцы, когда очень важно продемонстрировать быструю отдачу от своей деятельности.

Чаще всего руководство озабочено следующими проблемами:

• сохранность документов;

• эффективный доступ к информации, содержащейся в документах;

• разработка номенклатуры дел и/или приведение ее в соответствие с текущим состоянием дел в организации;

• внедрение системы электронного документооборота;

• повышение продуктивности работы с документами и упрощение обмена документами между подразделениями;

• сокращение издержек организации на делопроизводство;

• организация регулярного и соответствующего законодательно-нормативным требованиям уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

• уменьшение риска судебного преследования или штрафных санкций со стороны контролирующих организаций (за неправильное хранение или уничтожение документов).

Полезно составить план работы, который обязательно нужно утвердить внутренним распорядительным документом.

Официально утвержденный план в дальнейшем может очень пригодиться, особенно если в нем будут зафиксированы не только ваши личные планы, но и то, что должны будут сделать другие сотрудники организации. В этом случае появится основание требовать исполнения соответствующих работ и контролировать их качество и сроки.