Наличие одновременно нескольких видов учета в компании вынуждает ее создавать несколько информационных баз либо подстраивать интересы различных служб к какому-то одному виду учета. Нередко это приводит к тому, что первичную информацию каждое подразделение вводит и обрабатывает автономно – для себя в свою программу. Реализация процессного подхода к организации информационного обеспечения предприятия позволяет создать единую корпоративную информационно-справочную систему (КИСС). Об этом рассказал на осеннем симпозиуме НК «Объединение контроллеров» Владимир Быстров, главный инженер проекта ОАО «Завод Старорусприбор».
Эффективность управления определяется качеством используемой информации. А для этого она должна удовлетворять определенным требованиям, единым для всех видов учета: бухгалтерского, налогового, управленческого, финансового и любого другого.
Различия в видах учета обусловлены их целями и задачами, а также контекстом их использования. Так, достаточность информации в применении к бухгалтерскому учету требует по сравнению, например, с финансовым или управленческим учетом меньшей детализации. А вот требования, предъявляемые к точности информации, наоборот, выше в бухгалтерском учете.
Обычно вводом первичной информации занимается бухгалтерия. При этом информация, не используемая непосредственно в бухгалтерском учете, воспринимается как чужая, требующая дополнительных затрат труда и времени. Негативно воспринимается сотрудниками бухгалтерии и требование в интересах, например, управленческого учета повысить оперативность работы, ведь отчеты бухгалтерия готовит не чаще одного раза в месяц.
Информация, по сути, нейтральна к видам учета. Она лишь фиксирует некий факт (даже если это планирование), некое уже свершившееся событие, связанное с производственно-хозяйственной деятельностью. А все данные, используемые в различных системах учета, либо непосредственно присутствуют в первичных документах, либо связаны с ними логикой их формирования, поступления и/или обработки. Потому любой учет можно определить как процесс сбора, систематизации, хранения и обеспечения доступа ко всей информации, необходимой в производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
Объединение всех источников информации в единую систему позволило ОАО «Завод Старорусприбор» создать многомерное информационное пространство, доступ к которому возможен для любого вида учета. В этом случае сам учет перестает быть функциональным и становится частью общесистемного процесса информационного обеспечения деятельности предприятия. Функции, которые прежде возлагались на различные виды учета, выполняют специализированные отчеты и расчеты, а также их интерпретация.
|
Единые требования к информации Информация должна: ● нести все необходимые для пользователя сведения, но не содержать ничего лишнего (достаточность) ● быть объективной и не содержать ошибок или искажений (точность) ● поступать пользователю своевременно и без задержек (оперативность) ● быть доведена до конкретного пользователя при обеспечении необходимой защиты от несанкционированного доступа (адресность). Подготовка информации не должна стоить больше, чем преимущества от ее использования (рентабельность). |
Методика процессного подхода
Процесс информационного обеспечения, как и любой другой, должен иметь свои цели и задачи. Они были сформулированы следующим образом:
● устранение различий в требованиях к информации;
● обеспечение единства структуры информации;
● обеспечение однократного ввода информации для повышения ее достоверности и оперативности;
● обеспечение прямого доступа к необходимой информации всем заинтересованным подразделениям в соответствии с их деловыми интересами, потребностями и с соблюдением необходимой конфиденциальности.
Необходимо было еще установить для всех подразделений единые правила управления данными. Например, применительно к первичной информации они содержали следующие положения.
1. Каждый первичный документ вносится в КИСС сразу после получения его пользователем на бумажном носителе.
2. Каждый первичный документ, попадающий в КИСС, автоматически приобретает признаки места возникновения (структурное подразделение) «автора» (пользователь данного рабочего места) и жестко регламентирован по праву ввода, корректировки и регистрации (то есть окончательная запись документа после выполнения всех необходимых проверок и уточнений всех приведенных в документе сведений).
3. Вводу подлежат все реквизиты вне зависимости от потребности в них службы, к которой относится «автор» документа.
4. Вся информация, обращающаяся в системе управления предприятием, может быть получена только из КИСС и передана только в нее.
5. Документы, требующие согласования нескольких служб, регистрируются в КИСС ее администратором только после получения в электронном виде согласующих подписей этих служб.
6. Использование данных первичных документов в целях получения аналитических отчетных форм разрешается только после регистрации этих документов в КИСС.
7. Внесение изменений в зарегистрированные в КИСС документы допускается только администратором системы по согласованию со всеми заинтересованными службами.
Однако для организации информационного обеспечения первичной информации явно недостаточно. Необходимы справочники и классификаторы. Их перечень и состав определяются потребностями подразделений. При этом одни и те же справочники могут использоваться различными службами, но для различных целей. Например, справочники мест возникновения затрат (М‚З), контрагентов, материалов, номенклатуры продукции и ряд других можно считать справочниками общего назначения. А такие, как нормативы затрат, статьи затрат, технологические операции, могут быть специализированными, то есть для каждого подразделения свои.
