В тех случаях, когда служебная поездка водителей (чья работа определена как работа в пути) длится более одного дня, организация оплачивает им компенсацию в размере 700 руб. за каждый день служебной поездки. При этом документов, подтверждающих расходы (на питание, проживание и пр.), водители не представляют. Вышеуказанная компенсация выплачивается дополнительно к основному окладу сотрудников. Облагается ли она ЕСН и НДФЛ?
Е. Глазкова, ООО «Лесной дом»
Сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель должен возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Согласно ст. 168.1 Трудового кодекса РФ возмещаются расходы на проезд, наем жилого помещения, дополнительные затраты, касающиеся проживания вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Размеры и порядок возмещения перечисленных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами работодателя, а также трудовым договором.
Из вопроса следует, что работнику за сутки служебной поездки выплачивается компенсация в фиксированном размере. По своему характеру эта компенсация соответствует суточным при разъездном характере работ. Для ее получения работнику не нужно представлять документы, подтверждающие расходы. Суточные покрывают и расходы работника на питание в пути.
Затраты на проживание и бензин — это другие возмещаемые расходы. Работодатель должен возмещать их отдельно от суточных. Обычно в локальных актах или коллективных договорах работодатели предусматривают возмещение расходов на проживание в полном размере согласно документам, подтверждающим проживание, но не свыше определенного лимита (соответствует классу гостиничного номера). Если у работника нет подтверждающих документов, тогда, как правило, компенсация на проживание выплачивается в минимальном размере.
Объединять суточные, расходы на проживание и затраты на проезд в одну компенсацию фиксированного размера нецелесообразно. Ведь, если работник представит документы, подтверждающие расходы на проживание и бензин, работодатель должен будет возместить их.
Все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ и ЕСН. Это следует из абз. 9 п. 3 ст. 217 и абз. 9 подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ.
В отношении суточных и других компенсационных выплат, касающихся возмещения расходов работника при разъездном характере работ, не установлено какихлибо норм или ограничений в целях налогообложения. Зафиксированная в абз. 10 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ в целях обложения НДФЛ норма суточных относится исключительно к суточным при служебных командировках.
Таким образом, предусмотренная в организации компенсация водителям не облагается НДФЛ и ЕСН в полном размере при условии, что работа водителей в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах организации определена как имеющая разъездной характер (или как работа в пути). Аналогичное мнение изложено в письмах Минфина России от 14.02.2008 № 03-04-06-02/10, от 27.08.2007 № 03-03-06/3/14, от 03.10.2007 № 03-04-06-02/196, от 29.08.2006 № 03-05-01-04/252 и от 21.08.2006 № 03-05-02-04/130.