Система взаимосвязанных аналитических таблиц

В условиях падения объемов производства и продаж предприятия среднего и малого бизнеса разрабатывают стратегии выживания, занимаются поиском резервов, сокращают персонал. Инвестиций практически нет, процентная ставка по кредитам высока. При недостатке денежных средств приходится решать, брать кредит или обойтись собственными средствами. Возникает комплекс проблем, решение которых затрагивает все предприятие в целом.

Обычно решения принимаются уже после того, как изменения на рынках наступили, поэтому возможности предприятий приспособиться к ним ограниченны. Предпринимаемые меры сводятся к случайным процессам без осознания того, что произошло, и решения часто оказываются неэффективными.

В таких условиях важно планировать, отслеживать и контролировать бизнес, его результаты и действовать согласно отклонениям. Эффективные решения основываются на понимании реального положения дел и взаимосвязей, которые помогают извлекать из негативного опыта конструктивные решения и действовать на опережение.

Руководителю важно иметь объективную информацию о состоянии дел на предприятии, о том, как реализуется операционная деятельность, и следить за состоянием бизнеса ежедневно, еженедельно и ежемесячно для достижения поставленных целей. Лучше это делать по контрольным точкам.

Для этого нужно четко понять, что востребовано на рынке, какие продукты (услуги) и на каких рынках приносят больший доход, какие меньший, какие из них имеют перспективу на рынке, какие – нет, и оценить снижение или отказ от производства малодоходных продуктов.

Кроме того, необходимо знать, какова экономика предприятия (бизнеса), что с ней произойдет, если объемы выпуска снизятся, изменятся цены на продукты (услуги) и ресурсы. Во что обходится предприятию производство того или иного продукта (услуги)? Как и чем зарабатываются деньги, на что и как они расходуются?

Чтобы получить ответы на эти вопросы, нужно упорядочить информацию о бизнесе с помощью системы аналитических таблиц, позволяющей лучше понять бизнес и его взаимосвязи.

Система взаимосвязанных аналитических таблиц в формате Excel , по сути, представляет собой инструментарий, который помогает управлять бизнесом и его результатами, формировать и организовывать его (схема).

Система включает итоговую таблицу с основными показателями (А), программу производства или услуг (Б) и как минимум еще 7 аналитических таблиц (см. перечень), раскрывающих технологию бизнеса и формирование итоговых показателей.

Составление таблиц и наполнение их конкретными данными помогает лучше понять происходящее, основные взаимосвязи и адекватно реагировать на ситуации и их изменение. Составить таблицу может руководитель, не имеющий специального экономического образования.

Система предназначена для того, чтобы ставить цели и достигать их. Она включает анализ, планирование, контроль. Впоследствии ее можно использовать для формирования событий в нужном направлении и оценки эффективности, роста и руководства компанией (предприятием). Основные критерии – рост производительности труда, использование энергосберегающих технологий и инноваций.

На примере одного из малых предприятий, оказывающих услуги, покажем, как можно систему построить и работать с ней.

 

Пример построения информационного обеспечения руководителя

Логика построения системы такова. Вначале формируем план выпускаемой продукции (для производственного предприятия) либо план оказываемых работ или услуг, то есть таблицу 1 (см. перечень).

Исходя из запланированных объемов продукции или оказываемых услуг планируем доходность каждого продукта или услуги по направлениям деятельности и клиентам с помощью поэтапного определения сумм покрытия или маржинального дохода (таблица 4).

На основании программы продуктов (услуг) и их доходности формируем план по прибыли и планируем приход денежных средств по направлениям деятельности (услугам), клиентам и в целом по предприятию (таблица 2).

Каждая из представленных в перечне аналитических таблиц раскрывает одну из сторон бизнеса. Так, таблицы 1–3 характеризуют финансы предприятия. В них отражается его экономика (таблица 4–5), которую, в свою очередь, определяет цепочка «сбыт – снабжение – производство» (либо оказание услуг и их обеспечение необходимыми ресурсами), работа с поставщиками и заказчиками. За сводными показателями скрываются сложившиеся взаимосвязи и порядок работы предприятия.

В совокупности аналитические таблицы создают общее представление, полную картину бизнеса в его главных финансово-экономических взаимосвязях. Вместе с тем таблицы нужно использовать как аналитический инструментарий для поддержания обратной связи с внешним миром.

Подобная система нужна, чтобы вкладывать деньги в эффективные продукты, проекты и услуги и не заниматься неэффективными. Построение системы взаимосвязанных таблиц и систематическая работа с ними позволит со временем составлять реалистичные, основанные на фактах планы и управлять бизнесом.

Для каждой таблицы формируется план мероприятий для достижения ожидаемых величин со сроками их выполнения и указанием ответственных лиц.

Сначала представим таблицу сводной системы показателей, раскрывающей всю картину бизнеса.

 

Сводная система основных показателей

Основные показатели задаются в виде системы целей развития предприятия на год с разбивкой по кварталам и месяцам (сводная таблица). Это важнейшие цели.

Первая группа целей – материальные (производство и отгрузка по основным видам деятельности, продуктам). Вторая – финансовые (прибыль, рентабельность и ликвидность – денежный поток, инвестиции, необходимые для развития бизнеса), а также социальные (численность персонала, фонд оплаты труда, налоги).

Такая система показателей описывает достигнутое и будущее состояние предприятия или способ его «поведения» по отношению к конкурентам. По этим показателям судят о результатах работы предприятия за прошедший период времени.

В сводной таблице основных показателей задаются основные параметры производственно-хозяйственной деятельности и финансового положения, которые затем подробно раскрываются в виде отдельных таблиц. На основании их данных рассчитывают результативные показатели в виде рентабельности продаж, чистой прибыли, чистого денежного потока.

Подобные таблицы составляются вначале на месяц, затем сводятся в кварталы, которые собираются в данные по году. Работая с ними в течение года, можно отслеживать ситуацию в течение года и научиться точно планировать. Результаты такой работы проявятся в реальных позитивных изменениях.

 

Перечень таблиц информационного обеспечения руководителя

А. Сводная таблица основных показателей.

Б. Программа работ и услуг по направлениям деятельности и заказчикам.

1. План прибылей и убытков.
2. Бюджет движения денежных средств.
3. Прогнозный баланс.
4. Доходность и себестоимость услуг по заказчикам и видам.
5. Бюджет управленческих, административно-хозяйственных и коммерческих расходов.
6. Состояние расчетов с контрагентами (дебиторская и кредиторская задолженность).
7. Налоги.

 

Сводная таблица основных показателей