Для управления нормативно-справочной информацией (НСИ) также необходимы аналогичные единые правила и требования.
Структурирование информации
Анализ состава реквизитов первичных документов показал, что значительная их часть может быть получена в автоматическом режиме из справочников, например сведения о контрагентах. Для этого достаточно определить перечень данных, которые предполагается вносить из первичных документов, и установить их взаимосвязи, то есть структурировать документы.
Точно так же следует поступить и с НСИ. При ее структуризации можно выделить группы пользователей и распределить их, например, по типам обрабатываемых документов и М‚З, группы производственных подразделений С по технологическим операциям, рабочим специальностям, видам оборудования. Можно связать типы документов (план, заявка, выпуск продукции и др.) с такими сведениями, как статьи доходов/затрат, места хранения и др. Можно также выделить группы технологических операций и увязать их с видами оборудования и рабочими профессиями, нормативы трудозатрат и материальных затрат привязать к конкретным изделиям и М‚З.
Программные средства
Единое многомерное информационное пространство объединило все службы и подразделения завода.
В качестве программной платформы для подготовки конструкторско-технологической документации были установлены комплексы T-flex CAD, T-flex DOCХs, TechnoPro. Они позволяют полностью автоматизировать работу конструкторов и технологов и производить обмен данными между ними в автоматическом режиме. Автоматизация работы всех других служб построена на системе программ «1С: Предприятие 7.7». Завод использовал то, что уже было установлено в бухгалтерии, к тому же система позволяла расширить свою функциональность разработкой дополнительных модулей.
Для обеспечения единства НСИ в подразделениях, занятых проектированием изделий и расчетом нормативов на их производство, и всеми остальными службами завода были написаны программы, с помощью которых конструкторско-технологическая информация передавалась в «1С» автоматически с соблюдением всех установленных правил.
Все это позволило значительно повысить уровень автоматизации подготовки первичных документов за счет применения единых для всех подразделений справочников материалов и комплектующих, а также номенклатуры приборов, узлов и деталей, производимых заводом.
Дальнейшая работа заключалась в выборе направлений структуризации полученной информации и дальнейшего повышения уровня ее автоматизации, то есть установлении связей между отдельными элементами КИСС, стандартизации их представления и обработки.
Работу значительно облегчил один из инструментов обработки и хранения информации системы «1С:Предприятие». Он называется «Регистр» и определяется как «n-мерная система координат, в узлах которой хранятся совокупные данные», что полностью совпадает с реализуемым подходом к информационной системе как к информационному пространству. Нужно было только наполнить регистры сведениями из первичных документов и справочников.
Технологичность и удобство
Высокий уровень автоматизации позволяет легко решать комплекс задач.
Например, на заводе принято раздельное хранение различных материалов на разных складах. Введение в справочник соответствующего реквизита и привязка его к конкретному материалу или комплектующему позволяют при заполнении любых документов получать автоматически место хранения этого материала.
Еще пример. Справочник «Нормы расходов» заполняется при проектировании технологии изготовления изделия. Технологи также указывают и подразделение, выполняющее конкретную технологическую операцию, дополнив этот справочник реквизитом «Подразделение». При этом автоматически определяются не только нормативы затрат материалов и труда, но и место возникновения затрат в соответствии с технологией производства работ.
Проведя увязку реквизитов, на заводе теперь легко рассчитывают требуемую численность и загрузку производственного оборудования, персонала, получают перечень необходимых профессий и специальностей.
Созданная КИСС помогает с высокой степенью автоматизации заниматься и планированием производства продукции.
Так, сформированные в управлении продаж заявки от покупателей, дополненные продукцией, предложенной маркетологами, составляют основу производственного плана. Для включения продукции в план и получения всех дальнейших расчетов и отчетов достаточно просто выбрать ее из справочника номенклатур или сослаться на оформленную в единой базе данных заявку от покупателя.
Дальнейшее формирование необходимой учетной, отчетной аналитической и управленческой информации осуществляется практически автоматически.
Конечно, в системе предусмотрена возможность корректировки, но этот процесс благодаря многочисленным информационным связям становится значительно проще. Например, изменение закупочной цены какого-либо материала ведет к автоматическому пересчету всех затрат, соответственно изменятся и аналитические отчеты по соблюдению целевой себестоимости, рентабельности и прогнозируемых показателей доходности.
Поступающая в КИСС учетная информация о выполнении всех запланированных операций (закупка, выпуск изделий, реализация и поступление денежных средств) становится обратной связью, которая автоматически позволяет следить за всеми происходящими в системе управления процессами.
Хотя на заводе проведена уже огромная работа, но возможности системы не исчерпаны. Ее развитие зависит только от интересов и квалификации пользователей. Но в любом случае остается простота расширения функционала без увеличения объема вводимой информации. Такова концепция КИСС как единого информационного пространства.