Достижению поставленных целей и обеспечению компании конкурентными преимуществами служат не только гениальные стратегии, но и оптимально отвечающие им организационная структура и расстановка в соответствии со штатным расписанием персонала, особенно на руководящие должности. Если при этом соблюдается принцип относительности управления (см. «ЭЖ» № 28), то можно говорить о создании системы управления, которая обеспечит устойчивость и целостность деятельности.
Оргструктура
Для осуществления совместной деятельности и достижения ее общего результата, единой цели необходимо разделить обязанности (функции) между всеми работниками и согласовать (скоординировать) их действия. Этому служит организационная структура. Она устанавливает взаимоотношения между отделами и должностями, распределяет задачи и согласовывает взаимосвязи между ними.
Задача руководства каждой компании — разработать с учетом внешних условий (текущее законодательство, экономическая ситуация, специфика рынков и т.д.) такую структуру, которая бы соответствовала ее долгосрочным целям.
При этом она должна установить уровни иерархии и зафиксировать их количество, распределить задачи по отделам и должностям, определить их границы, а для некоторых из них, таких как, например, проектные, — сроки функционирования.
Организационная структура устанавливает субординацию и взаимодействие между всеми элементами компании. Ее особенности определяются многими факторами (см. справку).
Существует несколько различных типов организационных структур, которые определяются по количеству уровней управления, степени централизации принятия решений, принципам распределения работы.
Среди всех типов наиболее известны линейные, функциональные, штабные, дивизиональные, матричные, проектные и другие структуры. Все они в конкретных условиях имеют свои достоинства и недостатки.
Поэтому ни одна структура управления не годится на все случаи жизни. А компании, ведущие сходную деятельность, могут иметь различные структуры.
Наиболее сложный вопрос, на который нет готового ответа: какая структура будет для организации оптимальной? Прежде всего она должна служить достижению единых целей и обеспечивать быстрое принятие решений и их эффективное выполнение.
Система управления
Казалось бы, цели поставлены и разработана соответствующая им, по мнению руководства компании или по совету привлеченных консультантов, организационная структура. Определены функции, распределены работы, полномочия, сферы ответственности, схемы и принципы взаимодействия. Составлены штатное расписание и должностные инструкции, оформлены все необходимые документы, регламентирующие деятельность компании по достижению целей. Подобраны и расставлены по должностям люди.
Усилий потрачено много, а позитивные результаты не торопятся проявляться. Причина этого кроется в так называемом человеческом факторе.
Обычно под системой управления подразумевается организационная структура. Но это не одно и то же. Систему управления можно определить как последовательный ряд начальников, идущий от высшего руководства к работникам на низших ступенях. Система управления — это конкретные люди, реализующие в деятельности предприятия особые управленческие функции. От таких людей требуется задавать ориентиры движения своим подчиненным и обеспечивать согласование их усилий в достижении заданных результатов и поставленных целей.
Поэтому ключевые должности должны занимать наиболее способные управленцы. Должность считается ключевой, если она предоставляет полномочия человеку, ее занимающему, существенно влиять на деятельность компании в целом. При этом он должен быть независим от мнения большинства, догм и стереотипов, способен самостоятельно мыслить и принимать оптимальные решения в нестандартных ситуациях, быть ответственным и уметь вести за собой людей.
Такой подход обеспечит устойчивость и целостность деятельности, когда заданное направление движения по достижению поставленных целей выдерживается, несмотря на постоянно изменяющиеся обстоятельства, и когда вся компания действует как единый организм, не отклоняясь от заданного курса.
Кроме того, расстановка руководителей на ключевые должности с учетом их способностей к управлению придаст системе такое свойство, как управляемость. Его суть в своевременной и без искажения доставке информации, управленческой команды до каждого работника.
Чего греха таить, большая часть информации «гуляет» сама по себе, какая-то ее часть изменяется, так как над ней размышляют другие сотрудники и отдают дальнейшие распоряжения в соответствии со своими служебными обязанностями, но за «время пути» к адресату информация часто непредсказуемым образом «адаптируется» и «трансформируется» и т.д.
Во избежание этого полезно организационную структуру, которая в большей степени отражает принципы организации производственной и хозяйственной деятельности компании, совместить с условным штатным расписанием. То есть предварительно определив управленческие способности претендентов на ключевые должности, расставить их, соблюдая принцип относительности управления.
Назначая на такие должности людей, способных нести ответственность не только за себя и свои действия, но и за свое окружение, не зависящих от личных предпочтений и настроений, ориентированных на интересы производства, а не на удовлетворение собственных потребностей, можно быть уверенным, что все распоряжения будут своевременно отрабатываться, а выбранная организационная структура способствовать достижению поставленных стратегических целей.
Справка
На особенности организационной структуры влияют:
-
основная деятельность компании (научные разработки, торговля, оказание услуг и т.д.);
-
особенности продаваемого продукта (товар, услуги и т.д.);
-
тип предлагаемых товаров или услуг (стандартные, экслюзивные);
-
сложность применяемых технологий;
-
количество рынков сбыта;
-
размер организации;
-
культура организации (принципы и подходы к управлению ее владельцев и руководства).
ИСТОЧНИК: ИГОРЬ ХАРИТОНОВ , МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ «1С:КОНСАЛТИНГ»
Документирование
Любая организация начинается с устава. Его разработка предписана п. 1. ст. 52 Гражданского кодекса РФ. В нем отражаются основные задачи, права и обязанности компании, взаимодействие и связи, описываются имущество и средства, производственно-хозяйственная деятельность, определяются процедуры ее контроля и ревизии, а также реорганизации и ликвидации. Как правило, этот документ готовят юристы.
Обязательным документом является и штатное расписание, унифицированная форма
№ Т-3 которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и тарифных ставок.
Кроме того, разрабатываются положения о подразделениях компании. Эти документы предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности каждого подразделения. Положение определяет его статус, отражает место в системе управления, показывает внутреннюю организацию.
Некоторые фирмы разрабатывают локальный нормативный документ — Положение о структуре. Его назначение — на бумаге закрепить систему взаимосвязей, общие принципы, на основе которых осуществляется управление и регулируется деятельность компании по достижению стратегических целей.
Для каждой должности рекомендовано разработать соответствующую ей должностную инструкцию, в которой нужно определить не только перечень обязанностей и прав сотрудника, но и его оценку работы и ответственность за ее выполнение.
Форма и содержание таких документов определяются правовыми актами либо требованиями и ГОСТами по делопроизводству, инструктивными письмами государственных учреждений и ведомств. Однако важно, чтобы все документы отражали реальную деятельность, были удобными в работе и, главное, доступными соответствующим категориям работников и управленческому составу компании.
Цитата
«Управленческая сфера – это целостный мир, где все тесно взаимосвязано: люди, концепции и теории, технологии и инструменты, информационные сети и многое, многое другое. Если не определить, что первично, а что вторично, где причина, а что всего лишь является следствием, можно впустую растрачивать ресурсы...»
ИСТОЧНИК: WWW.POZMETOD.RU