Бланк строгой отчетности – документ, который в определенных случаях позволяет отказаться от применения контрольно-кассовой техники. В статье рассматриваются основные вопросы использования и учета бланков строгой отчетности.
Использовать бланки строгой отчетности могут организации и индивидуальные предприниматели при оказании услуг населению (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»).
Бланки строгой отчетности часто более удобны в применении, чем контрольно-кассовая техника, ведь в случае их применения организации не приходится приобретать кассовые аппараты, регистрировать их в налоговых органах, тратить средства на техническое обслуживание. Несмотря на явное удобство в применении, использование бланков строгой отчетности – не такое простое занятие, как может показаться на первый взгляд.
Новые правила
К бланкам строгой отчетности, приравниваемым к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы.
Для расчетов наличными денежными средствами бланки строгой отчетности применяются организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими населению услуги тех видов, в отношении которых такие бланки утверждены.
Правительство РФ Постановлением от 06.05.2008 № 359 утвердило новое Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (далее – Положение).
Положение посвящено порядку оформления и учета бланков строгой отчетности. В связи с его принятием отменено Постановление Правительства РФ от 31.03.2005 № 171, которым было утверждено ранее действовавшее Положение с аналогичным названием.
Новое Положение вступило в действие 21 мая 2008 г., а это значит, что его нужно использовать уже сейчас.
Положение содержит два основных новшества.
Первое – это указание на то, что бланк строгой отчетности может быть изготовлен не только типографским способом, но с использованием автоматизированных систем. Прежний порядок не предусматривал возможность изготовления бланков с помощью компьютерной техники. Поэтому Минфин считал, что такие документы должны изготавливаться исключительно типографиями (см. письмо Минфина России от 27.09.2005 № 03-01-20/5-193).
К сожалению, новое Положение не содержит определения автоматизированной системы, но зато в нем указано, что при использовании автоматизированных систем должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
Кроме того, по требованию налоговых органов организации и индивидуальные предприниматели обязаны будут представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах.
Таким образом, представляется маловероятным то, что самостоятельное использование стандартных программ, таких как, например, Microsoft Word или Excel, для формирования шаблонов, а затем распечатка бланков строгой отчетности будут отвечать требованиям законодательства.
Вторым новшеством Положения является изменение порядка утверждения форм бланков строгой отчетности.
Раньше утверждать новые формы бланков мог исключительно Минфин России. Теперь это могут быть любые федеральные органы исполнительной власти, которые наделены соответствующими полномочиями по закону. Остается надеяться, что в связи с этим изменением долгожданные новые формы бланков строгой отчетности будут появляться быстрее, чем раньше.
В связи с выходом нового Положения старые бланки строгой отчетности, утвержденные до вступления в силу Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 № 171, действуют до 1 декабря 2008 г. Бланки, утвержденные после вступления в силу названного Постановления, продолжают действовать до момента утверждения новых форм.
Порядок хранения и инвентаризации
Для учета бланков строгой отчетности, изготовленных типографским способом, организации и индивидуальные предприниматели должны вести книгу учета бланков документов, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью.
Форму такой книги можно разработать самостоятельно или использовать книгу учета бланков строгой отчетности, утвержденную приказом Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». Учет бланков в книге нужно вести по их наименованиям, сериям и номерам.
С работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств, необходимо заключить договор о материальной ответственности.
Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники обязывает руководителя организации образовать комиссию для приемки бланков. Приемка должна производиться в день поступления бланков в организацию.
Бланки принимаются материально ответственным работником в присутствии комиссии. При приемке нужно проверить соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составить акт приемки бланков документов. Данный акт утверждается руководителем (индивидуальным предпринимателем) и является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником.
Хранить бланки строгой отчетности нужно в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, которые исключают их порчу и хищение. Наряду с этими мерами предосторожности ежедневно по окончании рабочего дня место хранения бланков документов должно опечатываться или опломбировываться.
Хранить копии использованных бланков (корешки), подтверждающие суммы принятых наличных денежных средств, организации должны не менее пяти лет. По окончании данного срока необходимо провести инвентаризацию бланков.
По истечении месяца после такой инвентаризации следует создать комиссию по уничтожению бланков строгой отчетности, на основании акта которой и будут списаны бланки. Аналогичный порядок действует и в отношении некомплектных или испорченных бланков.
Инвентаризация бланков строгой отчетности должна осуществляться одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств. Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49) по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.
В ходе инвентаризации устанавливается фактическое наличие бланков, осуществляются их пересчет и сверка остатков с данными книги учета бланков строгой отчетности и бухгалтерского учета. При инвентаризации необходимо проверить и порядок ведения книги учета бланков – полноту ее заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков.
При оформлении проведения инвентаризации необходимо использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88:
– ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации»;
– ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности».
Опись ИНВ-16 составляют в двух экземплярах: один передается в бухгалтерию, второй – остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах: один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему бланки строгой отчетности; второй экземпляр – материально ответственному лицу, сдавшему бланки; третий экземпляр – бухгалтерии.
Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности
Для учета бланков строгой отчетности Планом счетов предусмотрен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».
В Инструкции по применению Плана счетов указано, что счет 006 предназначен для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности: квитанционных книжек, бланков удостоверений, дипломов, различных абонементов, талонов, билетов, бланков товарно-сопроводительных документов и т.п. Аналитический учет на счете 006 должен обеспечить формирование информации по видам бланков и местам их хранения. При этом установлено, что бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 в условной оценке.
Таким образом, организации в своей учетной политике следует установить порядок условной оценки, по которой она учитывает бланки.
Учет бланков строгой отчетности на забалансовом счете следует вести от момента их оприходования материально ответственным лицом до момента окончательного выбытия из организации, т.е. уничтожения копий (корешков) бланков по истечении срока хранения. Только таким образом будет обеспечен надлежащий аналитический учет бланков строгой отчетности.
Фактическую стоимость поступивших в организацию бланков строгой отчетности в соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» и Планом счетов следует отражать на счете 10 «Материалы».
Приведем типовые проводки по учету бланков строгой отчетности.
1. Организацией приобретены бланки строгой отчетности и приняты на учет на основании документов поставщика (договор, накладная № ТОРГ-12) и акта приема бланков материально ответственным лицом:
Дебет 10 – Кредит 60
– по фактической стоимости приобретения;
Дебет 006 (счет аналитического учета «Бланки строгой отчетности на хранении материально ответственного лица»)
– по условной оценке бланков, принятой организацией.
2. Списаны использованные бланки строгой отчетности:
Дебет 26 – Кредит 10
– по учетной стоимости;
Дебет 006 (счет аналитического учета «Использованные бланки строгой отчетности») – Кредит 006 (счет аналитического учета «Бланки строгой отчетности на хранении материально ответственного лица»)
– по условной оценке.
3. По истечении установленного срока хранения использованные бланки уничтожены и списаны:
Кредит 006 (счет аналитического учета «Использованные бланки строгой отчетности»)
– по условной оценке.
Для целей налогообложения прибыли стоимость бланков можно отнести на расходы либо в составе материальных расходов (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо в составе канцелярских расходов (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 17.05.2005 № 03-03-02-04/1/123).
В заключение отметим, что к применению и заполнению бланков строгой отчетности следует подходить предельно серьезно. Ведь если при оказании услуг организация или индивидуальный предприниматель не выдаст бланк на полученную сумму или выданный бланк не будет соответствовать утвержденной форме, то это может явиться основанием для привлечения к административной ответственности за неприменение контрольно-кассовой техники, предусмотренной ст. 14.5 КоАП РФ.