Как эффективно использовать трудовые ресурсы

Управление персоналом на предприятии следует понимать как процесс, охватывающий все основные фазы – планирование, контроль и регулирование. Для эффективного управления этим процессом, обеспечивающим конкурентоспособность предприятия в долгосрочной перспективе, необходимо разработать и внедрить систему контроллинга персонала.

 

Цели и задачи

Под контроллингом персонала понимают систему внутрифирменного планирования и контроля в сфере персонала, которая помогает преобразовать стратегические установки в плановые величины и конкретные мероприятия, а также формировать основные положения по управлению персоналом.

Цель контроллинга персонала – поддержка управленческого решения в вопросах оптимального использования трудового потенциала и оценка стоимости человеческого капитала. В сферу его деятельности входят разработка и предоставление инструментов
для обеспечения стратегического и оперативного потенциала поддержания необходимой производительности труда на предприятии.

Основная задача контроллинга персонала – систематическая и интегрированная обратная связь между планированием и анализом отклонений.

Среди базисных функций контроллинга персонала обычно выделяют:

• информационно-обеспечивающую – построение информационной системы, которая систематически охватывает все необходимые данные, например потенциал производительности труда, затраты на персонал;
• плановую – получение прогнозной, целевой и нормативной информации;
• управляющую – разработка и координация мероприятий для устранения негативных отклонений (предложения по улучшению);
• контрольно-аналитическую – измерение степени достижения цели, анализ отклонений.

Для реализации названных функций нужно решить следующие задачи:

• консультирование руководства, в том числе руководителей управления персоналом, по системам вознаграждения персонала, их обоснование, консультирование по стратегиям развития персонала;
• проведение контроля эффективности использования персонала;
• определение и обоснование потребности в персонале в тактическом, стратегическом и оперативном аспектах, в том числе экономическое обоснование сокращения персонала;
• участие в разработке схем развития персонала, формализация требований к персоналу с учетом стратегии и финансово-экономического положения предприятия, а также менеджмент затрат на персонал;
• предоставление информации, сервиса и услуг.

В контроллинге персонала, являющемся частью функций контроллинга предприятия в целом, выделяют оперативное и стратегическое направления.

Стратегический контроллинг персонала должен увязывать перспективы в области персонала со стратегией управления предприятием.

Оперативный ориентируется на цели стратегического планирования персонала и реализует требуемые мероприятия. На оперативном уровне на первом плане стоит задача экономической эффективности персонала.

В таблице представлено разграничение задач оперативного и стратегического контроллинга персонала.

Таблица

Основные задачи контроллинга

 

Так, в деятельности немецких предприятий в задачи контроллинга персонала входят:

• участие в программах развития и повышения квалификации персонала в целях его соответствия целям и задачам, стоящим перед предприятием;
• формирование и оптимизация бюджета затрат на персонал (стратегического и оперативного);
• формирование системы показателей для оценки эффективности (производительности) персонала;
• участие в формировании оптимальной системы мотивации персонала;
• анализ причин текучести кадров и анализ отклонений показателей по персоналу (сравнение план-факт, по периодам и т.д.), прогнозы.

 

Структура контроллинга персонала

• установление качественных и количественных показателей оценки выполнения плана по труду и затратам на персонал

• разработка системы мониторинга: по показателям выполнения плана, по труду и затратам на персонал
• подготовка регламента отчетности по контроллингу персонала
• разработка методологии анализа отклонений фактических показателей от плановых
• выбор методов принятия решений по ликвидации узких мест в системе управления персоналом

 

Информационная система

Информация о персонале и показатели в системе контроллинга персонала собираются в единую информационную базу, упорядочиваются и документируются.

Информационная система контроллинга персонала служит для получения, накопления, переработки, оценки и передачи информации о персонале и рабочих местах.

Для обеспечения руководства предприятия, сотрудников отдела персонала и представителей рабочих коллективов необходимой информацией используются соответствующие технические, методические и организационные средства. Это позволяет информационно и аналитически поддерживать целевые задачи руководства предприятия в целом и менеджеров по персоналу в частности.

 

Место контроллинга персонала в иерархии предприятия

Организационно служба контроллинга персонала (СКП) может позиционироваться на предприятии в нескольких конфигурациях.

СКП является частью централизованной службы контроллинга. В этом случае существует опасность, что специфическое мышление руководства службы контроллинга, ориентированное в большей степени на экономико-финансовый учет и отчетность, не позволят создать СКП, учитывающую особенности менеджмента персонала.

СКП является штабной структурой, подчиняющейся непосредственно руководителю персонала. Это в принципе разумное решение может привести к активному неприятию и байкотированию работы СКП со стороны службы персонала.

СКП структурно входит в службу персонала с таким же рангом в иерархии управления, как, например, служба развития персонала. Но существует опасность, что контроллинг персонала потеряет особую роль – осуществлять координацию и информационную поддержку других подразделений в сфере управления персоналом.

СКП является штабной структурой, подчиняющейся непосредственно руководителю, ответственному за персонал предприятия.

В перспективе работа с персоналом будет более децентрализованной, что приведет к необходимости повышения уровня централизации и стандартизации менеджмента персонала.

Контроллинг персонала не должен превращаться в механистическую систему, ограничивающуюся монетарными показателями из систем финансового и управленческого учета.

Инструменты

В качестве основных инструментов контроллинга персонала используют методы математического моделирования, экспертные методы и методы прогнозирования.

При оценке эффективности работы персонала можно применять как количественные, так и качественные показатели. Сравнение по количественным показателям осуществляется в динамике внутри предприятия. Примером такого метода оценки служит японская система внутрипроизводственного сравнения KAIZEN.

Для сравнения с другими предприятиями целесообразно использовать бенчмаркинг, лучшие практики и др.

Бенчмаркинг предполагает сравнение и по количественным, и по качественным показателям. Чтобы измерить и оценить качественные показатели в системе контроллинга персонала, целесообразно использовать методы и инструменты нечетких множеств, интервальных данных и вербальные оценки экспертов.

Для установления зависимости между результатами работы предприятия и данными по персоналу могут использоваться методы и инструменты корреляционно-регрессионного анализа.

Измерение и оценка реализованных мероприятий и результатов работы персонала выполняются с помощью системы отдельных и комплексных показателей. Показатели служат для того, чтобы в численном виде кратко и четко информировать руководство о реализации целей предприятия в области персонала.

С помощью показателей можно одновременно контролировать на предприятии реализуемые мероприятия и процессы.

 

ПРИМЕР

Контроллинг потерь рабочего времени – составная часть всех перечисленных задач. Он должен быть согласован с другими мероприятиями контроллинга персонала. Основными направлениями контроллинга потерь рабочего времени являются:

• постановка цели, например сокращение процента потерь рабочего времени в производстве на 10% в течение двух лет
• сбор текущей информации о работе персонала, в частности причины невыхода на работу или низкой производительности
• представление результатов анализа работы персонала руководству и участие в обсуждении проблем
• контроль и реализация принципа обратной связи путем опроса сотрудников
• обсуждение результатов проведенных мероприятий на предмет их соответствия поставленным целям